Caso administrativo.

Caso Papelitos S, A

1. Analizar críticamente el procedimiento actual de facturación y entrega a clientes de Montevideo y explicar las fallas que detecte en el mismo.

• Vemos un error en primer plano que sea Martha la que realice múltiples tareas por otro lado el inciso 2, Marta quien es la que archiva los formularios de pedido los ingresa en el archivo del cliente pero no lo hace por fechas específicas lo cual le dificulta diariamente su laboriosa tarea de ingresar los pedidos.

• Unos de los errores que encontramos es que cada vendedor le entrega la vía original del formulario a Marta que es la encargada de archivar las facturas en cada carpeta de los clientes de la empresa.
• Martha archiva todos los formularios en la carpeta de los clientes, pero no de manera ordenada por fecha de entrega eso le dificulta a la hora de hacer la emisión de la factura y le absorbe mucho tiempo.
• Los pedidos se emiten muy tarde lo cual no les da el tiempo a los auxiliares del Depósito en pando de armar los paquetes con tiempo lo cual da lugar a que se cometan muchos errores en el armado de la misma.
• Como los auxiliares  se atrasaron en la espera del correo de facturación de los pedidos no se pueden controlar tan fácilmente al momento de enviarlos.

2. Diseñar el formulario “Lista de Tareas”. Completar. El mismo para la Encargada de Facturación utilizando los datos de la letra. En función del mismo:

• Expresar cual sería la técnica principal que estaría empleando en este caso.
• Formular observaciones sobre el mismo.
• Analizar el  vínculo con el análisis de procedimientos.

Formulario de “Lista de Tareas”.

1. Almacenamiento: archivar en una carpeta todos  los formularios de venta por orden de fecha de entrega:

Cada vendedor cuando pasa por la empresa, le entrega a Martha el formulario del pedido del cliente, quien la archiva en la carpeta de pedidos debidamente rotulada por orden de fecha lo que le facilita a Martha completar la planilla electrónica sin traspapelar ninguno de los pedidos.

1. completar la planilla electrónica con todos los datos del formulario de pedido.

Martha ingresa los datos contemplados en el pedido del cliente en la planilla electrónica y procede a imprimir a las 11 horas.

1. Facturación: imputar en el sistema el pedido e imprimirlos.

Una vez ingresado los datos en planilla procede a imputar los datos en la factura e imprimirlas.

1. Enviar el pedido al Depósito en Pando para el armado de la mercancía.

Envía el pedido al Depósito en pando a las 14 horas lo cual facilita a los auxiliares armar los paquetes con tiempo y su revisión antes de que salga el camión de entregas a repartirlos al día siguiente a los clientes.

5. Ensobra las facturas originales para que el cadete se encargue de repartirlas  y archiva los duplicados cronológicamente en un bibliorato.

1. Realización de tareas menores.

Lo que queda del día lo utiliza para realizar tareas menores como atender el teléfono, redactar comunicados, revisar el correo electrónico de la empresa Etc.

• La técnica principal es llevar todo de forma ordenada lo cual facilita la realización de múltiples tareas.
• Al emplear este orden en la realización de las tareas; facilita a Marta poder ahorrar tiempo en la realización de varias tareas a la vez que al realizarla por separado y mejorar significativamente en el cumplimiento de las metas dentro de la empresa.
• Podemos decir que al emplear este procedimiento en las tareas Martha podrá realizar con mayor eficiencia su trabajo ya que al emplear este método descarta tareas innecesarias.

3.Explicar ¿ cuáles serían para Papelitos S.A, las ventajas de utilizar el sistema de información computarizado en el área de facturación y entrega a clientes?.

• Facilita el seguimiento y cumplimiento de cada una de las tareas.
• Un mayor control de los pedidos de los clientes.
• Mejor supervisión de las existencias en el inventario.
• Ayuda a identificar retrasos potenciales o existentes y ayuda a corregir errores en la factura.
• Aumentaría el grado de satisfacción en los clientes a la hora de recibir correctamente la mercancía solicitada.
• Es más rápido para poder encontrar una factura ya se al contado o al crédito.
• Información completa acerca de las mercancías e  información de los clientes.
• Se puede ordenar las facturas con las fechas correspondientes a cada entrega de los pedidos.

5. Formular recomendaciones generales sobre el procedimiento de facturación y entrega al cliente de Montevideo de forma tal que permita sortear las principales faltas detectadas en uno y dos.

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