Diagnostico

DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO - SGI

INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI

TERRITORIAL QUINDÍO

La información y servicios (proveer y divulgar, información y conocimiento, en materia de cartografia, agrología, catastro, geografía y tecnologías geoespaciales, y regular su gestión, en apoyo a los procesos de planificación y desarrollo integral del país como misión del Instituto Geográfico Agustín Codazzi), - son indispensables en las tomas de decisiones finales de los sectores público y privado, por lo tanto, deben caracterizarse por su calidad técnica y por su oportuna producción.

Por lo anterior el IGAC ha venido trabajando en los últimos años, en la implementación y certificación bajo la norma da calidad NTCGP 1000:2009 en toda la organización, como herramienta para el cumplimiento de los requisitos de la Ley 872 de 2003, mediante la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.

Con este fin y en aras de apoyar los pasos para el mantenimiento y seguimiento efectivo de las directrices de calidad, procesos y mejora continua de la eficiencia, eficacia y efectividad del IGAC se estableció el contratar los servicios de un profesional mediante circular 251 de 2011, como apoyo a las Direcciones Territoriales.

De acuerdo con lo anterior y dando cumplimiento al contrato No. 171166200 en la clausula SEGUNDA numeral 4, en donde se establecen las obligaciones del contratista, se realizó el diagnostico sobre el SGI, resultado del ejercicio de las socializaciones iniciales con los los responsables de los procesos, establecido y realizado por la Dirección Territorial Quindío..

Este diagnostico se elaboro con base en:

1. Análisis de informes de auditorías realizadas en el año 2009 y 2010.

2. Análisis de actas de comité de mejoramiento realizados en el año 2009, 2010 y 2011.

3. Primera sensibilización sobre el Sistema de Gestión Integrada.realizada el día 15 de Julio de 2011.

4. Socialización con cada uno de los responsables del diligenciamiento de los indicadores en el aplicativo SISGES.

5. Indagaciones a los funcionarios y contratistas sobre cómo se han llevado los procesos en cada una de las áreas.

De acuerdo a lo anterior se obtuvo un diagnostico de las debilidades que se presentan en la Territorial Quindío y que pueden llegar a afectar el Sistema de Gestión Integrado – SGI. A partir de las falencias referenciadas en los procesos se proponen algunas alternativas de solución y así poder cumplir a cabalidad con las directrices de calidad del Instituto..

1. En algunas áreas no se están utilizando los manuales de procedimientos ni los formatos vigentes.

Alternativa de Solución: Fomentar el correo electrónico para que las personas tengan en cuenta en tiempo real las actualizaciones de cada uno de estos manuales de procedimientos y los formatos de sus áreas de trabajo y no esperar que se pueda realizar una socialización con todo el personal.

Adicionalmente con el envió del correo electrónico siempre se debe enviar un instructivo para que a los funcionarios se les facilite el acceso a los manuales de procedimientos y formatos en el IGANET.

Con el fin de reforzar cada mes se realizará una sensibilización con todas las actualizaciones documentales que se envíen de la sede central.

2. No se están utilizando las herramientas tecnológicas como medio de información y actualización sobre los cambios realizados en EL IGANET.

Alternativa de Solución: Realizar campañas de fomento del correo electrónico como medio de comunicación en tiempo real.

3. Algunos funcionarios indispensables de los procesos no asisten a las sensibilizaciones de calidad.

Alternativa de Solución: Desde la Dirección Territorial se debe incentivar a todas las personas responsables de los procesos a participar de las sensibilizaciones y a aportar al sistema integrado de gestión.

4. Poca capacitación en cuanto al manejo del explorador de Windows (organización de carpetas y archivos) y backup para el control de la información.

Alternativa de Solución: Gestionar capacitaciones sobre estos temas por grupos de personas con el fin de optimizar el uso de estos programas.

5. Falta de registros

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