FACTIBILIDAD DE LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA ORGANIZACIÓN CON AYUDA DEL INTERNET

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UNIVERSIDAD VERACRUZANA

FACULTAD DE PSICOLOGÍA-XALAPA

EE. DESARROLLO Y CULTURA DE RECURSOS HUMANOS

MTRA. ANA LUISA

ENSAYO

FACTIBILIDAD DE LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA ORGANIZACIÓN CON AYUDA DEL INTERNET

POR: MONICA ELOISA LÓPEZ LANDA

FECHA: 27 de mayo 2016

Hoy en día habitamos en un mundo globalizado, ahora quien decide no actualizarse se pierde de este mundo que está cambiando constantemente y que nos vuelve más fácil la mayoría de las cosas,  por tal motivo las empresas buscan la innovación apoyándose de las nuevas tecnologías y estas a su vez ayudan a ganar éxito a la organización,  llevando también  a una mejora del proceso de comunicación.

Respecto al mundo anterior, como seres humanos somos conscientes de que la comunicación es parte de nuestra vida, no podemos estar sin comunicarnos, justamente por el papel que tiene este proceso  en cualquier lugar, tiempo o situación,  es que se busca la manera de que la comunicación con los otros resulte más eficaz.  La tecnología nos ha apoyado mucho en este aspecto, como iban a imaginar nuestros ancestros que alguna vez el comunicarse con alguien que se localiza tan lejos sería tan fácil y rápido.

La cultura ha ido en constante evolución y con ella también cambian los medios de comunicación, antes se comunicaban por señales de humo, señas, símbolos etc., con el tiempo se fueron agregando medios como el fax, la radio, la tele, quien iba a imaginar que la computadora, el celular y el internet llegarían formarían parte de nuestra vida cotidiana como un medio para comunicarnos.

En el reporte de la INEGI de las tres principales actividades realizadas en Internet reportadas en 2014, la más recurrente está vinculada a la búsqueda de información, con 67.4 por ciento, seguida del acceso a redes sociales con 39.6 por ciento (Notimex, 2015).

Ahora bien, con ayuda de estas tecnologías como lo son el internet pocas empresas son las que no tienen acceso a una página web, aunado a esto  tenemos que el consumidor de hoy se está acostumbrando a buscar lo que quiere por medio de su dispositivo móvil, Tablet, etc. Sin duda el que una organización tenga una página web, permite que sin ir directamente a la organización conozcamos sobre su misión, su visión, sus integrantes, su localización, imágenes del lugar,  en fin un poco de su cultura y características y el consumidor tiene acceso esta información si ya se localiza en internet.

Entrando a internet nos encontramos con millones de páginas, publicidad y demás de las organizaciones y por otro lado como ya se mencionó las redes sociales, éstas son gran ejemplo del impacto de la manera en que las organizaciones aprovechan el  internet, su función en las organizaciones es mejorar la comunicación entre organización y el consumidor, por medio de ellas se lleva  a cabo la promoción de un producto o servicio e incluso de la misma organización, también es por medio de ellas que los usuarios se pueden expresar, tanto sus dudas como sus insatisfacciones y las empresas se percatan de ello de forma más fácil.

En efecto,  tanto la página web como las redes sociales, además de permitir una mejor comunicación con su consumidor, también permite comunicación interna, es decir entre los mismos integrantes de la organización. Facebook, Twitter, LinkedIn entre otras son adoptadas por los integrantes de la organización para la realización en conjunto de varias tareas. Muchas veces los trabajadores de la organización desconocen varios aspectos de esta misma, como sus políticas, las personas involucradas en todo el proceso de compra y venta, entre otras cosas, las redes sociales  suelen ser un medio por el cual los empleados tienen mayor  acceso y facilidad a información referente a su organización.

Este ensayo  tiene el objetivo de describir la importancia que está teniendo el internet actualmente como medio de comunicación en las empresas y está dirigido a todo aquel que se interese por el tema, principalmente a integrantes de organizaciones que empezaran a incluirse en el mundo de la tecnología e internet, y quieran sacarle provecho a éstas para obtener mejores resultados en factores como la comunicación, que si bien sabemos es elemental en el funcionamiento de la organización y parte de la cultura de ésta.

Para empezar se hablará de la comunicación, ya que este es uno de los procesos más importante e impactantes en de la empresa, para seguir con la tecnología puesto que las organizaciones de hoy han tenido que ir integrándolas, y entre estas tecnologías nos encontramos con el internet y los dispositivos que actualmente utilizamos para comunicarnos.

Desarrollo

La comunicación es un fenómeno que se da naturalmente en toda organización, es el proceso social más importante, y sin ella no existiría ni sociedad ni cultura, por lo tanto no es posible imaginar una organización sin comunicación (Fernández, 2002). Todos los seres humanos siempre nos estamos comunicándonos verbalmente, corporal, o a través de un medio como la radio, televisión, ordenador, teléfono etc. y de manera ascendente, horizontal entre otros en el caso de las organizaciones, en fin siempre estamos comunicando algo y esta comunicación nos permite informar, expresar, argumentar, convivir, entre otras cosas.

Para empezar,  existen varias definiciones de comunicación,  una de ellas es la de Castillo (1994) quien la concibe como un proceso donde participan elementos como el consumidor, la empresa y el mensaje. De modo similar para Fernández (2002):

“La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y los diferentes públicos que tienen en su entorno” (pg. 11).

Si unimos estas dos definiciones nos damos cuenta que la comunicación permite una interacción en donde se transmiten mensajes entre los integrantes de la organización y ellos y sus consumidores; tal como lo menciona Castillo (1994), la comunicación organizacional está vinculada de manera con los objetivos primordiales de la institución, no obstante es uno de los procesos más complicados, si se desarrolla de manera adecuada, puede garantizarle  un buen trabajo en equipo, y por lo tanto éxito económico a la empresa, en contraste con esto  si lo que hay son carencias y dificultades de comunicación pueden haber muchos conflictos y perdidas.  

Retomando el punto de la interacción vemos que  en la organización hay una comunicación interna que se refiere al conjunto de actividades para la creación y el mantenimiento de buena relación  entre sus miembros  a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizaciones. En segundo lugar se habla de la comunicación externa que incluye los mensajes emitidos  por la organización hacia sus diferentes públicos externos encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o promover sus productos y servicios. (Fernández, 2002)

Ahora bien, en busca de una comunicación más rápida interna y externa,  las organizaciones han incluido las nuevas tecnologías a su mobiliario,  incluso autores como Albizu & Landeta, (2001) mencionan que una de las características que debe reunir una empresa para que pueda ser considerada como competidor potencial necesita que, con un determinado dominio tecnológico encuentren nuevas aplicaciones que le permiten adentrarse en sectores en los que no estaban presentes.

Hay que tener en cuenta que los cambios tecnológicos se producen a un ritmo superior al de cualquier periodo pasado y la frecuencia de las innovaciones realizadas sobre los nuevos producto/servicio y las tecnologías está aumentando (Albisu & Landeta, 2001), es decir, las organizaciones además de incluir las tecnologías deben de estar en constante innovación, por ejemplo respecto a la comunicación externa si la empresa empezó a utilizar página web, debe saber que ésta es visualizada ya no solo desde un ordenador, también desde una Tablet o un dispositivo móvil y podrían incluir el sistema de Responsive Web Design, que permite solucionar los problemas de diseño para la gran diversidad de resoluciones y dispositivos (Alonso, 2013), así la página se adaptará dependiendo de donde sea visualizada con el objetivo de dar comodidad al usuario.

Otro ejemplo es el cambio que ha habido de medios de comunicación, años atrás las empresas tenían que tener un teléfono de oficina y les llamaban a sus consumidores, esa era la manera en que buscaban comunicación con ellos, además en su tiempo fue parte tecnológica que facilito la comunicación, ahora ya no basta con tener un teléfono, la computadora se ha vuelto es esencial en las organizaciones  para tareas como escribir documentos informativos, mandar correos electrónicos, revisar redes sociales, etc. y el incluir computadoras permite  a la empresa adaptarse a las nuevas tecnologías.  

Entre éstas nuevas tecnologías nos encontramos con el internet como un medio de comunicación complejo y diferente a sus antecesores, su lenguaje multimedia abarca expresiones visuales, escrito-visuales, sonoras y audiovisuales. Además por el tipo de niveles de comunicación que puede establecer se le considera multinivel (comunicación interpersonal, grupal y masiva), en tanto que el uso del tiempo lo convierte en multicrónico, ya que permite comunicación en tiempo real y diferido. Además se trata de un medio que apuesta por la diversidad: de información, de fuentes, de modos de interacción (chat, correos electrónicos, grupos de discusión, weblogs, etc.), de canales de expresión, de emisores (Crovi, 2006).

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