Administración II

TRABAJO DE ADMINISTRACION II

CAPITULO I: LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA SOCIAL

I. REPASO Y PREGUNTAS DE DISCUSION

1. ¿De qué manera se pueden sintetizar las funciones que desarrolla un sistema?

Se pueden sintetizar en 02 grupos:

a) Las que atienden o cumplen a la consecución de sus objetivos.

b) Las que atienden o cumplen a su propia capacidad para realizar su cometido.

2. ¿En qué consiste el principio sistémico denominado equifinalidad? ¿De qué manera se cumple el principio de la equifinalidad en una organización?

Consiste en que el sistema debe estar diseñado de forma que pueda alcanzar un mismo objetivo a través de medios o acciones diferentes entre sí.

En una organización se cumple en la medida de que los miembros de esta buscan objetivos comunes, no depende el origen ni los medios por lo cual se obtengan.

3. ¿Cuáles son las responsabilidades asignadas al sistema de evolución de una organización (alta dirección)?

a) Determinar los objetivos generales de la organización o sistema.

b) Fijar las estrategias y políticas generales.

c) Impulsar la evolución de la organización.

d) Realizar la planificación estratégica a largo plazo.

e) Controlar los movimientos del entorno y la gestión interna, en especial la situación económica - financiera.

4. Desarrolle el modelo de la organización como sistema abierto de KAST Y KAHN, ubique con claridad la amplitud de sus elementos claves.

El modelo de la organización como sistema abierto de Katz y Kahn, presenta elementos claves, a saber:

- La naturaleza de los sistemas sociales: basado en personas, patrones de comportamiento, factores psicológicos más que los biológicos, las actitudes, creencias, hábitos, motivaciones y expectativas de los seres humanos desempeñan un papel importante.

- Los componentes: se basa en el comportamiento de los miembros, normas que prescriben y restringen estos comportamientos.

- La descripción de los subsistemas: en las que se identifican cinco (5) tipos:

+ subsistemas productivos, relacionado con el trabajo que realizan.

+ subsistemas de apoyo para la obtención o compras.

+ subsistemas de mantenimientos

+ subsistemas de adaptación

+ subsistemas administrativos, para dirigir, controlar, evaluar, etc.

- Relación con el entorno: en la que el funcionamiento de la organización debe ser estructurado en relación con el ambiente, por ser abiertos dependen de otros sistemas sociales, con ellos afecta su modo de operar o su nivel de actividad.

5. Según Boulding, ¿en qué nivel están las organizaciones?, ¿Cuáles son sus características?

Se encuentra en el octavo (8) nivel, su denominación del sistema es social.

Siendo sus principales características:

- Contenidos y significados de los mensajes

- Valores

- Música

- Poesía

- Simbolización sutil del arte.

6. ¿De qué manera se puede aplicar el principio sistémico de la SUBSIDIARIDAD a una organización? Explíquelo con un ejemplo.

El Principio de Subsidiaridad: dice que ningún sistema es completo en sí mismo. Todo sistema es un subsidiario en su delimitación y en sus aportes, de otros sistemas en virtud de los cuales actúa y que forman su entorno.

Ejemplo:

Cuando una empresa grande firma un contrato de tercerización con una empresa pequeña, la cual debe satisfacer las necesidades de la primera mediante productos o servicios.

7. ¿Por qué se requiere de un enfoque de sistemas para el análisis y la práctica de la administración? ¿Los administradores operan en un sistema abierto o cerrado? Explique su respuesta.

Se requiere y es necesario, porque así se podrá conocer la orientación de una organización, producto de la administración que le den los miembros de esta.

Los administradores operan en un sistema ABIERTO, debido a que actualmente vivimos en un mundo globalizado se busca la apertura de mercados y el intercambio tecnológico, teniendo la capacidad de influir, cambiar y adaptarse mediante una interacción estrecha con el ambiente, a fin de alcanzar ciertos fines y objetivos deseados.

8. ¿Cómo está constituido la estructura de un sistema? ¿de qué manera esta estructura es aplicable a una organización, digamos una empresa?

La estructura de un sistema queda formada por:

a) Los Componentes:

- Decisorios, en los que reside la toma de decisiones.

- Directivos, responsables, que con arreglo a sus funciones, gobiernan las actividades del sistema.

- Sistema Informático, toma de decisiones programadas dentro de su área de acción.

- Ejecución, ejecutan las decisiones de los componentes decisorios.

b) Las Relaciones:

- El Sistema de Grado Superior, del que depende el sistema. Los sistemas de orden inferior que dependen del sistema.

- Los sistemas del mismo nivel o niveles inferiores con los que existen interrrelaciones.

Es aplicable a una organización porque en ésta existe un orden jerárquico que va desde el que está en la cumbre de la pirámide (jefe), hasta los que están en la base (empleados de menor rango).

Por ejemplo en un banco de la ciudad, está estructurado:

El Gerente de Oficina, Jefe de Operaciones, Funcionarios de Crédito, Cajero/Ventanilla y Personal de Plataforma.

9. ¿Cómo se creó el enfoque de sistemas? ¿Cuáles fueron sus objetivos y cómo se ha desarrollado esta teoría?

Katz y Kahn fueron dos de los primeros investigadores que defendieron la causa de la teoría de los sistemas abiertos en sus estudios de las organizaciones, para identificar entender y gestionar un sistema de procesos interrelacionados, en mejora de la eficacia de la organización y que sea adaptable y flexible, que conlleve a la adaptación de las mismas al cambio y que estén continuamente en un estado de flujo.

Esta teoría se ha desarrollado priorizando las interacciones entre los factores psicológicos y los sociales, entre las necesidades y las demandas de la parte humana, de la organización y sus requisitos estructurales y tecnológicos.

10. ¿Cómo opera el principio de la entropía en una organización?

La entropía de la organización opera como el deterioro que muestra la organización después de un cierto período de actividad, es una medida de desorden que se presenta en las organizaciones, por lo tanto dejan de cumplir con sus objetivos y metas planeadas, esto puede ocasionar una pérdida de competitividad, de calidad, de ventas, de credibilidad.

II. PREGUNTA DE APLICACIÓN:

Tome como ejemplo una organización cualquiera (universidad, colegio, banco, etc.) y luego identifique los niveles de dirección y decisión. Señale que funciones concretas le corresponden a cada nivel.

CAPITULO II: GERENTES Y ORGANIZACIONES

I. REPASO Y PREGUNTAS DE DISCUSION

1. ¿Puede concebirse una organización de cien personas sin gerentes? ¿Qué problemas tuviera?

NO, sin una buena planeación, organización, dirección y control, las organizaciones no pueden funcionar, ni lograr las metas y objetivos propuestos, no son rentables ni competitivos.

Sin planes de acción bien llevados jamás tendrían condiciones para existir y crecer.

2. Si los gerentes son tan importantes para una organización, ¿Por qué cree que en los últimos años se han experimentado una tendencia hacia tener pocos gerentes medios y más equipos auto - administrados?

Debido a la creciente de la tecnología, hoy en día la orientación de las organizaciones se basan en satisfacer al usuario o cliente, prestando más atención a la fuerza laboral, al recurso humano y el trabajo en equipo.

Con la planeación de formular objetivos claros y la selección de manera adecuada de los empleados, se logrará que a dichos integrantes se les reconozca, valore y recompense el trabajo en equipo eficaz.

Asimismo un gerente efectivo es aquel que comparte con sus colabores los objetivos y prioridades, utiliza el consenso para llegar a los acuerdos, estimula la participación, promueve la comunicación, analiza y evalúa los resultados conjuntamente con el subordinado cuando se presentan conflictos, los afronta, considera los errores como una oportunidad de aprender.

3. Considere una organización pequeña. ¿Cuáles son las semejanzas y diferencias en las labores de los gerentes en estas organizaciones?

Las semejanzas y diferencias son la comunicación, planeación y administración, trabajo en equipo, acción estratégica, conciencia global, y manejo personal.

4. ¿Quiénes son los gerentes o administradores y que hacen?

Un gerente, es alguien que trabaja con otras personas y a través de ellas coordina sus actividades laborales para cumplir con las metas de la organización.

Un gerente define las metas, fija estrategias para alcanzarlas, traza planes para integrar y coordinar las actividades, determina que tareas hay que hacer, quien las hace, como se agrupan, quien rinde cuentas a quien y donde se toman las decisiones, motivan a los subordinados, influyen en los individuos y los equipos, mientras hacen su trabajo, eligen al mejor canal de comunicación y se ocupan de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados, vigilan el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hiciera falta.

5. ¿Cuáles cree usted, que son los retos para un administrador en este siglo?

Los retos del administrador actual, serían:

- No rechazar el cambio, sino que sugieren enfrentarlo y adelantarse a él, convirtiéndolo no en un peligro sino en una oportunidad de aprender y de fortalecer la institución, con el fin de sobrevivir y de convertirse en “líder de cambio”.

- Innovar sus procesos y a mejorar sus servicios por medio de la instalación de nuevas tecnologías y de la capacitación, haciéndolas más competitivas y sostenibles en el mercado.

Esto implica enfrentarse a un mercado globalizado, pues una empresa fragmentada, no está en capacidad de afrontar los problemas, retos y desafíos que se presentan.

Este auge de globalización, ha hecho que la economía a nivel mundial, logre integrar mercados, y por lo tanto, destruir fronteras geográficas y políticas, haciendo de la globalización, una forma para lograr competitividad y cooperación entre países, sectores y mercados.

6. ¿Existe un “estilo” de administración que sea el mejor . ¿Por qué si o por qué no?

No, porque debido a la constante transformación en el modo de operar de las empresas y la alta competitividad, nuevas tendencias, conocimiento de la tecnología, hace que se empleen nuevas propuestas y nuevas ideas para lograr los objetivos planeados y por ende el éxito de la empresa u organización.

A la administración se le puede considerar como un proceso universal, ya que se da en todo el mundo no importa que tipo de gobierno maneje cada país (socialista, capitalista, comunista, etc.), todos los países la necesitan para su organización y desarrollo. La administración es necesaria desde la casa hasta pequeñas y grandes compañías.

7. ¿En qué se parece el trabajo de un alcalde de una ciudad grande y el trabajo de gerente general de una empresa grande? ¿En qué se diferencian?

En que el Alcalde trabaja para el bienestar de la sociedad o público en general, mayormente sus objetivos son de índole sociales.

El Gerente General de una empresa persigue un fin lucrativo o económico, se satisfacen de necesidades de orden general o social.

Diferencias:

La empresa pública es creada por el gobierno y con capital del Estado para prestar servicios públicos, satisfacer una necesidad de carácter social, pueden tener o no beneficios económicos, constituyen la mayor parte del sector público de la economía, tienen relevancia económica muy destacada, se sitúan en sectores productivos claves, en resumen el capital y el control están en manos del Estado.

La empresa privada son creadas con aportes de particulares que asumen riesgos y están motivados por el deseo de conseguir beneficios económicos, mediante la satisfacción de alguna necesidad de orden general o social,

8. Describa la actividad del administrador

La carrera de Licenciado en Administración, tenderá a formar un graduado con conocimientos, aptitudes y habilidades como:

Consultor y directivo, diseñar y evaluar las funciones de planeamiento, conducción y coordinación en todo tipo de organizaciones; intervenir en la definición de los objetivos y las políticas de las organizaciones.

Intervenir en la evaluación de los impactos social y ambiental de las decisiones administrativas de las empresas e informar a sus directivos sobre las medidas posibles para preservar la calidad de vida y el medio ambiente.

Diseñar y asesorar en materia de estructuras, sistemas y procesos administrativos, intervenir en tareas de consultoría y administración de personal, en tareas de búsqueda, evaluación y selección; formular y administrar el presupuesto en empresas públicas y privadas;

Diseñar y conducir procesos de logística, producción, y comercialización de bienes aplicación y servicios.

Asesorar y conducir proyectos de desarrollo de las actividades empresarias vinculadas con las finanzas y el comercio exterior; realizar el diseño y puesta en marcha de estructuras orgánicas, la especificación de las plantas de personal y procedimientos administrativos y de control de organismos públicos y privados.

Diseñar proyectos, programas y planes de negocios

Intervenir en proyectos de investigación relacionados con el desarrollo del saber científico el área de Administración.

Ejecutar las tareas reservadas a su profesión de acuerdo con la legislación vigente, sistema de computación: office, internet, e-mail., etc.

9. Indague en un buscador de internet las investigaciones de Henry Mintzberg sobre las actividades del administrador.

A fines de la década de los años 60, Henry Mintzberg realizó un cuidadoso estudio sobre las labores de cinco principales funcionarios ejecutivos. Lo que descubrió, desafió varias nociones sostenidas durante largo tiempo acerca de las funciones de un administrador:

1. ROL INTERPERSONAL: todos los administradores desempeñan funciones que tiene una naturaleza ceremonial y simbólica, cuando un supervisor de fabricación acompaña en una visita a la planta a un grupo de estudiantes de preparatoria, actúa en un papel de representación y figura decorativa. Todos los administradores tienen un rol de líder, este rol incluye la contratación, capacitación, motivación, y disciplina de los empleados. El tercer rol dentro del agrupamiento interpersonal es el de enlace, se describió esta actividad como el contacto de fuentes externas que proporcionan información al administrador. Estas fuentes son individuos o grupos fuera de la unidad del administrador y pueden encontrarse dentro o fuera de la organización. El gerente de ventas que obtiene información del gerente de personal en la misma compañía, tiene una relación interna de enlace.

Rol de figura directiva, cabeza visible o emblemático: el directivo como consecuencia de la posición que ocupa debe cumplir ciertas obligaciones que parecen triviales, pero son indispensables desde el punto de vista legal y social.

Rol de Líder: cuando los dirigentes trabajan con la gente y a través de ella son responsables de las acciones de los subordinados así como de las suyas propias de lo cual deben rendir cuentas: el éxito o el fracaso.

Rol de Enlace: los administradores deben aprender a trabajar dentro o afuera de la organización con cualquier persona que puedan ayudarles a lograr los objetivos de la misma. Así mismo puedan formar alianzas o coaliciones o unirse a ellas. Los administradores confían en estas relaciones para ganar apoyo a sus propuestas y decisiones y la cooperación en la realización de diversas actividades.

2. ROLES INFORMATIVOS: todos los administradores, hasta determinado grado, reciben y captan información de organizaciones fuera de la suya, a esto Mintzberg lo llamó el rol de seguimiento o vigilancia. Los administradores también actúan como conducto para transmitir información a los integrantes de la organización. Este es el rol de diseminador. Cuando ellos representan a la organización frente a extraños los administradores también desempeñan el rol de voceros.

Recibir y comunicar información sugiere Mintzberg son los aspectos más importantes del trabajo de un administrador. Los administradores necesitan información para tomar decisiones oportunas, inteligentes. Se identifica tres roles:

Rol de Vigilancia. Implica buscar, recibir y seleccionar información. Dado que gran parte de la información recibida es oral, los administradores deben verificarla y decidir si la emplean o no.

Rol del Propagador. El administrador comparte información con sus subordinados y otros miembros de la organización. Algunos transmiten información especial, o "privilegiada", a ciertos subordinados que de ordinario no tendrían acceso a ella y en cuya discreción pueden confiar.

Rol de Vocero o Portavoz. Dan a conocer información a otros, especialmente a personas ajenas a la organización, sobre la postura oficial de la compañía, este papel es cada vez más importante, debido, al menos en parte, a la demanda de mayor información de la empresa y el público.

3. ROLES DE TOMA DE DECISIONES: por último, Mintzberg identifico cuatro roles que giran alrededor de la toma de decisión:

Rol Emprendedor: Implica diseñar y poner en marcha un nuevo proyecto empresa o negocio. El rol del emprendedor también puede desempeñarse en una organización ya existente cuando ésta lo promueve. Este caso se conoce como actividad de intraemprendedores. Los administradores inician y supervisan nuevos proyectos que mejoraran el desempeño de su organización.

Rol de Manejo de dificultades. Los administradores desempeñan este rol cuando enfrentan problemas y cambios más allá de su inmediato control. A veces surgen dificultades a causa de que un administrador ineficaz ignora una situación hasta que ésta se convierte en crisis. Toman acciones correctivas en respuestas a los problemas no previstos con anterioridad.

Rol de asignación de recursos. Supone elegir entre demandas rivales de dinero, equipo, personal, tiempo del administrador y otros recursos organizacionales. Son responsables de distribuir los recursos humanos, físicos y monetarios.

Rol de negociador: se relaciona estrechamente con el de asignación de recursos. Los administradores se reúnen con individuos o grupos para discutir sus diferencias llegar a un acuerdo. Las negociaciones forman parte integral de la labor de un administrador. Analizan y negocian con otros grupos y así obtener ventajas para sus propias unidades.

Los administradores usan la información que reciben para decidir cuándo y cómo comprometer a su organización en nuevas metas y acciones. Los roles de toma de decisiones son quizá los más importantes entre las tres clases de roles

10. ¿Qué opinión merece la siguiente afirmación: “La administración es el arte de hacer las cosas a través de las personas?

La definición indica que los administradores utilizan todos los recursos de la organización para alcanzar sus metas. Las personas son el recurso más importante de cualquier organización, pero los administradores limitarían sus logros si no recurrieran además a otros recursos disponibles.

A la administración también se le ha llamado “el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a través de las personas”. Esta definición se centra en el hecho de que los gerentes cumplen las metas organizacionales haciendo que otros desempeñen las tareas que se requieren, no desempeñando ellos mismos esas tareas.

Por lo que mi opinión está de acuerdo en parte, pero también es conveniente que en este proceso el administrador intervenga personalmente.

II. PREGUNTA DE APLICACIÓN:

Usted acaba de ser contratado como el nuevo supervisor de un equipo de auditoría para una firma nacional de contadores. Con 8 años de experiencia, se siente técnicamente bien preparado para el puesto. Sin embargo, este en su primer nombramiento formal como “gerente”. Las cosas se complican desde el momento en que el equipo debe de contar con 12 miembros, pero hay cinco vacantes por ocupar. Su jefe quiere que el nuevo equipo sea tan “diverso” como sea posible. ¿Qué retos implicaría esta situación para que usted utilice y desarrolle sus habilidades y aptitudes gerenciales y competencias relacionadas con el fin de administrar exitosamente la diversidad en el equipo de auditoría?

- Aplicando métodos, procesos, procedimientos y uso de instrumentos y técnicas, según la experiencia.

- Crear condiciones para trabajo en equipo, con la seguridad y confianza para que el recurso humano pueda manifestarse, aplicando el buen juicio.

- Aplicar elementos o indicadores con creatividad para conceptualizar las relaciones interpersonales.

- Diseñar esquemas para solucionar posibles problemas a las realidades que se enfrenten, empleando habilidades cuantitativas.

CAPITULO III: CAMBIO E INNOVACION ORGANIZACIONAL

I. REPASO Y PREGUNTAS DE DISCUSION

1. La resistencia al cambio no es del todo mala, formula un argumento para apoyar este enunciado.

Debido al mundo actual y la variación socio – cultural, socio – político, tecnológico, la globalización y la competencia, es necesario presentar otras opciones, nuevas ideas, nuevas estrategias, nuevos cambios, para lograr organizaciones con visiones poderosas, apuntando a ser prósperas.

2. Es común dar por hecho que la resistencia de un individuo al cambio se incrementa con la edad ¿Esto es verdad? Defienda su posición.

No necesariamente, también puede ocurrir en personas jóvenes opositoras a la gestión que se ven obligados a enfrentarlos y por ende se resisten al cambio, existe una ardua lucha y trabajo para crear un ambiente de confianza y encarar un programa de transformación dando a conocer las grandes ideas y visiones poderosas cuyos frutos de bienestar y satisfacción darán a la empresa y al recurso humano.

3. ¿Cómo pueden hacer los gerentes para que la gente acepte más rápidamente un cambio organizacional importante?

- Crear un sentimiento de necesidad de cambio, estableciendo buenas relaciones con las personas.

- Implementar el cambio: escogiendo personas, tareas, cultura y tecnología.

- Estabilizar el cambio: utilizando recompensas, brindando apoyo necesario a las personas y continuidad de nuevos comportamientos.

4. ¿Es posible que un empleado de nivel bajo sea un agente de cambio? Explique su respuesta.

No, porque el agente de cambio es la persona que conduce o guía el proceso de cambio, ofrece habilidades especializadas, no permanece absorbido por responsabilidades operacionales y cotidianas.

5. ¿En qué forma una cultura innovadora puede hacer que una organización sea más eficaz? ¿Sería posible que una cultura innovadora hiciera menos eficaz a una organización? Explique su respuesta.

Gracias a la innovación la cual está movida por personas creativas harán que su empresa logre sobrevivir y consiga el éxito corporativo que es el valor para el accionista, crean condiciones para cosechar excelentes resultados en términos de rentabilidad y productividad.

No, una organización gracias al cambio o innovación y al buen cambio planeado, mejora el funcionamiento, la eficacia y la efectividad, promoverá nuevos valores, actitudes y comportamientos, notándose en el desempeño de su recurso humano y por ende en el crecimiento de su empresa.

6. ¿Qué es el cambio planeado y por qué se necesita?

Es un diseño predeterminado, un nuevo plan de acción o nuevas metas, un cambio en la filosofía de operación clima o estilo.

Se necesita para:

- Interactuar con su entorno con un cambio de medio ambiente

- Ofrecer nuevas oportunidades para prosperar con los cambios del entorno

- Estructura de la organización.

7. Explique los conceptos de la teoría de los campos de fuerza de Kurt Lewin

Descongelamiento: se derriten, se abandonan y desprenden las ideas y prácticas antiguas, cambio de ideas habituales del personal o recursos humanos de la organización, las prácticas tradicionales son sustituidas por nuevas que deben ser aprendidas.

Cambio: se ejercitan y aprenden ideas y prácticas nuevas, adopción de nuevas actitudes, valores, comportamientos a través de procesos de interiorización e identificación durante un periodo para trabajar de una manera nueva.

Recongelamiento: se incorporan al comportamiento ideas y prácticas nuevas de forma definitiva de todo lo aprendido a la práctica actual y para ser la nueva manera de hacer el trabajo, a través del soporte y esfuerzo positivo con el objetivo final, por lo que se ofrecen las recompensas individuales como resultado del desempeño.

II. PREGUNTA DE APLICACIÓN:

Usted acaba de ser nombrado en un determinado escenario de trabajo y tiene la responsabilidad de identificar aquellas cosas que “se podrían hacer mejor” y de tener muchas “ideas nuevas” que le gustaría implementar. Con base en las ideas presentadas en este capítulo, ¿Cómo realizaría usted un cambio planeado exitoso en esta situación?

- Siendo un profesional que solucione problemas administrativos.

- Sabiendo interpretar y actuar ante los escenarios económicos del presente.

- Siendo emprendedor, innovador, de gran creatividad.

- Desarrollando una cultura organizacional eficiente, propia de la empresa donde labore.

- Siendo un agente, gestor e interpretador de los cambios.

- Garantizando a la empresa el logro de su misión y el cumplimiento de su responsabilidad social.

- Utilizando eficientemente los recursos humanos, técnicos, financieros de la empresa donde labore.

- Vigilando y propiciando la capacitación y desarrollo de los miembros de la organización en todos sus niveles.

- Fomentando la integración, la motivación, eficiencia, productividad de un excelente equipo integrado de trabajo.

- Contando con conocimientos administrativos actualizados.

- Generando nuevos paradigmas administrativos.

- Desempeñándome con ética y responsabilidad social.

- Siendo ecuánime y justa en las decisiones a tomar.

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