COMUNICACIÓN CORPORATIVA DE LA EMPRESA

1. COMUNICACIÓN CORPORATIVA. DEFINICIÓN Y HERRAMIENTAS

1. COMUNICACIÓN INTERNA

Conocer cuáles son las leyes que hacen más eficiente la aportación de las personas al trabajo es tanto o más importante que conocer el resto de los procesos productivos.

En el entorno de las organizaciones modernas la comunicación interna ha devenido una herramienta clave de la dirección para conseguir unos resultados más eficientes.

La comunicación interna se basa en dos elementos principales: transmitir información precisa a las personas que forman la organización y conseguir que estén motivadas.

Estos dos objetivos principales (informar y motivar) pueden precisarse de la manera siguiente:

1. Motivar para implicar. Especialmente importante en situaciones de cambio que necesitan una gran implicación y aportación por parte de los trabajadores. La comunicación valora al receptor y le integra dentro de un grupo cohesionado.
2. Compartir objetivos: de este modo, se obtendrán equipos más cohesionados.
3. Trabajar mejor: hace que corra de una manera más fluida la información técnica y operativa necesaria para que los procesos productivos o los servicios mejoren y se pueden lograr unas ganancias cualitativas que pueden devenir una de las principales ventajas competitivas de la empresa.
4. Dirigir mejor: permite focalizar mejor los problemas, formar equipos más ajustados a las necesidades y detectar necesidades formativas. Es la base de los estilos de dirección más participativos y democráticos.
5. Ganar más: éste es el objetivo último de cualquier estrategia en la empresa, evidentemente, también de la estrategia comunicativa.[pic 1]

Los flujos de la comunicación interna

Lo que se pretende desde la organización de la comunicación interna es organizar y gestionar la relación comunicativa interna para sacar provecho desde el punto de vista de la consecución de los objetivos de la entidad.

Podemos clasificar las comunicaciones que se producen en la empresa en cuatro tipos básicos según quién sea el emisor y hacia dónde se dirijan los contenidos. La comunicación interna debe basarse en la fijación clara de unos públicos o clientes internos y en unos mensajes bien definidos que utilizarán el canal más adecuado para llegar a estos últimos y despertar su interés y atención.

• Comunicación de la dirección hacia los trabajadores (descendente)

El objetivo principal es crear cohesión por medio de la transmisión de los principios de la cultura de la entidad, hacer llegar los objetivos con claridad, conseguir que todo el mundo conozca su papel dentro del grupo y del contexto de su actividad.

El principal obstáculo es la falta de credibilidad por el uso que la dirección pueda haber hecho de la misma en alguna ocasión con la finalidad de difundir opiniones claramente favorables a sus intereses.

[pic 2]

Algunos de los contenidos más habituales son la evolución de la empresa, las actividades destacadas de algunos equipos, la transmisión de la cultura de la organización y los contenidos de recursos humanos. Los medios más utilizados para transmitir estas informaciones:

1. Boletín interno: se orienta a informar sobre actividades, políticas y orientaciones de la organización.
2. Tablón de anuncios: transmitir información de carácter operativo muy vinculada al día a día del trabajo.
3. La circular: enviada de una manera personalizada sirve para proporcionar informaciones y criterios sobre procedimientos y servicios.
4. Manual de acogida: información organizativa de carácter interno y que se dirige al personal nuevo, para que adquiera los conocimientos básicos para moverse con facilidad dentro de la empresa.
5. Publicidad interna: es la transmisión de contenidos dirigidos a aumentar la implicación con la empresa y el orgullo por trabajar en aquello compañía.
6. Cara a cara: reuniones, conferencias, visitas al puesto de trabajo, charlas o explicaciones concretas y asignación de tareas.

• Comunicación de la organización hacia la dirección (ascendente)

Situar al cliente como centro de atención de su actividad. El objetivo es la implicación de todas las líneas de los recursos humanos de una organización en las tareas de mejora constante. Se pretende que las personas se impliquen y se sientan protagonistas de los objetivos y retos alcanzados, que se sientan con libertad para aportar ideas innovadoras.

Los contenidos son propuestas de mejora, conocimientos compartidos, críticas y propuestas para completar objetivos. Permite conocer el clima laboral con el objetivo de anticiparse a crisis internas y adoptar medidas para evitar que se lleguen a producir.

Los medios más utilizados para generar y transmitir estas informaciones:

1. Reuniones de grupos de trabajo de mejora: es preciso que dichas reuniones sean planificadas. Es conveniente que los resultados y las propuestas aceptadas se lleven a cabo y que se premien las aportaciones.
2. Buzones de sugerencia: pueden ser un medio para recoger aportaciones de mejora muy diferentes.
3. Encuestas de clima interno: se hacen de una manera anónima para facilitar las aportaciones, sobre todo las de tono crítico, se produzcan sin miedo.
4. Relaciones con los representantes sindicales: aportan informaciones muy relevantes y permiten un contacto muy directo con la realidad laboral de algunos de los grupos profesionales más alejados física y laboralmente de la dirección.

• Comunicación entre diferentes equipos de la organización (horizontal)

Se produce entre los diferentes departamentos de una entidad o entre departamentos análogos de una macroentidad.

Los objetivos consisten en propiciar los intercambios de tipo técnico y la coordinación entre diferentes áreas de una entidad, para diseñar nuevos productos o nuevos servicios, incrementar la cohesión interna y fortalecer la identificación con la entidad y con unos objetivos comunes, proporcionar una visión más amplia o mejorar el clima de trabajo, y facilitar la creación de redes de comunicación informarles que concedan agilidad a la gestión del día a día.

El objeto de intercambio en esta comunicación son conocimientos. Ayudará a crear los engranajes y los contactos imprescindibles para la solución automática de los problemas y la creación de aportaciones innovadoras que comprendan varias áreas de la entidad, y evitará el reduccionismo y la creación de la defensa corporativa de colectivos y departamentos. Los medios más utilizados para generar y transmitir estas informaciones son:

1. Equipos de proyecto: equipos técnicos, formados por personas de diferentes departamentos y perfiles profesionales que actuarán de una manera autónoma respecto de su departamento y deberán llevar a cabo un proyecto de mejora o de cambio con unos objetivos y un calendario concreto. Una vez acabado el proyecto, el equipo se disolverá y los componentes volverán a los departamentos de origen.
2. Formación: son las principales herramientas para promover la comunicación horizontal, siempre que se centre en aspectos comunes.
3. Convenciones, los simposios y las presentaciones de resultado: todas estas actividades promueven la relación social y la creación de lazos personales que hagan aumentar la vinculación del individuo con sus compañeros y, por tanto, con la entidad.

• Comunicación integral (en red o diagonal)

Se produce en las organizaciones más maduras basadas en personas altamente cualificadas y que aportan mucho valor añadido, de una cultura corporativa participativa y de unos valores basados en el comportamiento del conocimiento y la innovación constante para llegar antes y mejor al cliente que la competencia.

Los objetivos facilitan el acceso a la información a todos los componentes de los diferentes equipos que integran la organización, de acuerdo con sus necesidades de conocimiento y maneras de operar. Facilitan las aportaciones a las mejoras, proporcionan la máxima transparencia a los resultados e implican a todo el mundo en la consecución de los objetivos marcados.

Esta comunicación integra las tres anteriores y las potencia, a partir de crear un auténtica red de relaciones formales e informales que proporcionan una gran fluidez a todos los ámbitos de relación, hasta el punto de permitir vínculos y contactos al margen de la estructura jerárquica.

Ejemplo:

La intranet corporativa es el medio capaz de integrar todos los demás. Permite flujos de comunicación descendente, horizontal y permite la transmisión de informaciones abiertas o personalizadas.

1. COMUNICACIÓN EXTERNA

Las organizaciones se relacionan y tienen interdependencias con otras organizaciones y con otras personas. La comunicación externa es un elemento clave en esta lucha de las organizaciones para avanzar en el camino que se han marcado. Un camino que exigirá estrategias de comunicación distintas para conseguir los objetivos será preciso que cada una tenga su propio plan singular y que adopte las acciones de comunicación que considere más eficientes en cada caso.

...