Del Sistema De Información En La Organización, A La Organización Como Sistema De Información

5.1. La organización.

En líneas generales, una organización es cualquier institución compuesta de recursos, cuya combinación, permite alcanzar una serie de objetivos. El ser humano vive y se relaciona dentro de organizaciones, lo que ha dado lugar a que nuestra sociedad haya sido denominada "burocrática" u "organizacional". [37]

Las organizaciones pueden ser definidas por sus estructuras, formadas por múltiples canales y normas. La organización es un complejo de canales a través de los cuales los productos, servicios, recursos y flujos de información transitan de un punto a otro dentro de la organización, y también entre la organización y su entorno [38].

La organización se define por su estructura y por su funcionamiento , de manera que se introduce la estructura como elemento estático y el funcionamiento como dinámico [39] , lo cual nos lleva a diferenciar la estructura, es decir la combinación de las diferentes partes de la organización con su funcionamiento.

Para Ivancevichet al. [40] , la estructura de la organización "es el entramado de puestos de trabajo y departamentos que orienta la conducta de los individuos y grupos hacia la consecución de los objetivos de la organización".

La estructura permite la existencia de un orden metódico entre las distintas funciones de la organización lo que permite conseguir los objetivos fijados.

5.2. Modelos estructurales tradicionales y nuevos modelos.

Si bien son muchos los autores que han clasificado las distintas estructuras de las organizaciones, podemos resumir diciendo que en las últimas décadas se ha pasado de una estructura piramidal y jerárquica a otro tipo de organizaciones donde las relaciones jerárq uicas rígidas han cambiado sus formas estrictas por otras menos rígidas, donde se comparte información. [41]

En los últimos años han aparecido una serie de perspectivas y orientaciones organizacionales que han propugnado un modelo de organización diferente al tradicional.

En 1965, Anthony [42] definió un modelo de empresa industrial, o modelo de organización vertical, definido por diferentes niveles directivos, cuyas relaciones se basaban en la jerarquía y en la obediencia, de tal manera, que la información fluía desde los niveles inferiores de la organización hacia los niveles superiores, y desde estos últimos se generaban las órdenes que llegaban al resto de la organización.

Sin embargo, este modelo jerárquico, tiende a ser sustituido en la actualidad por otro donde la información y las órdenes fluyen en todos los sentidos, y que supone la sustitución del modelo vertical por otro modelo horizontal, o de empresa horizontal.

Esta nueva organización ha sido estudiada por diversos autores, cada uno de los cuales la ha definido de un modo. Citaremos sólo algunos de ellos:

• Peter Senge [43], la llama organización aprehendiente, y supone la integración de pensamiento y toma de decisiones en el conjunto de la organización.

• Ruth Stanat [44], red de información compartida, en la que cada miembro dispone de la información que requiere para cumplir sus funciones.

• Choo [45] , la denomina la organizaciónastuta(knowing organization.

• Nonaka y Takeuchi [46] han presentado un modelo que permite conocer cómo las organizaciones crean conocimiento. La creación de conocimiento se consigue a través del reconocimiento de las relaciones sinérgicas entre conocimiento tácito y el conocimiento explícito [47], y permite la innovación constante..

• Manuel Castells[48] ha optado por denominar al nuevo modelo "empresa-red" o el paso de las burocracias verticales a la gran empresa horizontal, caracterizada por siete tendencias:" Organización en torno al proceso no a la tarea; jerarquía plana; gestión en equipo; medida de los resultados por la satisfacción del cliente; recompensas basadas en los resultados del equipo; maximización de los contactos con los proveedores y clientes; e información y formación de los empleados en todos los niveles [49] ". Este autor señala que en este modelo la información circula en redes entre empresas, redes dentro de las empresas, o en redes entre personas, y asegura que "las redes son el elemento fundamental del que están y estarán hechas las nuevas organizaciones [50]".

• El gurú de la gestión Peter Drucker [51], denomina a la nueva organización como orquestal: "Hacia 1970 la información empezó a transformar las organizaciones; pronto aprendimos que la introducción en éstas de la información como elemento estructural y orgánico significa la eliminación de muchos, si no de la mayoría, de los niveles de dirección. En la organización tradicional, la mayoría de personas llamadas directivos no dirigían realmente; lo que hacían era pasar órdenes hacia abajo e información hacia arriba. Si la información está disponible, sobran. El modelo justo para la organización basada en la información no son las fuerzas armadas, aún en su forma modificada; es la orquesta sinfónica en la cual cada músico toca directamente y sin intermediarios para el presidente ejecutivo, el director, y puede hacerlo porque todos tienen la misma partitura, es decir, la misma información. También lo es el conjunto de jazz, en el cual cada músico asume la responsabilidad de la partitura."

Finalmente, para Joan Costa [52] este periplo que ha mostrado la evolución del management o gestión, se representaría gráficamente, en la disolución del modelo piramidal, basado en niveles de jerarquía y mando ya expresados con anterioridad, por otro modelo sistémico, molecular, en forma de malla o red, basado en la interacción y la comunicación.

El mismo Costa ejemplifica con las palabras del presidente de una empresa francesa que decía: " Yo estaba en la cúspide de una pirámide, y me encuentro ahora dentro de una molécula ".

5.3. Concepto general de sistemas de información.

Hasta el momento hemos contextualizado a la información dentro de la Ciencia de la Administración, y a su vez dentro de la planificación y de la toma de decisiones como la conversión de la información en acción. Además hemos implicado al conjunto de la organización como un todo capaz de vertebrar las necesidades de información de todos los elementos que conforman una empresa.

A partir de ahora introduciremos al alumno en el concepto general de sistemas de información, para desde ahí aplicarlo a los sistemas de información en la empresa.

Horton entiende por sistema una serie estructurada o integrada de procesos para manejar información o datos caracterizada por un procesamiento repetitivo de inputs , actualización de datos y generación de outputs.

Sin embargo la denominación de sistema de información es muy ambigua en tanto que engloba gran cantidad de defini ciones y enfoques, y todo ello dependiendo de la perspectiva que adopte el autor de la investigación. [53]

Un modelo general contemplado es el que ofrece el profesor López Yepes [54] que diferencia tres modelos:

• Modelo A. Que contempla desde una perspectiva general y cuyo estudio es utilizado para el desarrollo del resto de modelos. Yepes cita a Debons que lo denomina sistema de información generalizada, que es un modelo compuesto de:

Entorno.

Adquisición de datos, transmisión, proceso, almacenamiento, utilización y transferencia.

• Modelo B. Es un subsistema dentro de las organizaciones. Destaca los sistemas de información para la gestión (MIS) y los sistemas de gestión de información.

• Modelo C. Es el "resultado de la conjunción de redes y centros de información, enmarcado en las políticas nacionales y territoriales de información. En este sentido el sistema actúa bajo el principio de la centralización, y la red bajo el principio de coordinación de centros en que, por delegación, se invisten de determinada responsabilidad en la recolección y difusión de fuentes".[55]

Senn[56]diferencia entre los siguientes tipos de sistemas de información:

• sistemas para el procesamiento de transacciones,

• sistemas de información administrativa,

• y sistemas de información para la decisión.

Este autor discierne, a su vez, entre sistemas abiertos que interactúan con su medio ambiente, reciben entradas y producen salidas. Y sistemas cerrados, que no interactúan con su medio ambiente [57].

Otra clasificación distingue entre aquellos que sirven para la toma de decisiones estructuradas, y los que sirven para la toma de decisiones semiestructuradas, donde existen riesgos y criterios múltiples [58]. Conceptos éstos, ya vislumbrados en el apartado de la toma de decisiones.

Para Debons [59] sistema de información es "un conjunto de personas, maquinaria y procedimientos que integrados hacen posible a los individuos trabajar con inputs y demandas que aparecen en el trabajo cotidiano".

Lluís Codina [60] ha analizado los sistemas de información como una disciplina de interés para la investigación, de tal forma que parte de la teoría de sistemas y desde allí señala que un sistema "es un conjunto de elementos que interactúan unidos por una relación de influencia" e identifica las siguientes características: propósito del sistema, elementos del sistema o composición interna, entorno del sistema, entradas, salidas y procesos de transformación o funciones del sistema.

Así que para Codina un sistema de información es un modelo de una parte de la realidad, y como tal mantiene registros sobre algún aspecto de esa realidad.

Para Samuelson [61] "sistema de información es la

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