Comunicación organizacional externa

Comunicación organizacional externa

La necesaria atención por parte de la organización a las informaciones provenientes del exterior paralela a su apertura y la creciente interdependencia de las organizaciones ha dado lugar a un mundo donde existe una extremada necesidad de coordinación y cooperación efectiva entre los miembros de los diferentes grupos. Cada vez es más importante establecer buenas relaciones de comunicación entre organizaciones, incluso a escala internacional, desarrollando canales claros, aminorando diferencias interculturales y promoviendo practicas en que se tengan en cuenta posibles diferencias éticas. La idea básica es que una organización no está nunca aislada sino que funciona en un campo ínter organizacional, y que debe coordinar, por tanto sus actividades con otras entidades con las que comparte algún tipo de intereses. Una empresa productora de determinados bienes, dependerá de otras empresas que le suministran materias primas, servicios o información, o le comercializan sus productos, además de otras organizaciones públicas, municipales o del estado. "Estas organizaciones e individuos con los cuales tienen contacto directo los representantes de la organización, se conocen como entorno relevante de la organización. La comunicación externa permite a los miembros de la organización coordinar sus actividades con los de su entorno relevante" (Kreps, 1990).

1.3.1 La comunicación externa.

La comunicación externa es, como su nombre lo indica aquella que la organización establece con los públicos externos, es decir, se trata de la interrelación de los elementos constituyentes del entorno interno, con los que existen en el entorno externo, de manera particular, o de manera general, como la representación de un todo. Según (Hilda Saladrigas, 2006).

El decreto No. 281 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, artículo 687 plantea que la comunicación externa es un proceso fundamental para lograr vínculos con la sociedad, mediante ella se ofrecen las bases para que se conozca la razón fundamental de la empresa u organización superior de dirección y los resultados de su gestión.

(Sánchez Mª Luisa, 2005) considera a la comunicación externa como "el proceso que se establece entre la empresa y el conjunto de la opinión pública, para informar sobre diversos aspectos de la vida empresarial, que podrían afectar o ser de interés para la sociedad e general".

(Bartoli, 1992) entiende la comunicación externa como un proceso que consiste en vehicular información o contenidos informativos desde la empresa u organización empresarial hacia el conjunto de la opinión pública a través de los medios de comunicación social.

Por lo que se puede considerar a la comunicación externa como el proceso en el cual la empresa interrelaciona con actores externos, con el fin de brindar toda la información necesaria a su entorno, y a su vez retroalimentarse de este. Con el objetivo de lograr una mayor eficacia en su gestión.

1.3.2 Las funciones de la comunicación externa.

(Kreps, 1990) considera que son, de envío de información a los representantes del entorno y de búsqueda de información, concepto con el que coinciden (Bartoli y Lucas Marín, 1992).

Mediante la comunicación y el intercambio con el entorno externo o ambiente relevante, como lo llama (Kreps, 1990), recibimos todo aquello que permite funcionar, información, energía, materias primas, recursos humanos, en un plano material más concreto, pero además en el campo de la conciencia y la ideología, se encuentran fuentes enriquecedoras, como puede ser la historia, el acontecer nacional, que aportan valores que permiten la supervivencia y fortalecimiento de la identidades.

En la misma medida, mediante los outputs hacia el entorno externo, la organización beneficia a la sociedad con los aportes directos de sus productos o servicios, o indirectos al posibilitar la solución de problemas sociales con las riquezas que crea y que se distribuyen equitativamente de la sociedad. Al tiempo que retorna aquellos símbolos, y valores que tomó de la sociedad y los devuelve enriquecidos y transformados, con lo que tributa al entorno externo en este plano también, en una relación dialéctica sistemática y continua.

1.3.3 Tipologías que puede adoptar esta comunicación externa.

Después de realizar una búsqueda consideramos como la tipología más adecuada es la propuesta por (Bartolí, 1992) que establece:

a) Comunicación externa operativa. Es aquella que se realiza para el desenvolvimiento diario de la actividad empresarial, se efectúa con todos los públicos externos de la compañía: clientes, proveedores, competidores, administración pública, etc.

b) Comunicación externa estratégica. Tiene por finalidad enterarse de los posibles datos de la competencia, la evolución de las variables económicas, los cambios en la legislación laboral, etc., que pueden ser relevantes para la posición competitiva de la empresa.

c) Comunicación externa de notoriedad. Su finalidad es mostrar a la empresa como una institución que informa dando a conocer sus productos, mejorar su imagen, etc. Las formas de darlo a conocer serían mediante la publicidad, promoción, donaciones, patrocinios, etc.

1.3.4 El entorno relevante de la organización.

El entorno está compuesto por todos los elementos externos a la organización que tienen algún grado de influencia en ella. Aparece el concepto de entorno relevante para especificar los aspectos más influyentes en la propia organización (Rogers y Agarwala- Rogers, 1976), entre los que posiblemente se debe destacar los individuos representantes de otras organizaciones con las que se tiene un contacto o comunicación habitual, porque los entornos relevantes de la organización son, en realidad ambientes de información. Los miembros interpretan los mensajes del exterior para obtener información acerca de las condiciones que le rodean. La información recibida ayuda a identificar nuevas dificultades a la hora de realizar las actividades previstas. EI entorno es también una salida básica para los mensajes de los miembros de la organización. Los mensajes enviados proporcionan a los representantes de sus entornos, información sobre las actividades realizadas. En definitiva, las organizaciones y sus entornos están conectados por flujos de mensajes que proporcionan a ambos información relevante.

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