AUDITORIA DEL ACTIVO CIRCULANTE

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio de Educación Superior

Universidad Valle del Momboy

Sede San Cristóbal – Estado Táchira

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Tema 7

AUDITORIA DEL ACTIVO CIRCULANTE

INTEGRANTES:

García C. Karla D C.I V-17.646.015

Rodriguez Geycy K. C.I V-

Arenas Yakeline C.I

1. QUE ES UN INVENTARIO?

El inventario representa la existencia de bienes almacenados destinados a realizar una operación, sea de compra, alquiler, venta, uso o transformación. Debe aparecer, contablemente, dentro del activo como un activo circulante.

1. CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS SEGÚN SU FORMA:

• Inventario de Materias Primas: lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.
• Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
• Inventario de Productos Terminados: son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

1. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE INVENTARIOS:

• Comprobar que los inventarios están registrados correctamente en el periodo correspondiente.
• Verificar la existencia de los inventarios y la propiedad de la compañía sobre estos.
• Verificar que los inventarios estén adecuadamente valuados.
• Cerciorarse de la consistencia en la aplicación de los métodos de valuación.
• Determinar la existencia de gravámenes.
• Comprobar la revelación y su apropiada clasificación.

1. PROGRAMAS DE AUDITORIA:

Se acerca el cierre contable, y uno de los temas importantes a tener en cuenta por parte de la administración de una compañía es efectuar un conteo de las existencias del inventario con corte a 31 de diciembre o una fecha cercana al cierre en la que participen sus auditores.

Para el auditor es necesario estar presente en el momento del conteo físico y realizar procedimientos de auditoria que le permitan sentirse satisfecho en cuanto a la existencia y condición del inventario.

Procedimientos Específicos:

1. Estudiar las instrucciones escritas relativas a la toma física del inventario del cliente.
2. La observación de los procedimientos para la toma física del inventario del cliente en operación real.
3. Llevar a cabo pruebas del recuento.
4. Las pruebas del corte de inventario físico, esto es, las pruebas planeadas para determinar si se han hecho las exclusiones adecuadas de ciertas mercancías en los almacenes de manera que el inventario físico se puede presentar sobre una base comparable con los libros.

Procedimientos según la NIA 501:

De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoria (NIA) 501, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), el objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoria suficiente y apropiada respecto a la existencia y condición del inventario por medio de:

1. Presencia en el conteo físico del inventario, a menos que no sea factible, para:

• Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para registrar y controlar los resultados del conteo físico del inventario.
• Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración.
• Inspeccionar el inventario e identificar inventario dañado, obsoleto y/o de lenta rotación.
• Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la compañía; y

1. Realizar procedimientos de auditoria sobre las cifras de los registros finales del inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario.

En caso de que el inventario sea realizado por la compañía con un corte diferente al de los estados financieros, el auditor deberá efectuar procedimientos que le permitan verificar las entradas, salidas y otros movimientos realizados entre la fecha del conteo y la fecha de los estados financieros.

En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a circunstancias imprevistas, al auditor deberá observar algunos conteos físicos en una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoria de los movimientos del periodo intermedio.

Si no es factible la asistencia del auditor al inventario físico, el auditor deberá planear y ejecutar procedimientos alternos que le proporcionan evidencia valida y suficiente respecto a la existencia y condición del inventario. En el caso en donde el auditor vea limitado su trabajo, deberá informarlo en su dictamen de acuerdo con la NIA 705.

1. CONTROL INTERNO:        

El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos.

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:

• Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios
• Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
• Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
• Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
• Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.

METODO DE CONTROL DE LOS INVENTARIOS:

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable.

El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.

El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulación excesiva.

La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.

LOS ELEMENTOS DE UN BUEN CONTROL INTERNO EN LA AUDITORIA DE INVENTARIOS SON:

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.
2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos.  El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.  
4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa.  Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.
5. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.
6. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas.  También deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios de propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.
7. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
8. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
9. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
10. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
11. Comprar el inventario en cantidades económicas.
12. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
13. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
14. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organización.
15. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
16. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.
17. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
18. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
19. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
20. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no este integrado computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por contabilidad.
21. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por negligencia.
22. El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
23. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe.
24. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos, tener acceso a los mismos.
25. Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de u artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.
26. Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa.  No obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en una época determinada, se aumente la cantidad máxima.
27. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite mínimo de existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacén.  Este le devolverá una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad física de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras.  De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real.
28. Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento.  Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepción de mercancías.  Este departamento comprobara si los datos suministrados en el informe están de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dará su aprobación a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artículo.
29. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o bien quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que debemos enviárselas.  En estos casos, aunque la mercancía no haya salido del almacén, se dará de baja en nuestras disponibilidades.  Es decir estarán en existencias pero no disponibles.  El Departamento de ventas pasara información al encargado del registro de control de inventarios para que la operación sea anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible.  Al enviar las mercancías al cliente se registraran en la columna de salidas, pero aunque salen mercancías, no se modificara el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas.
30. Salida de mercancías del almacén: El control de salida de inventarios del almacén debe ser sumamente estricto.  Las mercancías podrán salir del almacén únicamente si están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.  

CONTROL DEL INVENTARIO POR MEDIO DE UNA CEDULA:

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