Cuestionario De Control

Cuestionario de Control

1. ¿Qué es control?

Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adaptado, con las instrucciones emitidas y principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

2. ¿Cuáles son los elementos del control?

a. Relación con lo planeado

b. Medición

c. Detectar desviaciones

d. Establecer medidas correctivas

3. ¿Qué es relación con lo planeado?

El control siempre existe para verificar los objetivos que se establecen en la planeación. Como se dejó entrever, muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.

4. ¿Qué es medición?

Sirve para controlar, medir y cuantificar los resultados.

5. ¿Qué es detectar desviaciones?

Una de las funciones inherentes al control, es describir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

6. ¿Qué es establecer medidas correctivas?

El objeto del control es prever y corregir los errores.

7. ¿Cuál es la importancia del control?

1. Establece las medidas para corregir las actividades.

2. Se aplica a todo: a las cosas, personas y actos.

3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar las desviaciones para que no se vuelvan a presentar.

4. Localizan a los sectores responsables de la administración.

5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes.

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7. Su aplicación incide directamente en la razonalización de la administración y consecuentemente en el logro de la productividad.

8. ¿Cuáles son los principios del control?

1. Equilibrio

2. De los estándares

3. De la oportunidad

4. De las desviaciones

5. Costeabilidad

6. Excepción

7. De la función controlada

9. ¿Qué es principio de equilibrio?

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente, de la misma manera que la autoridad que se delega y de la responsabilidad que se comparte.

10. ¿Qué es principio de los estándares?

Se refiere a que el control existe en función de la identificación de los estándares. Ningún control será válido si no se fundamenta en un estándar a seguir, por tanto es imprescindible establecer modelos, medidas específicas de actuación o estándares que sirvan de patrón para evaluar lo establecido anteriormente. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y consecuentemente pérdidas de tiempo y dinero.

11. ¿Qué es principio de la oportunidad?

El control, para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.

12. ¿Qué es principio de las desviaciones?

Las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

13. ¿Qué es principio de costeabilidad?

Establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste presente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte.

14. ¿Qué es principio de excepción?

El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales y representativas a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control.

15. ¿Qué es principio de la función controlada?

Este principio es básico, ya que señala que la persona o función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

16. ¿Cuáles son los pasos para el proceso de control?

1. Identificación del estándar

2. Medición de resultados

3. Comparación

4. Detección de desviaciones

5. Corrección

6. Retroalimentación

17. ¿Qué es identificación del estándar?

El administrador identifica el estándar que fue establecido y le va a servir como modelo de comparación para evaluarlo. La identificación de los estándares representa el estado de ejecución deseado en su aplicación.

18. ¿Qué es medición de resultados?

Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares. Los modelos administrativos de acuerdo con sus características propias, pueden ser: cuantitativos (si son susceptibles de medirse en unidades numéricas) o cualitativos (cuando se establecen subjetivamente y los aspectos que se evalúan son referentes a ciertas cualidades).

19. ¿Qué es comparación?

Una vez efectuada la medición y obtenida la información será necesario comprobar los resultados medidos en relación con los estándares establecidos.

20. ¿Qué es detección de desviaciones?

El resultado de la comparación da la determinación de las desviaciones entre el desempeño real y el estándar, mismas que deberían reportarse inmediatamente.

21. ¿Qué es corrección?

La unidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

22. ¿Qué es retroalimentación?

Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

23. ¿Qué se necesita para hacer una implantación de un sistema de control?

1. Contar con objetivos y estándares que sean estables

2. Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles

3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos. Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no contribuye a la eficiencia

4. Evaluar la efectividad de los controles:

a. Eliminando aquellas que no sirven

b. Simplificándolos

c. Combinándolos para perfeccionarlos

24. ¿Cuáles son las características que el control necesita para ser efectivo?

1. Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional

2. Oportunidad

3. Accesibilidad

4. Ubicación estratégica

25. ¿Qué es reflejar la naturaleza de la estructura organizacional?

Un sistema de control debería ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Así una empresa pequeña necesita un sistema distinto al de una grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los de producción. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia; como la función del control no puede suplir una organización precaria.

26. ¿Qué es oportunidad?

Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan.

27. ¿Qué es accesibilidad?

Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación.

28. ¿Qué es ubicación estratégica?

Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.

29. ¿Cuáles son los factores que comprende el control?

a. Cantidad

b. Tiempo

c. Costo

d. Calidad

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo. El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a través del factor tiempo se controla las fechas programadas; el costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por último la calidad se refiere a las especificaciones que deben reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

30. ¿Cómo se clasifica el control y su periodicidad?

a. Control preliminar

b. Control concurrente

c. Control posterior

31. ¿Qué es control preliminar?

Es aquél que se efectúa antes de realizar las actividades.

32. ¿Qué es control concurrente?

Se ejerce de manera simultánea a la realización de las actividades como un proceso continuo.

33. ¿Qué es control posterior?

Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas. Su objetivo es administrar información para comparar los resultados obtenidos.

34. ¿Qué es control por áreas funcionales?

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten en los diferentes niveles y áreas administrativas

...