Cómo se dan las funciones vitales en las organizaciones

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

ADMINISTRACIÓN Y TOMA DE DECISIONES

Lic. Msc. Armando Melgar Retolaza

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ENSAYO:

¿CÓMO SE DAN LAS FUNCIONES VITALES EN LAS ORGANIZACIONES?

ESTUDIANTE: ORLANDO PINEDA VALLAR

CARNÉ: 200023369

Guatemala, 01 de septiembre 2018

INTRODUCCIÓN

En un mercado globalizado, las organizaciones están expuestas a una competencia fuerte, agresiva, ágil, que siempre busca la forma de desplazar a las demás compañías que venden productos o prestan servicios similares.  Las necesidades de los individuos no pueden ser cubiertas individualmente y es necesario que existe oferta de productos y servicios que permitan la satisfacción de necesidades de la mejor manera posible.  El entorno económico donde la empresa se desenvuelve, también influye en el desempeño: Estructura demográfica, entorno tecnológico, medio ambiente, economía de país, ámbito político, legal, social y cultural; todo esto sumado a las decisiones de las personas, necesidades, demanda de productos y servicios, hacen que una organización quede en una situación vulnerable.  Por lo tanto, una empresa debe buscar la forma de responder apropiadamente a este entorno tan cambiante si desea lograr los objetivos para los cuales fue creada, para ello, debe desarrollar una serie de funciones necesarias que permitan un funcionamiento óptimo de toda la organización.

Es claro que para que lo anterior ocurra es necesario que todos los miembros de la organización entiendan los propósitos y objetivos que se pretende alcanzar y la forma en que la empresa puede hacerlo.  A este primer aspecto se le llama planeación, que es donde se establecen las acciones para lograr dichos objetivos, previo a establecer una misión y visión de la empresa y las líneas de acción que contribuyan a alcanzarlos.  Sin embargo, estos objetivos deben ser comprobables, también debe haber una comprensión de los principales deberes o actividades que cada miembro de la empresa tendrá a cargo, así como las líneas jerárquicas y de comunicación que permitan un flujo de información efectivo, que en otras palabras es otra función de la administración: la organización.  Al tener un plan listo para ejecutar y organizado es indispensable contar con el personal apropiado que realice las tareas que se han establecido para cumplir con los objetivos institucionales, ya que esto puede llevar al éxito o al fracaso a la organización.  

Con un plan, una estructura organizativa, personal y recursos listos para trabajar por los objetivos institucionales, es tiempo de encontrar a un líder que tenga la capacidad de dirigir eficazmente los esfuerzos de toda la estructura que ya se logró formar y que tenga el alcance de visualizar la idea de cómo cubrir las necesidades para las que fue creada la empresa.  Por último, establecer la forma en que se controla la ejecución del plan y el cumplimiento de objetivos es otro factor importante para cualquier organización.  De esta forma de dan las funciones vitales en las organizaciones.

El desarrollo de estas funciones es algo común para todas las compañías, generan información que se debe analizar para identificar las oportunidades que la operación contiene, identificar reducción de costos, incremento de los ingresos o bien mejora de la calidad de los productos o servicios prestados y esto ocurre cuando se provee de una coordinación equilibrada.  En el presente ensayo se tratará una a una las principales funciones de las organizaciones, a las cuales se les denomina vitales, puesto que, sin ellas sería virtualmente imposible que una compañía logre alcanzar sus objetivos y el fin óptimo de su existencia que es la generación de valor.  

¿CÓMO SE DAN LAS FUNCIONES VITALES EN LAS ORGANIZACIONES?

Para cumplir con los objetivos organizacionales, es necesario realizar un proceso administrativo que contribuya a utilizar los recursos de la forma más eficiente posible, tomando en cuenta que eficiencia es la administración óptima de los recursos utilizados para cumplir con los objetivos; una empresa contiene los recursos necesarios para producir bienes y servicios que puedan satisfacer las necesidades y a la vez le permitan alcanzar los objetivos para los que fue creada.  Esto significa que debe responder a una organización, es decir, a una estructura funcional que se haya construido con anterioridad.

Por otra parte, las necesidades de la sociedad deben ser cubiertas y son las organizaciones las que han sido creadas para tal fin.  Las empresas se convierten en productoras de bienes y servicios que nacen con una idea de cómo cubrir las necesidades obteniendo a la vez un beneficio, existe una persona o grupo de personas que están interesadas en producir y que tienen las capacidades apropiadas para hacerlo, así como los recursos necesarios para poner en marcha la idea planteada originalmente.  Así es como inicia una organización, con la combinación de los distintos medios de producción para generar bienes y servicios satisfactores de las necesidades de la sociedad a la vez que les permite alcanzar los objetivos del negocio.  Para que una empresa pueda hacer esto, necesita una organización por lo que debe responder a una estructura y a la combinación de distintas actividades con las que logren una rentabilidad, es decir, el logro de beneficios como fin último de la empresa.  Por lo tanto, necesita atender a las funciones vitales que a continuación analizaremos.

Nos queda claro que una organización nace para cumplir propósitos específicos y para ello se apoya en la administración que no es más que el proceso de trabajar con personas y recursos que contribuyen a alcanzar los objetivos.  Para hacer esto, se debe planear o sea definir claramente qué es lo que persigue y qué acciones se tomarán para alcanzarlas.  Esto necesariamente necesita de un análisis de la situación actual, anticiparse a eventos futuros, establecer claramente los objetivos, decidir qué actividades realizará para tal efecto y determinar qué recursos serán necesarios para alcanzarlos.  Un paso elemental en el proceso de planeación es el entendimiento de que toda institución existe para lograr objetivos específicos, que son influenciados por las oportunidades y necesidades identificadas en el contexto externo. El contexto interno y la cultura determinan la forma en la que va a lograr esos objetivos.

El entendimiento del contexto es crítico para diseñar objetivos y estrategias apropiados. Una planeación debiera considerar estas circunstancias para determinar las acciones a emprender y así alcanzar los objetivos planteados, indicando qué hay que hacer, por quién, cuándo y con qué recursos.  Existen principios que se deben considerar al momento de construir la planificación, mencionamos algunos que consideramos importantes: a) El contexto externo está en constante cambio, independientemente de lo que hagan las organizaciones por lo que es importante diseñar planes que sean flexibles al cambio y puedan adaptarse; b) La participación de todos los involucrados en la estrategia fortalece el conocimiento y las ideas para la construcción del plan; c) Todo plan puede y debe ser actualizado cada vez que las condiciones sobre las que se ha construido el plan se modifiquen; d) El análisis del contexto debe centrarse en los aspectos clave que impulsan el alcance de los objetivos establecidos, por lo que es indispensable identificar cuáles son esos aspectos; e) Una adecuada planificación incorpora la programación de actividades, así como la elaboración del presupuesto; f) Utilizar una metodología de riesgos para evaluar los aspectos clave y cambiar factores del contexto interno para apoyar a los objetivos organizacionales; g) El compromiso de la Dirección es necesaria, para asignar recursos, servir de ejemplo y apoyar las decisiones.

Teniendo en cuenta lo anterior, es posible iniciar con el proceso de planeación y empezamos con la misión o propósito que es la que dará la guía de hacia dónde desea ir la organización, su finalidad, su razón de ser.  Una institución sin una misión sería como un barco a la deriva, no tendría una dirección clara de hacia dónde ir, por lo que toma relevancia comprender qué tipo de empresa es, pues esto también modificaría la forma en la que podría lograr sus objetivos.  Por ejemplo, una organización gubernamental tendrá objetivos muy diferentes a una organización lucrativa, por lo tanto, la misión también será distinta.  

Luego se encuentran los objetivos que se establecen como el destino al que se encaminará la organización.  Si estos objetivos se plantean a largo plazo, se podría decir que estamos frente a una estrategia.  Cada objetivo debe contar con una o varias estrategias, puesto que es así como la empresa espera actuar para la consecución de sus objetivos.  Para que esto ocurra se debe estar atento a las oportunidades, de esto depende que los objetivos planteados sean reales y se logre comprender cuál es el problema o problemas que se resuelven con la primera función vital.  La planeación también necesita de crear supuestos sobre el negocio en marcha y el entorno en el que se desenvuelve la compañía.  Estos supuestos pueden generar preguntas que necesitan una respuesta.  La respuesta a esas preguntas nos lleva a determinar alternativas para resolver problemas planteados en los objetivos.  Por supuesto, los planes no pueden ejecutarse sin recurso económico, por lo que es necesario cuantificar las actividades planificadas en términos de presupuesto, en donde se vean los ingresos y egresos estimados de la ejecución del plan.  Cada unidad de trabajo puede contar con un presupuesto, ya que con los recursos que se planteen se podrá realizar las actividades planteadas por cada unidad.  

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