Aplicación de la norma iso 9001

1.    OBJETIVO

Dar a conocer los parámetros de las actividades, responsabilidades y autoridades para  realizar la creación, modificación o  eliminación  de  los documentos de  origen  interno  y externo del Sistema de  Gestión de calidad de la empresa ATS GESTION DOCUMENTAL S.A.S Y ARCEC S.A

2.    ALCANCE

Este  procedimiento  aplica  desde  el  inicio  en   que   se  realiza  la  solicitud  de   creación,  modificación, eliminación  o requisición  de  copias  controladas  y copias  no controladas  y finaliza con  la actualización  de todos los  documentos en  la  red  una  vez  se de  cumplimiento  a  la  divulgación  al  personal  de  la  empresa ATS GESTION DOCUMENTAL S.A.S Y ARCEC S.A

3.    CONDICIONES GENERALES

El Sistema de gestión de calidad está conformado y distribuido en la empresa así:

        Los niveles  de  la  documentación  en  la  empresa ATS GESTION  DOCUMENTAL S.A.S  Y ARCEC  S.A Son:

Para crear  documentos estandarizados tenemos en cuenta los siguientes puntos:

a)    Tipo  de  Letra: El tipo de letra que  se debe usar para  todos los documentos del Sistema de Gestión es Arial en  tamaño 10. Se  exceptúa para  formatos y documentos de  Consulta que  por la densidad de la información requiere del uso de letra más pequeña.

b)   Márgenes: Las márgenes del documento serán de;  3 cm superior, 2 cm izquierda, 2cm  derecha y

2cm inferior.

c)   Codificación:  La  identificación  de  los  documentos  del  Sistema  de  Gestión,  está  dada  por  la codificación, la cual se determina teniendo en cuenta el tipo de  documento, proceso y consecutivo así:

[pic 1]

d)   Encabezado: El encabezado se coloca en todas las hojas del documento y el formato a utilizar para los documentos que  apliquen a  la empresa ATS GESTION DOCUMENTAL S.A.S  Y ARCEC  S.A (Tipo de letra y tamaño, Arial 9), es el siguiente:[pic 2]

e)    Control aprobación:   se ubicará al final de  la última página de  cada documento y el formato a utilizar es el siguiente:

f)     Estructura de los documentos[pic 3]

i.       Caracterización: Las  caracterizaciones  de  cada proceso se deben documentar de  acuerdo al formato de caracterización.

ii.        Manual: Los manuales del Sistema de Gestión de cada compañía cuentan con una introducción y el desarrollo se hace dando cumplimiento a lo exigido por la norma  que aplique.

iii.       Procedimiento: Los procedimientos que se elaboren deben contener la siguiente información:

        Tabla 1.

1.   OBJETIVO: Describe lo que se pretende lograr con el procedimiento.

2.   ALCANCE: Declara la pertinencia y límites del procedimiento. La pertinencia está dada como la respuesta a: "Este procedimiento aplica a.…”

3.   CONDICIONES  GENERALES:  Hace   referencia  a  aspectos que  se deben tener   en cuenta en  el  momento de  aplicar  el  procedimiento  o  aclaraciones  al  mismo.  En  los casos en los que no haya  condiciones generales se deberá escribir No Aplica.

4.   DEFINICIONES: Aplica cuando la terminología del procedimiento no  es común  y es necesario definir algunas palabras. En  los casos en  los que  no  haya  Definiciones se deberá escribir No Aplica.

5.   DOCUMENTOS   DE  REFERENCIA  Y  REQUISITOS  LEGALES:   Aplica  cuando  el instructivo  se  encuentra enlazado  con   alguna  Norma.   En  los  casos  que   no  haya Referencia o requisito legal deberá escribir No aplica.

6.   PROCEDIMIENTO:  La  descripción  de   los  procedimientos  se  realizarán  aplicando alguna  de  las siguientes tablas, con  el objetivo  de  identificar cada actividad  que  lo conforma  a   partir  de   una   explicación  textual  o   por   medio  de   flujogramas,  los responsables y los registros necesarios para  sus evidencias si aplican:

        Tabla 2.

7.   DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN: Aplica cuando se realicen modificaciones a los procedimientos  de  ATS  GESTION  DOCUMENTAL S.A.S  Y ARCEC  S.A  dejando  la trazabilidad de los mismos aplicando la siguiente tabla:

iv.       Instructivo: Los instructivos que se elaboren deben contener la siguiente información:

1.   OBJETIVO: Describe lo que se pretende lograr con el instructivo.

2.   ALCANCE:  Declara  la  pertinencia  y límites  del  instructivo.  La  pertinencia  está  dada como la respuesta a: "Este instructivo aplica a…

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