Auditoria Administrativa Ejemplo

ANTECEDENTES

De 1957 a 1964, Daniel Mario Martínez trabajó como ayudante de impresor en Parias Process. Posteriormente lo hizo en pequeños negocios del mismo giro como impresor, hasta que en uno de ellos logró el puesto de encargado, donde dirigía entre 8 y 10 per¬sonas. Después, durante dos años, lo hizo por su cuenta asociado con un hermano.

Al terminar la sociedad dividieron sus bienes. Daniel conservó algunos instrumentos y materiales y comenzó a trabajar por su cuenta. Tenía a su cargo a dos personas a las que capacitó en todo lo referente a la serigrafía. Después, rentó un local y de manera personal adquiría materia prima para producir y vender sus productos.

En 1981 necesitaba más espacio para la elaboración de sus productos, por lo que rentó una casa para ampliar su capacidad de producción y contrató más personal.

En 1983 adquirió un terreno, donde construyó las instalaciones de Publicidad Nacio¬nal, que en 1985 amplió con la adquisición del lote contiguo.

En la actualidad Daniel Mario Martínez es el gerente general, y cuenta con 15 personas a su cargo.

• Diseñador

• Contador

• Jefe de recursos humanos

• Encargado de operaciones

• Cinco impresores

• Suajador

• Cortador seis ayudantes

Reglamento de la empresa

• Se prohíbe el acceso a la empresa en estado de ebriedad o bajo influencia de enervantes.

• Cuando los trabajadores lleguen media hora tarde, se les suspenderá un día durante el mes, a criterio del jefe de producción (salvo previa autorización del jefe inmediato superior).

• Las fallas del equipo deben ser reportadas de inmediato.

• El personal debe mantener en buen estado las herramientas y utilizar el material para los fines establecidos.

• El personal debe mantenerse en el área de trabajo asignada.

• Se prohíbe fumar o ingerir bebidas embriagantes dentro del área de trabajo.

• Se prohíbe comer dentro del establecimiento en horas laborales.

Misión

Hacer trabajos de impresión con todo tipo de materiales de la mejor calidad, proporcionando al cliente ideas para que producto tenga una mejor aceptación.

Visión

Actualización permanente para ofrecer al cliente el mejor servicio y lograr un lugar reconocido dentro del mercado de la serigrafía, como una empresa que siempre busca estar a la vanguardia.

Filosofía

Sabemos que la importancia de nuestros valores nos llevara al éxito, por tal motivo hacemos hincapié en ellos para lograrlo.

Unidad

La única forma de lograr el cambio es mediante la unión de propósitos y esfuerzo enfocado en un objetivo común.

Esfuerzo

El esfuerzo debe ser mayor al que cotidianamente realizamos en nuestra actividad personal y vida productiva. Es necesario utilizar tiempo específico extra para construir y emprender mejoras que nos permitan alcanzar la calidad total y un beneficio social.

Responsabilidad

Es nuestro deber dar cuenta cabal de nuestros actos, capacidad para afrontar el deber y cualquier situación conflictiva con ánimo y deseo de dar solución con un alto grado de conciencia ética y compromiso.

Honestidad

Es un valor ético que se puede interpretar como integridad, dignidad, probidad, lealtad, rectitud, moralidad, conciencia y justicia. Nada lograríamos si no iniciamos y mantenemos nuestras acciones comprometidos con nosotros mismos y con la sociedad a fin de lograr el éxito.

Calidad

Es el reto a vencer en todos los aspectos de nuestra organización y una de nuestras fortalezas, ya que la calidad de nuestro personal, productos y procesos es una prioridad para lograr una alta competitividad y productividad

Servicio

Este aspecto se ha convertido en un elemento central de la venta de nuestros productos. El servicio de calidad es una herramienta que debemos utilizar para conseguir una mejor posición en la sociedad o inculcarlo a los coparticipes del grupo, así como hace que cada quien trabaje enfocando su energías, intención y entusiasmos para satisfacer las necesidades del cliente.

Excelencia

Es un aspecto muy importante en el cual haremos hincapié para lograr un grado optimo de desarrollo en nuestros procesos, productos y servicio.

Organigrama general.

PLANEACION

Área a evaluar: operaciones,

Objetivo general

Estudiar y evaluar el desempeño del área de operaciones para determinar los niveles de productividad de la empresa e identificar posibles problemas y oportunidades de mejora.

Objetivos específicos

• Hacer que el empresario tome conciencia de que el correcto funcionamiento del í área de operaciones puede disminuir los costos y aumentar las utilidades de la empresa.

• Resaltar la importancia que tiene la auditoría administrativa para evaluar e implementar correcciones acordes con las necesidades de la organización;

• Elaborar un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento del área de operaciones para identificar y aprovechar fortalezas y dar sugerencias para la corrección de las debilidades.

• Implementar procedimientos adecuados para llevar a cabo las tareas específicas que se deben realizar.

Fuentes de estudio

• Internas: entrevistas y cuestionarios aplicados al área de operaciones,

• Externas: consulta a organismos nacionales que emiten lineamientos para regu¬lar la función de producción.

Investigación preliminar

Mediante entrevista realizada al jefe de operaciones se determinarán las necesidades específicas del área. Asimismo, con base en una gráfica de Gantt se estimará el tiempo que se dedicará a cada actividad, a fin de cumplir con el objetivo de la auditoría.

PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORÍA

PROPUESTA TÉCNICA

Naturaleza: auditoría administrativa

Alcance: área de operaciones

Antecedentes: en la empresa Publicidad Nacional nunca se ha realizado ningún tipo de auditoría.

OBJETIVOS

• Sentar las bases para la ejecución de la auditoría de manera puntual.

• Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacción fluida de las ac¬ciones.

• Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y los recursos con una visión integradora.

• Lograr que la auditoría convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades.

Estrategia: el equipo auditor realizará visitas periódicas para conocer el uso de recursos para la búsqueda del liderazgo en costos.

Justificación: elaborar un diagnóstico del área de operaciones para evaluar su funcio¬namiento.

Acciones: aplicación de cuestionarios, cédulas, entrevistas y observación directa en el área de producción.

Recursos: equipo auditor de la Escuela de Negocios de la Universidad Nacional.

Resultados

• Identificar los procesos utilizados en la empresa para proceder a estandarizarlos.

• Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña el área de operaciones.

• Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarlas al área.

• Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área.

• Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área.

Asignación de la responsabilidad: líder de proyecto.

Capacitación: instrumentarla a través de sesiones en las que participe la totalidad del equipo auditor, coordinadas por el líder de proyecto y en la que se revise la estrategia, mecanismos de trabajo y el proyecto de auditoría.

Actitud: la labor de investigación se realizará de la manera más objetiva y sin prejuicios del equipo auditor.

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR

• Para enriquecer la documentación recabada se investigará sobre esta información para afirmarla y complementarla.

• Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento de la organización.

• Se revisarán las actividades que realiza el personal para precisar si se llevan a cabo conforme a las instrucciones del área.

• Visitas programadas a la empresa para recolectar la información necesaria a tra¬vés de entrevistas y aplicación de cuestionarios, así como observación directa e investigación documental.

• Los ajustes se harán de acuerdo con la planeación y para concretarlos la propuesta técnica se someterá al encargado de la sucursal para que lo analice y autorice las modificaciones procedentes.

• La determinación de las acciones se apegará al programa definido.

• Planear alternativas de medición a través de indicadores que reflejen rasgos so¬bresalientes dentro del área de operaciones que sirvan para el análisis de los dife¬rentes factores.

• Los criterios deberán ser determinados con base en los objetivos que maneje el área.

• Proponer mecanismos de acción que apoyen la mejora continua.

• El informe de auditoría se debe preparar de acuerdo con los resultados que se obtengan.

INSTRUMENTACIÓN

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La recopilación de la información se realizó con las herramientas diseñadas para ello. La

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