DIAGNOSTICO SITUACIONAL Empresa TEXTIL

Enero de 2.019

Señora:

Propietaria

Empresa TEXTIL

                    El presente material corresponde al resultado obtenido en el periodo comprendido entre los meses de noviembre, diciembre del 2.011 solicitado por usted. El mismo se encuentra dividido en las siguientes partes:

1. Características del Trabajo; y,
2. Resultados Obtenidos:

1. Informe Cualitativo;
2. Análisis FODA
3. Sugerencias y,
4. Recomendaciones.

A. CARACTERÍSTICAS DEL TRABAJO

1. Naturaleza: Diagnóstico Situacional.
2. Justificación: La necesidad organización y control en la empresa.
3. Alcance: Toda la empresa.
4. Limitaciones: Revisión documentaria en base a lo proveído por la empresa.
5. Responsable del trabajo: Lic. Andrés Villalba
6. Antecedentes: Gestión deficiente en la administración y la toma de decisiones
7. Objetivos:

1. Brindar información sobre la Situación Actual del funcionamiento administrativo y organizacional; y,
2. Establecer un orden de prioridades a ser atendidas por la organización para su mejoramiento administrativo.

1. Técnicas utilizadas para:

1. Relevamiento de datos: Entrevistas, observación y revisión documentaria.
2. Estudio de datos: Análisis, confrontación, índices, herramientas administrativas básicas, herramientas administrativas gerenciales.

B. RESULTADOS OBTENIDOS

1. Informe Cualitativo

En el estudio realizado en base a las Variables Administrativas Básicas se han obtenido los siguientes resultados:

1. TAREA: las actividades son realizadas en forma empírica y sincrónica  según las necesidades que se presentan y la disponibilidad de los recursos (humanos, materiales) del momento.  No existe un manual de funciones y se observa  que las mismas no se encuentran divididas por sector o personas, lo que denota que no están claramente establecidas o asignadas las  responsabilidades  para cada una de las funciones.

1. Acción: los funcionarios no tienen establecido procedimientos, y la realización  denota inconsistencia. Existe cierta pasividad en  la realización de sus labores por no tener bien definida o delimitadas  sus responsabilidades individuales como así también las prioridades organizacionales, por lo que en consecuencia rechazan el control. En el entorno inmediato se resiente esta falencia generando disconformidad en la realización de controles.

1. Secuencia: los procesos tienen una secuencia empírica  por lo cual se presentan omisiones en algunas funciones.

1. Efectividad: se percibe un aumento en las tareas diarias,  afectando la eficiencia. Las exigencias externas están en crecimiento por lo que hasta ahora la eficacia primaria cubre con mucho pesar las demandas y expectativas.

1. Supervisión: es realizada por  una sola persona pero sin un método preestablecido, ajustándose a  la revisión de lo ocurrido, no se conocen de informes o documentos que avalen un seguimiento a los resultados de cada una de las áreas que son objeto de inspección.

1. Tiempo: no existe predisposición para optimizar el tiempo por medio de la implementación de un sistema informático, la escasez de especificaciones procedimentales y la falta de delegación efectiva de procesos rutinarios  distorsiona cualquier actividad a ser desarrollada.

1. ESTRUCTURA: es piramidal baja con una línea de mando directa y bien definida, generando una dependencia absoluta del estamento superior en la toma de decisiones. No existe una departamentalización por lo que las funciones no están definidas generando situaciones  divergentes la cual tiene incidencia en la efectividad de las tareas.

1. Infraestructura: la misma se encuentra en etapa de cambios en relación a la ubicación física, y así mismo a sus dependencias.

1. Maquinarias: Existen máquinas de coser tipo industrial, rectas, overlock, botonera, máquinas de coser para ojales etc., las mismas se encuentran en la etapa de realizarles el mantenimiento correspondiente de tal manera a que mantengan su nivel optimo para los trabajos recurrentes.

1. Herramientas: Existen computadoras se encuentran el 80 % en condiciones adecuadas. Faltan ser optimizadas con UPS y todas cuentan con Internet.

1. Seguridad: se observa falta de extintores como así también, salida de emergencia,

1. PERSONA: cuenta con alrededor de 7 funcionarios con edades que oscilan entre 17 y 40 años. La media en edad es de  27 años; siendo 3 de  los  funcionarios con menos de 1 año de antigüedad. El nivel general de formación es secundario. El grupo Humano participó de las entrevistas realizadas como elemento base de este trabajo con mucha predisposición, apertura y expectativa.

1. Aptitud: en general, los funcionarios son personas que se están formando en la empresa en base a los conocimientos empíricos asimilados con el correr del tiempo. Los funcionarios poseen nivel de formación primaria y secundaria, compatible con la actividad laboral que realizan, debiéndose complementar estos conocimientos con cursos de capacitación en la confección, corte, atención al cliente, curso de ventas e informático.

1. Actitud: en general, cumplen con las tareas que les son solicitadas, demostrando predisposición para acompañar el ritmo de la empresa. Se observa la falta de responsabilidad y respeto, especialmente a la propietaria, pero se denota una confusión en relación a la idea de  compañerismo y la amistad personal entre algunos miembros del grupo donde confunden los intereses individuales y los de la organización. La actitud negativa no está enraizada por lo que es factible generar un cambio  buscando la excelencia.

1. Derechos: no se tiene ningún documento formalizado al respecto y no tienen bien claro sus derechos, no poseen privilegios menores. Así también existe un  acceso directo a la Propietaria (aspecto que es valorado, pero no en su total dimensión).

1. Obligaciones: no existe un Reglamento Interno, por lo que no está bien clarificado las responsabilidades individuales y resulta complejo identificar con exactitud porque efectúa o no su tarea (se percibe una necesidad del mismo por parte de los miembros de la empresa).

1. COMUNICACIÓN: son utilizados canales  informales, por lo general vía oral. La comunicación es fluida y abierta en toda la organización, pero se denota distorsiones  que generan omisiones en las tareas o por el sistema utilizado para la comunicación, lo que da lugar a justificar dichas faltas. Se percibe  descontento en relación al modo de comunicación de la persona asignada para el control hacia su entorno.

1. AMBIENTE: Se aprecia un ambiente de trabajo en cierta medida tenso y desordenado. La falta de priorización con uniformidad hace que se generen momentos de presión innecesaria que altera el buen funcionar de la organización. Se identificaron situaciones en donde los empleados son utilizados para otros menesteres dificultando el trabajo rutinario.

1. Clientes: Focalizado en empresas, pero se desconoce la cantidad de los mismos por no contar con base de datos.

1. Servicios: En proyecto existen servicios adicionales en relación a lo presupuestado por las empresas (Clientes) para sus uniformes de temporadas y regalos empresariales.

1. Proveedores: se percibe un buen relacionamiento y trabajo cooperativo con los mismos. No se visualiza una proyección de vínculo comercial con fabricantes directos.

1. Competidores: Existen varios, dada la actual situación del rubro en la zona, se percibe la atención a los aspectos más urgentes, sin embargo superada esta etapa hay que considerar que la nueva situación generará o despertará en los competidores cierto nivel de agresividad para posicionarse nuevamente.

1. CREATIVIDAD: a excepción de la parte de diseño,  están habituados a recibir directrices, costumbre arraigada que da comodidad, pudiendo generar desinterés y estancamiento. Por otro lado es importante destacar la falta de capacitación de los funcionarios para así captar soluciones prácticas a situaciones que se presentan.

1. TECNOLOGÍA: los conocimientos administrativos son limitados y por lo tanto poco aplicados, no obstante, se vuelve a resaltar el interés manifestado y percibido por algunos de ellos para el mejoramiento administrativo.

1. Registros: No posee un sistema informático para realizar registros sustentables, las formas utilizadas son incompletas, con datos medianamente secuenciales no utilizados para controles paralelos o por oposición.  

1. Archivos: el sistema utilizado es por medio de los sistemas de archivos generados por el contador y no se poseen un archivo dentro de la institución.

1. Información: se maneja de manera informal, pudiendo acceder a las mismas personas ajenas al tema en cuestión. No se aprovechan de manera eficiente los datos, por lo que no se genera información oportuna para la toma de decisiones.

1. Investigación y Desarrollo: se detectan acciones correctivas antes que preventivas. Se percibe en el grupo de funcionarios una necesidad de asesoramiento y capacitación.

1. PRODUCTIVIDAD: arroja resultados no alentadores, existe un interesante número de clientes donde se resalta la falta de habilidad de negociación y falta de acompañamiento permanente de los propietarios.

En el estudio realizado en base a las Funciones Administrativas Básicas se han obtenido los siguientes resultados:

...