Diagnostico Comunicacion Interna

En el mes de octubre del año en curso, se tuvo un acercamiento con la empresa “Elektra” con la finalidad de observar y elaborar un diagnostico que permitiera conocer la funcionalidad de la estructura comunicacional que utilizan los empleados dentro de la empresa, conocer cómo es que la empresa utiliza la comunicación para resolver los problemas laborales y establecer si los métodos utilizados son llevados a cabo de la manera correcta.

Para obtener los datos necesarios para el diagnostico, se realizó una investigación que se dividió en dos etapas, la primera constó en recabar información por medio de encuestas y observación no participante, mientras que en la segunda etapa se analizó la información, con las que se crearon propuestas con el objetivo de ayudar a mejorar la comunicación de la empresa y para desarrollar un mejor ámbito laboral.

Durante esta investigación no solo se revisará la comunicación interpersonal de los empleados, sino también la comunicación que tiene la empresa hacia los empleados y viceversa, cuáles son los medios que se utilizan para mantener un buen flujo comunicacional que permita un ambiente laboral satisfactorio.

Conceptos

Comunicación interpersonal: Es la llamada interacción “cara a cara”, se da entre una o más personas, es una forma de conocer a otra persona.

Grupos en la organización.

Grupos primarios: Se forma de pocos integrantes, existe solidaridad entre ellos y sobre todo simpatizan.

Grupos secundarios: Son grupos por lo general grandes su relación es solo para cumplir con objetivos y tareas.

Grupos formales: En este existen normas y reglas que impone una autoridad.

Grupos informales: Se conforma de menos grupos, tienen una interacción muy cercana.

Grupos orientados a una tarea y grupos experienciales.

Son grupos sociales y de terapia; su propósito es solucionar problemas y cumplir con tareas.

Experienciales: son grupos de autoayuda, intentan corregir y eliminar malos hábitos, con fines terapéuticos.

Fases de los grupos.

Formación: Es el inicio de un grupo por lo general trabajan cómodamente, tienen una relación amistosa, establecen objetivos y normas.

Conflicto: Es una respuesta normal, muchas veces no consideran líder al que tienen.

Regulación: Es la respuesta al conflicto, se reafirman los objetivos, las tareas del grupo y las individuales.

Desempeño: Cuando se cumplen los objetivos, se da la productividad del grupo.

Estructura organizacional.

La importancia de esta es que exista orden, jerarquías es decir conocer a las autoridades, sirve para implementar la productividad y evitar la lentitud.

Existen dos elementos:

Eficacia: Consiste en lograr los objetivos que se tienen, hacer las cosas bien.

Eficiencia: Consiste en utilizar menos recursos es decir, tiempo y costos al realizar cierta actividad.

Estructura formal: Son todos los procesos, objetivos, funciones, procedimientos, una cotización, presupuesto o instructivo que pueden estar de forma escrita o no.

Estructura informal: Son las relaciones que comparten los trabajadores.

Flujos de comunicación formal.

Comunicación vertical ascendente.

Es darles voz a los empleados; se da mediante buzón de sugerencias, reuniones, encuestas, teléfonos y correos electrónicos.

Comunicación vertical descendente: Su objetivo es coordinar, motivar y tener control sobre los empleados, es de los altos mandos hacia los empleados.

Comunicación horizontal o lateral: Es el mismo nivel de jerarquía, intercambio de ideas, coordinación.

Comunicación informal: Es donde surgen los rumores, la comunicación formal no brinda suficiente información.

Cultura organizacional.

Le concede identidad a una empresa.

Valores: Es el comportamiento que tienen los empleados.

Creencias: Las ideas que se comparten en la empresa.

Normas: Las reglas, lo que rige la organización.

Aspectos donde se aplica.

Simbólicos: Es la filosofía de la empresa, es la forma como se definen valores.

Conductuales: Es el comportamiento de los empleados verbal y no verbal.

Estructurales: Son las políticas, las normas y organigramas.

Materiales: Son las instalaciones, la tecnología, los programas, todo lo tangible.

Aspectos para que una cultura organizacional tenga éxito.

Cumplir necesidades del cliente, productividad a través de su gente, compromiso con los valores, conocer debilidades y fortalezas de la empresa.

Clima organizacional.

Es el ambiente que existe dentro de la empresa positivo o negativo. Es un punto importante en la empresa ya que la forma de comportamiento de los empleados depende del clima.

Factores: Liderazgo, es el comportamiento de los altos mandos; sistema formal y estructura de organización, es la interacción entre empleados; aspectos económicos, son los bonos, promociones, la paga todo esto influyen en el comportamiento del empleado.

Factores que influyen: Estructura de la organización, responsabilidad, recompensa, desafíos, relaciones de trabajo, cooperación, estándares es decir las reglas, actividades a realizar, conflictos e identidad la que el empleado tenga con la empresa.

¨Los vínculos sociales pueden adoptar múltiples formas, intensidades y contenidos. En aquellas circunstancias en que la organización se enfrenta a urgencias o conflictos el tener presente la manera en que las conexiones o flujos de información se llevan a cabo, puede resultar indispensable.¨ (Rodríguez, Darío. Opazo, Maria.2008. P.335-336)

Encontramos que la empresa cuenta con buena comunicación dentro de ella, ya que mediante la actividad denominada ¨Grito de guerra¨, se habla con el equipo de algún problema que se haya presentado el día anterior, o de alguna sugerencia que los empleados tengan para mejorar el desempeño; esta se toma en cuenta y se pone en práctica, de no funcionar la sugerencia, en la siguiente semana es remplazada por otra, esto ayuda a fundamentar los flujos comunicacionales con su equipo y el jefe de estos, ya que es una actividad constante y esencial para la funcionalidad del equipo Elektra. Cabe destacar que el equipo cuenta con una desventaja, ya que algunos miembros del equipo reaccionan de una forma negativa de acuerdo a la sugerencia o la actividad que se llevara a cabo, no cumplen con la regla de puntualidad o la falta de interés en el trabajo en equipo, afectando el desempeño de los demás compañeros e influenciando en las ideas de estos con el resultado de aumentar la problemática dentro del equipo Elektra.

Se identificó que el flujo comunicacional, se produce de una manera vertical descendente ya que es de gran importancia para la empresa mantener motivados a los empleados en la hora del trabajo, dado a que el gerente se encuentra junto con los empleados, a este le corresponde estar al pendiente de los clientes y de sus subordinados, para atender las dudas o resolver los problemas que se presenten, el problema más común al que se enfrentan es con la insatisfacción del cliente, por lo que los empleados están totalmente capacitados para resolverlo en cuanto este se presente, ya que están impuestos a un aprendizaje constante, en la habilidad del manejo de la situación y estos reaccionan de la mejor manera posible para salir airosos del obstáculo que se haya presentado, el gerente mantiene el ambiente bajo supervisión para cumplir los objetivos que se deben desarrollar, para mantener a la tienda en el éxito.

Los canales por los que se comunican los trabajadores, se generan de forma interpersonal con su gerente y viceversa, así se facilita el trabajo en conjunto dentro de la empresa, ya sea que los trabajadores den a conocer sus dudas y este las resuelve o se les presente algún problema al hacer las ventas, mientras que el gerente para dirigirse a sus líderes es de forma interpersonal o por medio de la tecnología con la que cuenta la empresa, que es por medio de correos electrónicos, llamadas telefónicas o incluso mensajes por celular o si se encuentra presente en el municipio, se resuelve de manera presencial. El gerente asiste a juntas cada cierto tiempo donde se le capacita o expone los resultados que se quieren lograr y estos aplicarlos en su empresa.

La comunicación formal la pudimos identificar en diferentes elementos, tales como el uniforme que portan sus empleados que consta de un pantalón color caqui y una camisa roja, el cuello color amarillo, en el lado izquierdo superior se encuentra un bordado con el nombre de la compañía, ¨Elektra¨ con su símbolo representativo de colore amarillo, se tomaron en cuenta los reglamentos que otorga la empresa en el curso de inducción, al nuevo trabajador, así estos conocen la misión: ¨Traer bienestar y progreso para las familias de la base de la pirámide.¨ visión y objetivo de su empresa, y encontramos los siguientes valores: Honestidad, ejecución, inteligencia, enfoque al cliente y el trabajo en equipo, que facilitan el trabajo de estos.

La información fue recabada por medio de encuestas, las cuales constaron de dos partes, la primera fue la observación del comportamiento de los empleados junto con el gerente, verbal o no verbal, dentro de su ámbito laboral; esto se hizo con la finalidad de obtener la información necesaria que nos diera paso a identificar la estructura de la empresa como formal, ya que en esta existe el intercambio de ideas de los empleados con el gerente; la empresa motiva a sus empleados con reconocimientos

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