LA FUNCION DE ORGANIZACION Y SISTEMAS
danienaDocumentos de Investigación30 de Junio de 2017
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LA FUNCION DE
ORGANIZACION Y SISTEMAS
PARTE - 4
ING. PATRICIO VILLACRES MBA
2017
LOS ESTUDIOS DE ORGANIZACION[pic 2]
Analizamos el caso de una institución pública que a inicios de la presente década se
encontró con la inaplazable necesidad de cambiar los sistemas y procedimientos
tradicionales que venía aplicando en el área financiera y administrativa.
Para viabilizar el cambio se creó la Dirección de Programación, se contrató personal especializado en contabilidad y auditoría y se elaboró un programa de trabajo.
Los resultados de diagnóstico determinaron que los sistemas de organización existentes, no permiten desarrollar con la suficiente oportunidad y eficacia el control administrativo y financiero, por lo que fue necesario introducir cambios en la estructura, funciones y procedimientos.
Los estudios administrativos deben estar a cargo de profesionales que acrediten[pic 3]
la suficiente experiencia y conocimiento de la realidad institucional y que permitan invocar la estructura, funciones y procedimientos acordes con las necesidades cambiantes de la organización.
El hecho de existir una institución sea grande o pequeña, implica la participación de los elementos básicos tales como: recursos humanos, materiales, financieros, equipos, espacio físico, etc, todo lo cual para funcionar con eficiencia, requiere de un tipo de organización que le permita alcanzar los objetivos programados.
El profesor José vela H., en el libro "Guía para la Ejecución de Estudios de O y M[pic 4][pic 5]
" señala algunas razones y necesidades del por qué se realizan los estudios de
Organización y Métodos, actualmente O Y S:
a. - Por iniciativa de los ejecutivos, en su interés por justificar el in cremento de personal, aumento de remuneraciones o cambios administrativos.
b. - Por pedido y/o presiones del propio personal, c- Por presiones de otros organismos.
d. - Por razones políticas.
e. - Por propia iniciativa de las oficinas de O y S.
UBICACION JERARQUICA DE UNA OFICINA DE ORGANIZACION[pic 6]
No existe un criterio definido sobre la ubicación de las oficinas de O y M, unas veces
figura como unidad Auxiliar, otras como asesora, aspecto que limita señalar con la suficiente claridad las funciones y su importancia dentro de la Organización.
La mayoría de instituciones asigna funciones de tipo asesor a las oficinas de O y M y las ubican jerárquicamente junto a los más altos niveles directivos garantizando la implementación de sus recomen daciones sin el entorpecimiento de otros niveles de menor jerarquía. En el caso de ubicarse en un nivel diferente al asesor se restaría efi- ciencia e independencia en el cumplimiento de las funciones de las Oficinas de
Organización.
La ubicación en el nivel asesor de las oficinas de Organización, permite:[pic 7][pic 8]
a.- Tener acceso directo a los niveles ejecutivos.
b.- Tener un grado de autoridad que le permita implementar sus propios estudios.
c.- Conseguir que los ejecutivos reconozcan la verdadera importancia a los trabajos de organización y viabilicen su implementación
ESTRUCTURA[pic 9][pic 10]
Dependiendo del tamaño de la institución, del número de personal, del volumen de tareas y del monto de los
recursos financieros y materiales se defina la estructura que mejor satisfaga las necesidades.
Si se trata de una oficina de Organización con ámbito nacional, la estructura interna podría incluir las siguientes
unidades:
• Dirección / Sub-dirección
• Asesoría Legal
• Unidades auxiliares (Administración, Finanzas, Servicios)
• Unidades operativas.
• - Normalización / - Manuales
• - Investigación
• - Reforma Administrativa
• - Oficinas sectoriales
Esta oficina nacional dependerá directamente de la Presidencia de la República,[pic 11][pic 12]
como unidad asesora, tal como se puede apreciar en el Organigrama de la
siguiente página.
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FUNCIONES.[pic 15][pic 16]
Se enumera entre las más importantes, las siguientes
a. - Mejorar los métodos y procedimientos de trabajo.
b. - Recomendar nuevas estructuras de organización que garanticen el cumplimiento de los objetivos.
c- Aplicar los criterios de departamentalización, en la creación, su presión o modificación de unidades
administrativas consideran do las reales necesidades de la organización.
d. - Coordinar la elaboración del Plan Operativo Anual, señalando metas razonadas y la utilización de recursos.
e. - Efectuar estudios de los sistemas de trabajo que permitan alcanzar mayores rendimientos.
f. - Normalizar el diseño y rediseño de formularios, y levantar rutinas Gráficas de procedimientos, así
como también mantener un control centralizado sobre su distribución y uso.
g. - Mantener actualizados los manuales administrativos y elaborar aquellos que se consideren necesarios.[pic 17][pic 18]
h. - Coordinar con las Unidades de Presupuesto y Personal la realización de varias actividades.
i. - Efectuar estudios sobre la mejor utilización del espacio físico disponible, garantizando la agilidad en
los trámites administrativos y evitando el entorpecimiento en la circulación del personal.
j.- Estudiar los procedimientos más adecuados para el control y trámite de correspondencia y archivo.
k.- Centralizar las actividades de Reforma Administrativa para el establecimiento de políticas y
procedimientos que conduzca a una racionalización de las estructuras de organización.
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l.- Análisis de problemas particulares, para recomendar su línea | de acción sobre | las | políticas |
centrales de desarrollo administrativo. m.- Preparar manuales administrativos y vigilar su cumplimiento. o.- Elaborar Reglamentos de Organización y Funciones y mantener los | actualizados. |
p.- Determinar políticas generales encaminadas a una racionalización de las funciones de:
adquisición, custodia, distribución y uso de equipos materiales, muebles, suministros de oficina, etc,
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