Adquisiciones De Marketing

“ADQUISICIÓNES DE MERCADOTECNIA”

1.- Objetivo y alcance:

Lograr mejores condiciones de compra a menores precios, a través de establecer las normas de actuación para la solicitud y adquisición de requerimientos de Mercadotecnia, en la cantidad, calidad, tiempo y especificaciones requeridas por el área solicitante. Este procedimiento aplica para todas las adquisiciones de la Direccion Comercial y Mercadotecnia tanto para el mercado nacional como internacional.

2. Definiciones:

Proyectos de Mercadotecnia / Trade Marketing: Son aquellas actividades no periódicas como lanzamientos de SKU´s, promociones masivas a consumidor, actividades en las cuales se busque tener un impacto reflejado en ventas.

BTL Activaciones en Punto de Venta: La promoción de productos o servicios se lleva a cabo mediante acciones que se caracterizan por el empleo de altas dosis de creatividad, sorpresa y sentido de la oportunidad; lo cual crea novedosos canales para comunicar mensajes publicitarios.

PDQ Pallets Ready: Exhibidores en cartón, MDF, tubular o cualquier material se entregan al cliente final armados con el producto a exhibir.

Envíos de marketing. Todos los envío que sean realizados para campañas de marketing.

Adquisiciones menores: Gastos propios de la operación como gastos de Material POP y artículos promocionales que no están considerados en un proyecto, los cuales Trade Marketing valida y autoriza, dentro de los cuales se consideran: cenefas, stopers, posters, stickers, etc.

Pagos Programados: Gastos Fijos que se tienen que se tienen que pagar en periodos determinados como igualas, suscripciones o cuotas, rentas de espacios, etc.

3. Lineamientos:

1. Por razones de costo, cantidad, calidad y servicio las compras serán negociadas por el Área de Abastecimiento.

2.- Al inicio del proceso el usuario deberá definir sus requerimientos y enviarlos al Área de Abastecimientos por medio de correo electrónico en el formato de solicitud de cotización que se encuentra en el Anexo 1 marcado con un folio y la fecha en que fue enviado; contará con un tiempo de respuesta dependiendo del tipo de producto que se requiera como se puede ver en el mismo documento.

3.- La respuesta de esta solicitud de cotización será enviada por el Área de Abastecimientos al usuario también mediante correo electrónico cumpliendo con los tiempos de respuesta establecidos en el mismo Anexo 1, incluyendo en la respuesta el proveedor seleccionado en base a Precio, Calidad, Tiempo de Entrega y Servicio.

3.1. El Area de Trademarketing estará enviando y revisando en conjunto con el Area de Abastecimientos cada 3 meses los proyectos que se tienen contemplados previamente para el siguiente trimestre con la finalidad de dar un mejor servicio y tiempo de respuesta a las solicitudes.

4.- Cuando sean requeridas muestras el área de abastecimientos deberá enviar muestras Trade Marketing para su aprobación, a su vez los Gerentes de Marca enviaran las autorizaciones mediante un correo electrónico de la elección de las muestras seleccionada

5.- El usuario deberá contar un presupuesto previamente autorizado por Planeación Financiera. Una vez con esta información el usuario deberá realizar una solicitud de pedido en el sistema SAP con la descripción del producto, el proveedor y el precio marcado en la respuesta a solicitud de cotización. En caso de ser un proveedor diferente el usuario deberá acompañar la solicitud de pedido con una carta de asignación previamente autorizada.

6.- El área de abastecimientos determinará en base a la Política de Abastecimiento si se requiere un Contrato; en caso de ser requerido le hará llegar al Área Legal; el alcance, precio y condiciones comerciales de dicha negociación. En conjunto con el Área Legal determinarán las penalizaciones y fianzas si son requeridas y recibirá por parte de la misma el contrato revisado en un lapso no mayor a ….. días.

7. Previamente firmado el contrato y/o en caso de no ser requerido, el Área de Abastecimiento realizará la orden de compra y será enviada al proveedor por medio de correo electrónico con copia al usuario solicitante.

8.- Cuando se haya realizado la entrega del producto o servicio el usuario deberá dar entrada en el sistema SAP de la factura o remisión a la orden de compra enviada por el Área de abastecimientos para dar VoBo a la entrega de dicho servicio o producto.

9.- El usuario deberá asegurarse que la entrada en sistema sea liberada por todos los niveles de autorización para enviarle dicha entrada al proveedor y este pueda iniciar su proceso de pago en el portal de proveedor.

10.-

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