Consultoria

La consultoría

Servicio prestado por una persona o personas independientes y calificadas en la identificación e investigación de problemas relacionados con políticas, organización procedimientos y métodos; recomendación de medidas apropiadas y prestación de asistencia en la aplicación de dichas recomendaciones.

CARACTERISTICAS DE LA CONSULTORIA

• La consultoría es un servicio independiente.

• La consultaría es esencialmente un servicio consultivo.

• La consultaría es un servicio que proporciona conocimientos y capacidades profesionales para resolver problemas prácticos.

• La consultaría no proporciona soluciones milagrosas.

El proceso de consultoría

El proceso de consultoría es una actividad conjunta del consultor y del cliente destinada a resolver un problema y a aplicar los cambios deseados en la organización del cliente. Este proceso tiene un comienzo (se establece la relación y se inicia el trabajo) y un fin (la partida del consultor). Entre esos dos extremos, el proceso se puede subdividir en varias fases básicas, lo que induce al consultor y al cliente a ser sistemáticos y metódicos y a pasar de una fase a otra y de una operación a otra, siguiendo una secuencia lógica y temporal.

FASES DEL PROCESO DE CONSULTORIA

INICIACIÓN (Preparación inicial)

• Primeros contactos con clientes.

• Diagnostico preliminar.

• Planear el cometido.

• Propuesta de tareas.

• Contrato.

DIAGNOSTICO

• Descubrir los hechos.

• Análisis y síntesis.

• Examen detallado del problema.

PLANIFICACIÓN DE MEDIDAS (Plan de acción)

• Elaborar soluciones.

• Evaluar opciones.

• Propuesta al cliente.

• Planear la aplicación de medidas.

APLICACIÓN (Implementación)

• Contribuir a la aplicación.

• Propuesta de ajustes.

• Capacitación.

TERMINACIÓN

• Evaluación.

• Informe final.

• Establecer compromisos.

• Planes de seguimientos.

• Retirada.

El Consultor de calidad

Son individuos capaces de transformar a una empresa en una organización exitosa después de afrontar pérdidas por ineficiencia, desperdicio, baja moral, y pobre servicio al cliente; mediante el desarrollo de un plan para el mejoramiento continuo, entrenamiento a los ejecutivos en la Gerencia de Calidad, dando a los empleados poder de decisión, y reducción de los defectos.

REQUISITOS EN UN CONSULTOR DE CALIDAD

• Experiencia.

• Costo.

• Habilidad para relacionarse con la alta gerencia.

• Personalidad fuerte.

• Habilidad para trabajar con grupo.

• Empatía.

• Habilidades de entrenamiento.

• Buen comunicador.

• Educación.

• Experiencia en la industria.

• Contactos personales.

Principales razones prácticas por las que un director o gerente solicitan la ayuda de consultores

• Para que aporten conocimientos y técnicas especiales.

Se puede recurrir a consultores cuando una organización carece de las personas capaces de abordar un problema con la misma posibilidad de éxito. Para ello se requieren a menudo métodos y técnicas especiales en que el consultor es un experto.

• Para que aporten una intensa ayuda profesional con carácter temporal.

En otras situaciones, la organización puede disponer de los conocimientos técnicos requeridos, pero los directores de alto nivel o los especialistas del personal tienen que concentrarse en un trabajo a fondo y constante sobre un problema o proyecto principal. El funcionamiento cotidiano de la organización les deja escaso tiempo y no es fácil ocuparse simultáneamente de cuestiones prácticas y conceptuales. Los consultores no sólo aportan el tiempo, sino que dejan la organización una vez que han terminado su contenido.

• Para que aporten una opinión externa imparcial.

En cambio, debido a su independencia de la organización del cliente y a que no está influido por los hábitos de la organización, un consultor puede aportar un nuevo punto de vista y ser imparcial en situaciones donde ningún miembro de la organización los sería. Algunos directores y gerentes han adoptado la práctica de recurrir a un consultor como a un colaborador secreto con el que examinan todas las decisiones importantes antes de adoptarlas.

• Para que justifiquen las decisiones de la dirección.

Un director puede haber determinado sus objetivos y adoptado su decisión, pero quiere poder decir que está aplicando sugerencias hechas por un consultor independiente.

IMPORTANCIA DE LOS CONSULTORES

Algunas de las funciones más importantes realizadas por los consultores y en especial los de procesos se indican a continuación:

• Crear un clima de apertura y un ambiente de confianza y respeto a la individualidad de las personas en el seno de los equipos de trabajo.

• Ayudar a los equipos de trabajo (personal) a identificar los obstáculos que impiden el logro de las metas propuestas.

• Favorecer la solución de problemas en equipo mediante el análisis de sus causas y la generación de alternativas de solución.

• Promover e intervenir en los cambios que resultan necesarios, según indique el análisis de los problemas.

• Proponer los instrumentos que faciliten la realización de las acciones de cambio.

• Trabajar concientemente en la formación y desarrollo de los trabajadores y directivos a fin de crear una capacidad propia y permanente de cambio y asegurarse la irreversibilidad de los cambios.

¿POR QUÉ ES NECESARIO EL TRABAJO DE LOS CONSULTORES?

En general, los directores recurren a los consultores si se dan cuenta de que necesitan ayuda para resolver algún problema. El trabajo del consultor comienza cuando una situación determinada se considera insatisfactoria y/o susceptible de mejora; idealmente, termina con una situación en que se ha producido un cambio, que se debe valorar como una mejora Directa e Indirectamente, todos los cambios originados y llevados a cabo con la ayuda del consultor deben contribuir a mejorar la calidad de la dirección y a lograr un funcionamiento bueno o excelente de la organización.

¿QUIÉN RECURRE A CONSULTORES?

La consultoría como servicio profesional y método para introducir cambios no se limita a un tipo particular de organización o de situación económica o empresarial. En el curso de su historia, la consultoría se ha ido extendiendo a nuevas esferas de la actividad humana, nuevos países y nuevas regiones.

Planificación

La planificación debe concebirse como un medio (un conjunto articulado de técnicas, instrumentos y herramientas específicas) para la consecución de un fin, objetivo o propósito, cualquiera que éste sea (el aumento de la producción, la mejora del funcionamiento de una organización, la prestación de un servicio.

"La Planificación Estratégica de la calidad" es el proceso por el cual una empresa define su razón de ser en el mercado, su estado deseado en el futuro y desarrolla los objetivos y las acciones concretas para llegar a alcanzar el estado deseado. Se refiere, en esencia, al proceso de preparación necesario para alcanzar los objetivos de la calidad.

Los beneficios derivados del proceso de planificación son éstos:

• Alinea áreas clave de negocio para conseguir aumentar la lealtad de clientes, el valor del accionista y la calidad, a su vez una disminución de los costos.

• Fomenta la cooperación entre departamentos.

• Proporciona la participación y el compromiso de los empleados.

• Construye un sistema sensible, flexible y disciplinado.

POLÍTICA DE CALIDAD

La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento adecuado de una buena política de calidad, que pueda definir con precisión lo esperado de los empleados; así como también de los productos o servicios que sean brindados a los clientes. Dicha política requiere de la debida autorización del presidente. La política de calidad debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser aplicada a las actividades de cualquier empleado, igualmente podrá aplicarse a la calidad de los productos o servicios que ofrece la compañía. También es necesario establecer claramente los estándares de calidad, y así poder cubrir todos los aspectos relacionados al sistema de calidad.

La misión de la organización

El enunciado de la misión establece el objetivo principal del accionar de la organización, comunicando su esencia, su significado último y la justificación social de su existencia. Para ello, la formulación de la misión suele incluir tres elementos principales:

• i. Visión

La visión de una organización trata de describir la imagen ideal de la organización que se desea tener en el futuro, es una imagen guía del éxito de la organización. En este sentido, la visión refleja un conjunto de aspiraciones, sueños o esperanzas de la organización en el largo plazo. El enunciado de la visión debe ser consistente con los valores y cultura de la organización, representar un desafío para ésta y ser lo suficientemente ambiciosa y atractiva como para motivar al personal de la organización en su trabajo diario.

• ii. Análisis FODA

Utilidad: Técnica habitualmente utilizada para reflexionar acerca de las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades de una organización y sistematizarlas de manera global (también puede aplicarse a un

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