Fundamentos básicos de la administración de suministro Administración de suministro La administración de suministro es definida como el conjunto de procesos y procedimientos que permiten a un organismo cumplir con sus metas, mediante la entrega oportuna en cantidad y calidad de los recursos tecnológicos y materiales e insumos a satisfacción de las necesidades, siguiendo las acciones previstas en ellos a un costo razonable.
Suministro en salud Cuando se habla de suministro en salud nos referimos a aquellos medios materiales que se requieren para desarrollar una labor (servicio de salud). Para el sistema de la salud se refiere a Aquellos productos, equipos y materiales para asistencia médica, de uso odontológico, y de otros profesionales de asistencia en los niveles de promoción y prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación; instrumentales y equipos; alimentos y demás elementos indispensables para el funcionamiento y mantenimiento de los materiales y equipos. Igualmente, los necesarios para el desarrollo y cumplimiento de objetivos de los proyectos y programas de inversión de una organización. Misión de los suministros en salud - Mejoramiento de la infraestructura.
- Dotación de los equipos de reposición, no rehabilitados, obsoletos o faltantes.
- Mejoramiento de sistemas o redes que garanticen el funcionamiento de la planta física.
- Dotación de las áreas de atención al ambiente y al personal para su funcionamiento o desempeño laboral.
- Mantenimiento.
- Prestación de servicios y responsabilidades.
La administración de suministros ayuda a satisfacer las necesidades de prestación de servicios de salud, y siempre se debe tener en cuenta estos 3 criterios
- Organización: Hay que considerar el significado de los suministros para la empresa y sus clientes, para así comprender lo importancia en el manejo de estos, el organizar emperezando con el establecimiento de políticas, normas y estándares relacionados con el desarrollo óptimo y racional de los procedimientos de programación, adquisición, almacenamiento, distribución y control de elementos.
- Financiero- económico: Los elementos que conforman los suministros constituyen un inventario del capital y modifican el patrimonio de la institución. Se debe permanentemente custodiar, asegurar y controlar para asegurar la calidad y suficiencia en los materiales, insumos y equipos.
- Clasificación de equipos y materiales. Para que no se afecte la prestación de servicios por carencia o no adquisición a tiempo, el administrador debe conocer la siguiente clasificación:
- Críticos. Cuya operación afecte la vida.
- Básicos. Cuya operación afecte o trastorne: Sistema hidráulico eléctrico, calderas etc.
- Complementarios. Son aquellos que pueden estar o no en el momento en que se requieran.
¿Qué es la cadena de suministro?
La logística y la cadena de suministro es entendida como un conjunto de actividades diseñadas para garantizar el flujo continuo de materiales y procesos, que permiten garantizar que el producto sea esté un bien o un servicio, este en el momento oportuno, en el lugar adecuado y en el tiempo solicitado, para satisfacer las necesidades de los pacientes. Una cadena de suministros está formada por empresas que dependen unas de otras para entregar productos al mercado. Por eso una falla o retraso en alguna de ellas significa un impacto negativo que afectará toda la cadena. La administración de la cadena de suministro permite manejar sus recursos de manera más eficiente y hacer la planeación.
Administración de los sistemas de suministros
Los sistemas de administración de suministros permiten integrar a proveedores y consumidores dentro de la logística de materiales. Es el conjunto de organizaciones manufactureras y de distribución que trabajan para satisfacer la demanda del mercado. La administración de suministro comprende los procesos de: programación, adquisición, recepción, conservación, distribución, utilización y control de los materiales e insumos.
Unidad funcional de suministros
Disponer de un sistema de gestión de suministro bien diseñado, operado y mantenido es esencial para el funcionamiento de un sistema de salud eficiente. La gestión de suministro incluye el diseño, planificación, ejecución, control y seguimiento de las actividades de la cadena de suministro con el fin de crear valor neto, construir una infraestructura competitiva, aprovechar la logística mundial, sincronizar la oferta y la demanda y medir el desempeño. El ciclo de logística consta de diversas fases. Cada una de estas fases es interdependiente de las demás, pero en conjunto garantizan el funcionamiento eficiente del ciclo. [pic 1]
Funciones.
- Diseñar e implementar protocolos y procesos de dirección del departamento en lo referente a la auditoría técnica y administrativa en todo el proceso de los sistemas de la administración de suministros y de la información.
- Ejecutar el plan de compras de acuerdo con el presupuesto, las normas institucionales y el marco legal, que garantice una adecuada disponibilidad, en cantidad, y calidad de los insumos, equipos y materiales necesarios para el cumplimiento del portafolio de servicios.
- Gestionar ante la Subdirección Administrativa de la Unidad las solicitudes sobre las necesidades de bienes, servicios, mantenimiento e inversiones.
- Controlar las tendencias y promedio de consumo por servicios y centros de costos; inventarios, plan de mantenimiento preventivo y de reposición de equipos que aseguren el buen funcionamiento de los centros productivos.
Relaciones de Coordinación del Departamento.
Intrainstitucional. Sus relaciones directas son con: - Jefatura de la dirección administrativa.
- Jefatura de cada centro de costos, facturación y productivos (administrativos y asistenciales)
- Jefatura de contabilidad, presupuesto y de información.
- Área de mantenimiento y de servicios generales.
Extrainstitucional. Sus relaciones directas son: - Proveedores.
- Técnicos o expertos en reparación de equipos.
- Cliente externo (Estudios de satisfacción- buzón de recomendaciones).
- Con instituciones formadoras de recurso humano.
Estos son algunos de los cargos que se manejan en la unidad funcional de suministro:
- Líder del Área de Suministro: Debe ser un profesional graduado en Administración en salud, economía o ingeniería industrial. Tiene como función dirigir Dirige y controla el funcionamiento de la Unidad, desarrolla y responde por la elaboración de los planes y programas de suministros de acuerdo con las necesidades de las diferentes dependencias de la Unidad Hospitalaria en concordancia con las políticas y proyectos de la organización, evaluar en coordinación con presupuesto, facturación y contabilidad los planes y matrices administrativas por servicios y unidades administrativas en concordancia con las políticas y proyectos de la organización; apuntando al evitar los riesgos financieros, responde por una permanente asesoría al nivel central, como a las diferentes unidades y centros de costos de la institución, entre otras.
- Almacenista: Debe ser un profesional o tecnólogo en Administración de Servicios de Salud. Tiene como función Recepcionar y clasifica los pedidos, rregistrar y controla y verifica la entrada de la mercancía al almacén con la orden de compra, ccontrolar que los bienes y servicios entregados a la Unidad operativas, cumplan con las especificaciones técnicas y de seguridad requeridas, entre otras.
- Mini Junta o comité de Compras: Es aquella que tiene como función dar asesoría al jefe del departamento de suministro para ciertas compras que por sus características implican el manejo de criterios técnicos específicos, independientes de su costo. Y esta conformada por El director administrativo, representante del área que hizo el pedido, El jefe (o líder) de suministros, se pueden invitar un asesor jurídico, el revisor fiscal. y o de control interno.
Procedimientos y actividades básicas - Manejo de Proveedores.
- Planeación de necesidades.
- Obtención de bienes y recursos.
- Verificación y distribución de las adquisiciones.
- Seguimiento al manejo y ejecución de recursos.
- Evaluación y control de la calidad y el uso de los recursos.
- Análisis de gastos por servicios, en coordinación con facturación.
- Manejo de contratos, Planeación de la contratación.
- Vigilancia y control del cumplimiento de contratos.
- Liquidación, modificación o renovación de contratos.
Actividades Generales del Departamento de Suministro
- Recibir los requerimientos, cotizar y analizar
- Elaborar la orden de compra y solicitar disponibilidad presupuestal.
- Legalizar la orden de compra (firma del gerente, administrador y jefe de suministro).
- Emitir orden de compra en original.
- Hacer requerimientos de necesidades.
- Recibir las órdenes de compra legalizadas en su totalidad.
- Constatar las remisiones con la orden de compra, verificando cantidad y calidad especificadas en los documentos pertinentes.
- Elaborar los ingresos.
- Definir y garantizar la entrega de la dotación de personal, acorde a las normas vigentes.
- Recibir pedidos internos legalizados o autorizados por el administrador y/o gerente.
- Elaborar los comprobantes de egresos.
- Almacenar, custodiar y distribuir los suministros.
- Mantener actualizado y evaluar las relaciones de ingresos y egresos y el catálogo de inventario.
- Elaborar asientos contables y balance general.
- Establecer los costos.
- Presentar informes periódicos de adquisición y estandarización de materiales al jefe inmediato.
- Rendir a las instancias competentes los informes y cuentas establecidos por las normas administrativas y fiscales vigentes.
Referencias bibliográficas
https://es.slideshare.net/AgenciaExportadora/cadena-de-suministros-de-salud https://www.saludmesoamerica.org/es/toolkits/gestion-de-la-cadena-de-suministro Unidad 1. GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DE SUMINISTROS. Biblioteca UDC https://prezi.com/m-ya8hchb9qp/unidad-funcional-de-suministros/
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