Descripción de puestos. Dueño.gerente

DESCRIPCION DE PUESTOS

DUEÑO

Como propietario de un  negocio, es posible tener un estilo de vida de libertad y flexibilidad que no se ofrece a un empleado. Sin embargo, ser propietario de una empresa también lleva una mayor responsabilidad con muchas más tareas que implicar la toma de decisiones más importantes de para el futuro de la empresa. La mayoría de las empresas cuentan con recursos limitados en el lanzamiento, lo que significa que, como propietario, tienes muchas responsabilidades, dependiendo de la naturaleza del negocio, algunas de las responsabilidades son las que se mencionas a continuación:

El trabajo del propietario es formar esa definición:

• Establecer estrategias de mercadotecnia, servicio al cliente y ventas adecuadas.
• Conocer las finanzas exactas en todo momento para tomar decisiones y cuidar la rentabilidad
• Tomar decisiones y tener la información a la mano.
• Definir el esqueleto de la empresa: Misión, Visión, Cultura.
• Formar y mantener un equipo de trabajo de primer nivel.
• Crear con el equipo directivo la planeación estratégica adecuada para cumplir con las metas a corto plazo y con la Visión en el largo plazo.
• Establecer las políticas de operación: Organigrama, Procedimientos, manuales, descripciones de puesto, políticas de compensación.
• Definir un gerente general, el gerente general se encargará de llevar a la práctica todo lo establecido en los puntos anteriores.
• Conseguir pronto un equipo, un grupo de directivos, o coach externos y ayuden con ideas para llevarla a mejores niveles cada vez

gerente

Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado para que la empresa tenga resultados deseados y que esta también tenga  un desarrollo mayor, efectuando esto durante la jornada de trabajo.

Entre las funciones que un gerente debe de realizar están las siguientes:

• Tener conocimiento del entorno actual que pueda afectar en el funcionamiento de la empresa.
• Ser un líder y motivador para los empleado y con ello ayudar a aumentar la productividad de los trabajadores.
• Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.
• Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las funciones y los cargos.
• Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar.
• Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las desviaciones o diferencias.
• Coordinarse con los integrantes de las demás áreas para mantener un equilibro en la manera que se toman ñas decisiones en la empresa.
• Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado para cada cargo.
• Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal, contable, etc.
• Tomar las decisiones necesarias para un buen funcionamiento de la empresa.
• Desarrollar estrategias que ayuden a la empresa a aumentar las ventas y por ende obtener mejores ingresos a corto y largo plazo.

COMPRAS

Realizar las adquisiciones las prendas que no estén en existencia en la empresa, e insumos requeridos por las  áreas que lo necesiten, y que estas estén y sean de las  mejore calidad  y condiciones de rentabilidad para la empresa, efectuando de manera simultánea el control de las órdenes de servicio del área de ventas con el propósito de administrar de manera efectiva el programa de mantenimiento preventivo y/o correctivo

Actividades del puesto:

• Integrar el catálogo de proveedores de la empresa, efectuando una selección de acuerdo a su ubicación geográfica y condiciones de pago y entrega del producto, convenientes para la empresa.
• Realizar cotizaciones a proveedores, coordinando las acciones de compra y selección del proveedor con la Gerencia General.  
• Realizar las negociaciones con proveedores, obteniendo las mejores condiciones de crédito, tiempos de entrega y precios que sean rentables para la empresa.  
• Realizar las adquisiciones de mercancías de calidad y  de generar la orden de compra, especificando en la misma los precios, condiciones de pago y lugar de entrega.  
• Asegurar en los procesos de recepción de los equipos, refacciones e insumos que la orden de compra se concilie contra la remisión o factura del proveedor, revisando que todo esté en las condiciones y de la calidad requerida.
• Realizar la autorización del pago de las facturas de proveedores mediante el registro de su firma en las mismas, asegurando que se cumplieron todas las condiciones pactadas en la orden de compra.  

Encargado de compras

Funciones del encargado de compras:

• Búsqueda  y selección de los mejores proveedores.
• Negociación directa con proveedores.
• Revisar constantemente  junto al encargado de almacén el estock.
• Analizar periódicamente los precios de las materias primas, componentes o materiales
• Control de calidad de las materias primas y componentes
• Controlar toda la gestión documental que acompaña a cada compra
• Diseñar el área de compras
• Mostrar la información al gerente de compras.

VENTAS

La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las actividades en este campo. Debido a que durante el desarrollo de los planes de venta ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe de dar seguimiento y control continuo a las actividades de venta.

El departamento de ventas está encargado de hacer las siguientes actividades:

• Elaborar pronósticos de ventas
• Establecer precios
• Realizar publicidad y promoción de ventas
• Llevar un adecuado control y análisis de las ventas
• El departamento de ventas debe mantener una relación directa con el almacén a fin de contar con suficiente inventario para cubrir la demanda.
• Los vendedores deben tener una relación estrecha con el departamento de créditos para evitar vender a clientes morosos, conocer las líneas de crédito, así como el saldo de cada cliente.
• No deben existir preferencias entre clientes en cuanto a plazos, descuentos, a menos que sean autorizados por la gerencia general

Cajero

La función del cajero incluye un conjunto de actividades que en un sentido general se resumen en:

• Contar el dinero de la caja para garantizar que las cantidades sean las correctas y que haya suficiente cambio.
• Establecer o identificar los precios de las mercancías, los servicios o la admisión, así como tabular y totalizar las facturas.
• Recibir y registrar los pagos en efectivo,  tarjeta de crédito, débito automático.
• Entregar recibos, reembolsos, créditos o el cambio que se les adeude a los clientes.
• Retirar las etiquetas de los precios, los dispositivos especiales de seguridad y, si fuera necesario, empaquetar las mercancías.
• Ocuparse de las devoluciones y los cambios.
• Resolver las reclamaciones de los clientes y facilitar información sobre los procedimientos o las normas.
• Mantener limpia y en orden la zona de caja y surtirla de cambio, de rollos para la caja.
• Calcular los pagos totales recibidos y cotejar las entradas con los recibos y los rollos de la caja y mantener los registros de otras transacciones.

Vendedor

La función del vendedor incluye un conjunto de actividades que en un sentido general se resumen en:

• Establecer un nexo entre el cliente y la empresa.
• Contribuir a la solución de problemas.
• Administrar su territorio o zona de ventas.
• Resolver dudas de los clientes acerca de la ropa.
• Integrarse a las actividades de mercadotecnia de la empresa que representa.
• Comunicar adecuadamente a los clientes la información que la empresa preparó para ellos acerca de los productos.
• Asesorar a los clientes, acerca de cómo los productos o servicios que ofrece pueden satisfacer sus necesidades, cómo utilizarlos apropiadamente para que tengan una óptima experiencia con ellos.
• Retroalimentar a la empresa informando a los canales adecuados, como el departamento de ventas todo lo que sucede en el mercado,  como: inquietudes de los clientes, requerimientos, quejas, reclamos, agradecimientos, sugerencias.

Despachador 

• Preparar mercancía con precisión para su posterior venta.
• Prepara mercancía para envíos
• Empaca, sella y etiqueta cajas para ventas.
• Llevar mercancías del almacén a los mostradores.
• Trabajar con ventas para revisar las ventas de las mercancías.
• Informar al jefe inmediato cualquier anomalía que se presente con relación las mercancías existentes en mostrador.
•  Acomodar las mercancías en los mostradores de acuerdo a su clasificación.

ALMACEN

En el área de almacén se aseguran de que las mercancías entren y salgan de los almacenes de la mejor manera posible. Organizan la planificación de las entregas tanto salientes como entrantes y llevan un registro de las mercancías que llegan y salen.

• En el área de almacén son responsables de supervisar y dar formación al personal del almacén de todos los grados.
• Planifican el trabajo del personal y se ocupan de las cuestiones de disciplina.
• Participar en actividades como cargar y descargar camiones y firmar los albaranes.
• Además de trabajar en una oficina, pasar tiempo en el almacén.
• La dirección de las operaciones de entrada y salida de la mercancía.
• El control de la circulación  de la mercancía de manera que ésta resulte rentable.

Jefe de almacén:

• La verificación del cumplimiento de las órdenes de pedido, asegurándose de que los procedimientos planeados se cumplan en el tiempo, con la calidad y la seguridad previstas.
• El control sobre el mantenimiento del almacén para evitar errores y agilizar los procesos de recepción de las mercancías.
• Decidir sobre los recursos que se deben emplear, ya sean medios materiales o humanos.
• Decide sobre los procedimientos de control de inventario y supervisa su cumplimiento
• Tiene que controlar los stocks y las condiciones en las que éste se almacena. D
• Decide también la ubicación de la mercancía en el almacén, teniendo en cuenta las características de la misma y las manipulaciones que vaya a sufrir.
• Gestionar el almacén en su sentido más amplio, eligiendo las políticas más rentables y de acuerdo con la estrategia de la empresa

Auxiliar de almacén

Asistir en las actividades de almacén, recibiendo, revisando y organizando las mercancías que la tienda adquiera.

• Auxiliar en la recepción, estiba, acomodo y clasificación de las mercancías  y artículos abastecidos por los proveedores, conforme al procedimiento establecido por el área.
• Registrar los movimientos de entradas y salidas de mercancías,  para el adecuado control de los inventarios.
• Colaborar en el suministro del material solicitado por las diferentes áreas de la tienda.
• Participar en el levantamiento de inventarios físicos, de acuerdo a los procedimientos que la tienda ha establecido.
• Reportar a su jefe inmediato los requerimientos de mercancías para su abastecimiento.
• Custodia la mercancía existente en el almacén.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Cargador

• Participar en actividades como cargar y descargar camiones y firmar los albaranes.
• Entregar las mercancías al porteador en el lugar y en el momento acordado.
• Entregar las mercancías acondicionadas para su transporte.
• Facilitar al auxiliar de almacén la información y la documentación necesaria para realizar el transporte de las mercancías.

MANTENIMIENTO

Controlar la ejecución de las actividades de mantenimiento y reparaciones en dependencias de la Institución, distribuyendo, coordinando y supervisando los trabajos del personal a su cargo, para garantizar el buen funcionamiento y conservación de los bienes muebles e inmuebles.

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