Administración de proyectos Resumen del tema

Resumen del tema

Este tema le ayuda a:

• Definir el alcance y objetivos de un proyecto
• Desarrollar programas realistas y fijar plazos
• Crear un presupuesto exacto y utilizable
• Monitorear presupuestos y mantener proyectos encaminados
• Comunicar el progreso y los problemas a las partes interesadas
• Evaluar riesgos y desarrollar planes de contingencia

Mapa del tema

Descripción general del tema
¿Qué haría usted?
Mapa del tema
Resumen del tema
Acerca del mentor
Utilizar el tema

Conceptos básicos
¿Qué es la administración de proyectos?
Identificar la necesidad comercial y los objetivos del proyecto
Comprender las demandas en competencia y la extensión del alcance del proyecto
Definir funciones y responsabilidades
Crear una declaración de principios del proyecto
Desarrollar estimaciones de alto nivel
Formar su equipo y asignar tareas
Desarrollar un presupuesto
Desarrollar un programa
Crear un plan de comunicación
Lanzar el proyecto
Monitorear y controlar el proyecto
Manejar el riesgo
Concluir el proyecto

Pasos
Pasos para formar un equipo de proyecto eficaz
Pasos para crear un gráfico Gantt
Pasos para desarrollar una ruta crítica

Consejos
Consejos para establecer correctamente su WBS
Consejos para programar un proyecto
Consejos para seleccionar un software de administración de proyectos
Consejos para que un proyecto atrasado vuelva a cumplir con el programa

Práctica
Instrucciones

Herramientas
Hoja de trabajo para identificar los objetivos del proyecto
Hoja de trabajo para la declaración de principios del proyecto
Hoja de trabajo para desarrollar estimaciones de alto nivel
Hoja de trabajo para evaluar las destrezas de los miembros del equipo de proyecto
Formulario de minutas para reuniones
Hoja de trabajo para monitorear el progreso del proyecto
Formulario para capturar el aprendizaje obtenido

Autoevaluación
Instrucciones

Para aprender más
Artículos en línea
Artículos
Libros
Programas de eLearning

Acerca del mentor

Mary Grace Duffy

Mary Grace Duffy, EdD, socia en Cambridge Hill Partners, cuenta con más de 30 años de experiencia en “multitareas” como gerente de línea y consultora. Ha recopilado su pericia en técnicas prácticas para administrar tareas y personas, manejar cambios organizacionales, planear y tomar decisiones y otras destrezas clave para una administración de proyectos exitosa. Su trabajo se enfoca en ampliar las destrezas generales de administración de los gerentes a fin de mejorar sus capacidades de administración de proyectos.

¿Qué haría usted? 

Bernardo estaba a cargo del lanzamiento del programa de relaciones públicas de la empresa. Luego de tres meses de energía creativa y gran entusiasmo, el ánimo del grupo comenzó a cambiar. Los miembros del equipo trabajaban en exceso y los plazos no se cumplían. Incluso la calidad del trabajo del equipo parecía estar disminuyendo. Entre todas estas preocupaciones, Bernardo recibió un memorando de su jefe pidiendo un informe del progreso. ¿Qué diría Bernardo? ¿Cómo podía volver a encaminar el proyecto antes de que su jefe decidiera cancelarlo? ¿Qué haría usted?

¿Qué podría hacer?

Aun cuando el proyecto se encuentre en marcha, Bernardo debe comenzar por repasar los objetivos, el programa y el conjunto de resultados que se decidieron durante el inicio de la fase de planeación. Al revisar estos documentos y volver sobre la forma en que el trabajo se desarrolló, puede descubrir las causas de los problemas. A continuación, Bernardo debe evaluar sus opciones para volver a encaminar su proyecto. Tal vez podría renegociar algunos de los plazos o limitar el alcance del proyecto. Tal vez podría contratar ayuda temporal o delegar parte de su trabajo a otro grupo. Se debiera comunicar constantemente con su equipo y mantener a su jefe al tanto de lo que ocurre.

En este tema, aprenderá a definir el alcance y misión de sus proyectos, planear programas, presupuestos y tareas, y crear planes de respaldo, de modo que su proyecto pueda mantener un seguimiento aun cuando se encuentre con obstáculos. Después de haber explorado las ideas de este tema, asegúrese de hacer clic en “Práctica” para participar en un escenario interactivo, tomar decisiones y recibir retroalimentación inmediata sobre sus alternativas.

Utilizar el tema 

Estructura del tema

El contenido de Administración de proyectos se divide en las siguientes secciones. Los vínculos a estas secciones aparecen en la parte superior de su pantalla.

Exploración del tema

Para explorar el tema, haga clic en los vínculos de la parte superior e izquierda de la pantalla. Cuando haga clic en un vínculo en la parte superior de la pantalla, los de la izquierda cambiarán. Para explorar el tema en forma completa y lineal, siga estos pasos:

• Visite cada sección del tema haciendo clic en los vínculos en la parte superior, de izquierda a derecha.
• Revise la información de cada sección haciendo clic en los vínculos de la izquierda, desde arriba hacia abajo.
• En la sección Práctica, haga clic en Siguiente para continuar explorando el escenario. Cuando llegue a un punto de decisión, elija una opción y lea la retroalimentación. Luego analice las otras opciones para obtener información adicional. Nuevamente, haga clic en Siguiente para continuar.
• En la sección Herramientas, haga clic en un icono para abrir una herramienta. Puede imprimir una copia de la herramienta para usarla cuando no esté conectado. También puede completar la herramienta en línea y grabarla en su disco duro.
• Para finalizar, responda la prueba de Autoevaluación y lea los Artículos en línea de la sección Para aprender más.

¿Qué es la administración de proyectos?

Un proyecto es un conjunto de actividades interrelacionadas, que a menudo implica el trabajo conjunto de un grupo de personas para conseguir una meta u objetivo común durante un período determinado. Diseñar un nuevo automóvil, por ejemplo, es un proyecto. Un grupo de personas colabora en el diseño, la fabricación, la prueba y la modificación. Una vez iniciada la producción del automóvil, el proyecto termina para el grupo de diseño. La responsabilidad de producir, comercializar, vender y reparar el automóvil se maneja a través de los departamentos establecidos y de las unidades de negocios.

En todos los niveles de una empresa se llevan a cabo proyectos, y pueden exigir el esfuerzo de una sola persona o de varios miles de ellas. Su duración puede ir de una semana a más de dos años. Algunos involucran una sola unidad de una organización. Otros, como las empresas conjuntas o las asociaciones, cruzan las fronteras funcionales e, incluso, las organizacionales.

Si administra un proyecto y desea garantizar su éxito, debe transformar lo que en un principio puede parecer un vago concepto en un proceso mensurable y explicable que cumpla los requisitos de su empresa. La administración de proyectoscorresponde, por lo tanto, a la planeación, programación y organización de las actividades de los proyectos de modo que los objetivos se logren en un período específico. No es sorprendente que la administración de proyectos requiera sólidas destrezas de organización, presupuestación, dotación de personal, control y comunicación.

Los beneficios de la administración de proyectos

Al administrar proyectos eficazmente, genera inmensos beneficios para su empresa. A continuación se dan algunos ejemplos:

• Garantiza que todo se haga a tiempo y dentro del presupuesto. Estos logros agregan predictibilidad al trabajo de su organización.
• Minimiza costos. Al encontrar maneras de cumplir los objetivos dentro de horizontes de planeación razonables, los buenos administradores de proyectos reducen costos.
• Utiliza eficazmente los recursos. La administración de proyectos adecuada ayuda a aprovechar mejor el dinero, además del valioso tiempo de los empleados.
• Agrega valor al negocio. Los proyectos corresponden a medios clave mediante los cuales las organizaciones logran sus metas estratégicas.

Administración de proyectos como un proceso

Para administrar un proyecto, lo normal es pasar por cuatro fases:

1. Definir y organizar el proyecto. Usted identifica la necesidad comercial y los objetivos del proyecto, aclara los requisitos en competencia y se preocupa de mantener el alcance del proyecto, define funciones y responsabilidades, crea una declaración de principios del proyecto, y desarrolla estimaciones de alto nivel tanto de tiempo como de costo.
2. Planear el proyecto. Usted forma a su equipo y asigna tareas, desarrolla un presupuesto y un programa, y crea un plan de comunicaciones.
3. Ejecutar el proyecto. Usted lanza el proyecto junto a su equipo, monitorea y controla el progreso en términos de costo, tiempo y calidad, y maneja el riesgo.
4. Conclusión del proyecto. Usted y el equipo del proyecto evalúan el desempeño del equipo, archivan los documentos relacionados con el proyecto, capturan el aprendizaje obtenido y celebran la finalización del proyecto.

Tareas y actividades en común

Aun cuando las cuatro fases de la administración de proyectos tienen distintas actividades asociadas a ellas, y el proceso parece lineal, sus principales tareas a menudo coinciden entre sí y son iterativas.

Por ejemplo, puede comenzar la primera fase de definir y organizar el proyecto con una cifra aproximada para su presupuesto y una fecha de finalización estimada para el proyecto. Una vez que se encuentre en la segunda fase, planeando el proyecto y ocupándose de los detalles de su plan, probablemente querrá que sus estimaciones de presupuesto y programa sean mucho más específicas. Entonces puede repasar algunos de los pasos que dio durante la fase de definición y organización, haciendo preguntas más detalladas. Coincidencias similares se producen en las fases posteriores del ciclo de vida del proyecto.

Volver a las actividades y tareas de una fase anterior de esta manera no significa que está retrocediendo ni perdiendo terreno. Más bien significa simplemente que está incorporando el nuevo conocimiento e información al plan general para mejorar el desempeño de las tareas de su proyecto.

Consulte también el Artículo en línea: "Enfrentar la confusa fase inicial de un proyecto".