Caso práctico asignatura gestión de tiempo y dirección de reuniones

ALUMNO: Jhoan Sebastián Jaramillo arias

Caso práctico asignatura gestión de tiempo y dirección de reuniones

1. ¿Qué recomendaciones inmediatas le darías a Julia para optimizar su tiempo?
2. ¿Qué acciones de mediano y largo plazo debe hacer para evitar que esto se repita?
3. ¿Qué actividades puede y no, delegar?  
4. Enuncia 3 errores que Julia está cometiendo, en función de la gestión de su tiempo.
5. ¿Qué políticas implementarías en la empresa, para evitar que se repita la situación de Julia?
6. ¿Cómo podría apoyar Arcadio Manual a Julia, dada la situación de agobio que está viviendo?
7. ¿Qué aplicación y gadget le recomendarías a Julia, para optimizar su tiempo?

SOLUCION

1. En la utilización responsable del tiempo siempre hablamos de unas recomendaciones básicas que permiten gestionar nuestro horario laboral de la mejor manera pero para ello debemos primero verificar cuales son esos ladrones diarios de nuestro tiempo o que aspecto relevantes están negando el cumplimiento de nuestras tareas diarias es por ello que como preámbulo a las sugerencias hare un paso fugaz pero responsable de que desaciertos está teniendo julia al momento configurar y esquematizar sus quehaceres diarios anexando a este no solo aspectos laborales sino personales ya que ambos se entrelazan para crear el caos diario en la vida de julia

ERRORES:

• No ejecuta un planeamiento responsable, diario y consecutivo de sus asuntos diarios

• No maneja una agenda donde consigna cronológicamente que asuntos debe atender y en que prioridad desestimando con ello en muchos casos asuntos importantes que inciden en el éxito de los logros de la organización.

• No tiene en cuenta que dentro de sus actividades diarias se pueden presentar contingencias o cosas de última hora que afectan el desarrollo normal de las actividades ya que necesitan también del tiempo de julia  para su resolución
• No delega trabajo lo cual genera una acumulación excesiva de tareas disponibles esto lleva a una carga laboral  tediosa

• Sus colaboradores más cercanos no cuentan con la autonomía y autoridad para la resolución de temas sencillos y que requieren inmediatez por lo cual algo que puede resolverse en un nivel inferior termina en la espalda de la cabeza principal

• No diferencia las cosas urgentes de las importantes y viceversa lo que genera una desatención en lo que afecta el cumplimiento de los objetivos fijados

• Falta de compromiso en el desarrollo de las reuniones que en muchos casos pueden ser claves para elevar a ese nivel duda e inquietudes acerca de cómo se podría mejorar institucionalmente las cargas laborales

• Falta de disciplina

• Tanto su vida laboral como su vida personal están desatendidas por julia en muchos aspectos no pudiendo vislumbrar en ello que el mal desarrollo en una afectara o repercutirá negativamente en la otra un ejemplo claro de ello es la acumulación de cansancio laboral que produce que no pueda llegar a su casa a organizar las tareas diarias para el otro día

RECOMENDACIONES:

• Julia debería manejar una agenda donde le permita planificar sus actividades diarias y semanales según sea los plazos y los deberes estipulados para su cargo esto le ayudaría en gran manera ya que plasmaría allí todos los compromisos que provengan por la organización y los adquiridos de acuerdo a sus funciones y área misional en consecuencia prioriza tareas, avisar si es el caso a personal de colaboradores, separar espacios para contingencias o imprevistos y prever acontecimientos con antelación preparando así en muchos casos respuestas anticipadas y puntuales; lo anterior hace un efectivo esquema cronológico en la gestión del tiempo

• Preparar con antelación los elementos necesarios para el cumplimiento de responsabilidades es otra forma de gestionar el tiempo ya que si es requerida documentación del área esta de algún modo estará presta para el cumplimento de estos requerimientos

• Lo verdaderamente importante ni es la cantidad sino la calidad cada tarea que se desarrolle en lo posible tiene que ser finalizada en su totalidad y de la mejor manera
• Preparar a nuestros colaboradores para que puedan primero atender tareas rutinarias y segundo puedan ayudar en la planificación de tareas

• Alto compromiso y participación en la reuniones para llevar allí inquietudes propias sobre el manejo de las responsabilidades y cargas laborales haciendo así una organización más efectiva y equilibrada

• Conocer cuáles son los momentos de mejor aprovechamiento físico y mental para dejar allí la atención de situación importantes y determinantes así como determinar cuáles son los ladrones de energía que producen consumo de energía innecesaria

• utilización de medios electrónicos en la ayuda de cumplimiento de responsabilidades y de igual forma que esquematicen días de trabajo más productivos y eficientes

• delegar tareas bajo preceptos de autoridad y responsabilidad y así mismo teniendo en cuenta una serie de principios y reglas básicas

• tener metas y objetivos definidos

• antes que un horario o cronograma se debe desarrollar un plan o estrategias de trabajo

• hacer seguimiento de cada actividad de nuestros subordinados

• establecer fechas límites de cumplimiento.

(E. Marchena)

1. las acciones a mediano y largo plazo son necesarias ya que enfocan esfuerzos en áreas donde se presentan las más grandes debilidades o falencias para este caso en la mala utilización y desaprovechamiento del tiempo, por ello dar indicaciones según el conocimiento y la experiencia puede dar una guía donde muestre aquellas acciones proclives a ser fructíferas para el éxito en todos los ámbitos de la cotidianidad como la vida personal y laboral pero este factor de éxito depende en gran medida de un conjunto de valores, aptitudes, habilidades; que serán puestas primero por el hombre y segundo por su propia voluntad que es el empuje necesario y mínimo para que se valla del campo del reconcomiendo a las acciones.

En conclusión se plantean de acuerdo a estudios previos de documentos de lectura y audiovisuales cuales pueden ser las estrategias más propicias teniendo en cuenta una línea de tiempo de implementación de las mismas ya que el cambio se plantea como progresivo y ascendente en el sentido de la mejoría que debe presentar dicho involucrado.

ESTRATEGIAS/ACCIONES A MEDIANO Y LARGO PLAZO

• establecer metas claras definidas y realizables tanto personales como profesionales/laborales ya que esto crea en el subconsciente un compromiso implícitamente ligado a una responsabilidad adquirida la cual ata a la persona moralmente por la base ética en la cual se fundamenta toda educación
• tener un registro periódico de incidentes, contingencias y establecer con que tipo en que frecuencia y con cuanta intensidad se presenta generando una estadística proclive a dar paso también en nuestra agenda a este tipo de cosas.

• Establecer prioridades laborales y personales esto vincula a la persona a un enfoque más profundo e intenso en actividades que debieran ser importantes ya que según teorías podremos ver que las tareas de mayor importancia representa mayores logros por su complejidad convirtiéndose automáticamente en prioridad.

• Buscar ayuda profesional para tratar conductas de dispersión, falta de concentración, ansiedad, estrés y otros trastornos que impiden un normal desarrollo de las labores además que afectan directamente el desarrollo personal y organizacional.

• Tomar un tiempo de descanso que ayudaría a bajar síntomas de estrés ayudando a la persona a salir un poco de la monotonía laboral que depreda la iniciativa, creatividad e imaginación.

• Organizar planes de alimentación sanos y nutritivos ya que ellos en muchos casos se encargan del aumento de la energía, la vitalidad muscular, cerebral, etc.; el buen estado de ánimo, y son causantes de un excelente rendimiento en cada actividad que se realiza pero si por el contrario no se lleva una dieta saludable y organizada se pueden presentar también enfermedades que disminuirían las capacidades a responder en cada actividad laboral.

• Para el manejo y organización del tiempo no debemos ser egoístas ya que siempre hay personas que en muchos casos dependen directa o indirectamente de como manejamos nuestro tiempo es así que encuentros formales/informales, laborales/personales puede incidir o afectar el normal desarrollo de actividades diarias.

• Entrenar a nuestros colaboradores especializándonos en una labor determinada se convertirá en una persona idónea y capaz de asumir la delegación de una tarea específica que tenga que ver con el área en la cual se capacito.

• Dar autonomía de trabajo es un poder decisorio medido que tienen nuestros colaboradores para el manejo de temas rutinarios en ciertos casos sencillo y de su especialidad  pasando así esa responsabilidad a otro grado y evitando por ende acumulación excesiva de carga laboral.

• el tiempo para dedicar a la familia es constante y este ayuda a mantener una alta moral que repercute en la buena disposición y eficiencia en el trabajo. (ORDOÑE, 2015)

1. la delegación de tareas se tiene que dar sobre unas bases fundamentales como lo son unos mínimos de autoridad, una emisión de órdenes que surjan de la tarea asignada, poder de decisión sobre cuestiones que surjan, contar o gestionar recursos para el cumplimiento de la tarea; es por eso que para delegar cualquier función, actividad o tarea debemos otorga o ceder ese poder que confiere todas las facultades para que otros actúen en pro de la organización peor no es allí el punto de inflexión sino que tipo de tareas se pueden delegar y es por eso que si establecemos un marco de máximos y mínimos como sinónimo del nivel de atención que requiere dicha tarea determinamos si se puede o no delegar como estableceremos a continuación del anterior caso descrito:

DELEGAR:

• alguien que haga un manejo responsable de sus medios de comunicación ya que en muchos casos entran llamadas cuando ella se encuentra ocupada en cosas importantes causando ello distracción y dispersión en la concentración para la solución de aspectos importantes.

• Alguien que maneje una agenda donde cronológicamente este consignado un horario de actividades diarias y compromisos que tiene que cumplir

• Una persona que ayude a preparar los informes basados en las pautas que ella misma determine por lo general estos tipos de informes siempre son repetitivos en formato y organización cambian ciertos datos específicos que se actualizan

1. ERRORES

• No tiene una metodología clara y definida de trabajo maneja un trabajo desordenado, atiende lo que llega a sus manos lo que el día le pone ante sí, no habiendo secuencia clara , definida y organizada de las actividades diarias

• no implementa ayudas como agendas, planificadores u otras herramientas que contribuyen a una organización cronológica de actividades de igual forma herramientas electrónicas que para nuestros días son tan comunes son el doble de eficientes y sencillas ya que estas mismas constantemente te están recordando asunto pendiente y se actualizan de acuerdo al interfaz que se maneje. Este tipo de medios permiten una mayor eficiencia y eficacia en el trabajo permiten que estés contantemente en contacto con las personas sin necesidad de conversaciones directas facilita nuestras tareas porque evita desgastes innecesarios que conllevan a una mala disposición para el trabajo por desgaste físico y mental.

• No tiene metas definidas a corto, mediano y largo plazo si la organización se planeta unos objetivos que sea cumplir ella debe redefinir ello a su área misional para contribuir en cierto modo al alcance de los mismo puede que estén plasmados y hasta incluidos en un plan pero lo plasmado no puede quedar solamente idealizado en un papel debe ser con hechos que se contribuya y se encamine todos los procesos hacia metas identificables y palpables.

1. POLITICAS EMPRESARIALES PARA AUMENTAR LA EFECIVIDAD EMPRESARIAL:

• Una política de flexibilización o amortización laboral la cual genere menos estrés laboral por la inadecuada carga laboral que se presenta en algunas áreas elevando así los niveles de satisfacción y compromiso en cada uno de los cargos.

• Hacer de los objetivos de la empresa un conjunto de beneficios para el desarrollo personal y profesional, que repercutan en el éxito organizacional en el mercado que participe, para aclarar mejor la propuesta es congeniar expectativas personales con la visión general de la empresa armonizando ambos para que vallan en conjunto y ambos sean logrados al tiempo esto genera satisfacción, compromiso con la organización y deseos de superación.

• Una organización que no deje de lado el motor de sus empleados como lo es la familia estrategias para que las familias tengan espacios dentro de la organización encuentros, reuniones y demás actividades que incrementen ese vínculo empleador-empleado y que mejor que se tenga en cuenta no solo al individuo sino su componente más amplio ya que esta hace parte de la motivación diaria de las personas que allí dedican esfuerzos por el desarrollo y éxito de la organización.

• Educar día a día a todos los integrantes de la organización capacitándolos en temas específicos de su área perfeccionando capacidades y mejorando falencias, esto especializa al personal y lo vuelve idóneo teniendo como resultado grandes logros a nivel personal y organizacional

• Implementar plataformas virtuales que agilicen y automaticen los procesos dejando en muchos casos el papel y lápiz de lado que crean más burocracia y tramitología generando traumas administrativos que ponen al sistema paquidérmico y detenido

• Hacer una reevaluación de la forma en que la organización está manejando el tema de las reuniones ya que en muchos casos son tediosas y poco productivas cuando el tema no es de relevancia o requiere la atención de todos por ellos hay muchas formas de amenizar y agilizar reuniones o en otros casos que no son necesarias utilizar otros medio para el cumplimiento de la mima función pero con una optimización real del tiempo.

• Capacitar al personal en manejo de talento humano ya que el principal componente de cada organización son las personas y si no gestionamos bien este recurso estamos fracasando en gran parte de los objetivos. (junta de andalucia, 2016)

1. Arcadio que es una persona con falencias en el ejercicio de un liderazgo participativo y democrático, ya que entre sus principales cualidades y actitudes en el entorno empresarial muestra una actitud despótica, imponente, autoritaria, intransigente e inflexible este sentido como tomo el liderazgo no quiero hacerlo parecer como un mal trabajador ya que por el contrario demuestra siempre responsabilidad, disciplina, cumplimiento y compromiso solo que lo hace pretendiendo sus propias ideas, gustos, deseos aislando por ende a sus colaboradores que también son un entramado psicológico, social, económico, profesional, etc. y que la mejor actitud que él podría tomar seria ejerciendo una labor afable, cordial,  colaborativa, de escucha donde se solidifiquen relación interpersonales y se manifieste la unión es por lo anterior que arcadio debería relizar lo siguiente para con su personal a cargo y en especial julia.

• Ser un oyente activo de los problemas que presenta a diario sea en el ámbito laboral, profesional, familiar, sentimental pero para ello tiene que ganarse una confianza especial tiene que ser ese guía, consejero, apoyo y en la media de lo posible solucionador

• Ser capaz de interpretar los sentimientos y acciones de sus colaboradores pero eso se hace creando un vínculo especial con cada uno de ellos y conociendo actitudes y patrones de comportamiento para así poder sacar conclusiones y determinar cuándo necesita hacer un acercamiento y en qué momento.

• Basado en su experiencia debería darle consejos útiles de acuerdo a como mejorar las falencias y fortalecer otros aspectos que son buenos para que no caiga en los mismo errores y pueda desarrollarse profesionalmente

• Establecer encuentros formales para el mejoramiento continuo del funcionamiento organizacional  mediante ideas, sugerencias, cuestionarios u otros medios proclives a conocer lo más profundo de sus colaboradores en cuanto al entorno laboral

• Realizar encuentros informales fuera de oficina donde se fortalezcan los lazos entre colaboradores y jefes o viceversa y así se generen lazos para una comunicación fluida y en camaradería.

• Velar por las necesidades de cada colaborador para que sean resultas por la organización en niveles más altos

• Fortalecer capacidades técnicas e intelectuales de sus colaboradores con capacitación o cursos especializando así mas el personal y volviéndolo idóneo en sus áreas

• Dar bienestar al personal por medio de reconocimientos, premios, estímulos generando así un ambiente de competencia sano y fomentando un trabajo bien elaborado y motivado.

1. En un mundo globalizado donde la tecnología esta puesta a nuestra disposición para hacernos la vida más fácil encontramos herramientas útiles para cualquier necesidad que tengamos si necesitamos un domicilio contamos con aplicaciones que nos brindan gran variedad de restaurantes, menús y formas de envió, si necesitamos transporte, hotel o cualquier necesidad será solucionada pro alguna de estas aplicaciones instaladas en nuestros dispositivos móviles es así que para organizar el tiempo enlistare unas aplicaciones y sus funciones para lo que en este caso necesitamos:

• WUNDERLIST

Aplicación completa y disponible para cualquier dispositivo que nos permite planificar tareas de manera sencilla, tanto personales como profesionales. Con ella podemos administrar distintos proyectos de trabajo simultáneamente, recibir recordatorios para cumplir con el plazo de entrega e incluso compartir las listas de trabajo, delegar tareas y así fomentar el trabajo en equipo en los proyectos.

• HOOTSUITE

Es una herramienta indispensable y especializada en la gestión de las redes sociales para cualquier empresa. Una plataforma que gestiona y permite ahorrar en el tiempo que se dedica a estas plataformas sociales. Así se programan posts e incluso realiza un seguimiento y análisis para conocer si las decisiones tomadas son las correctas, si se produce alguna desviación y cómo están siendo percibidas por el público. Es ideal para pequeñas y grandes empresas que disponen de una cantidad significativa o ilimitada de perfiles en las redes, así no hará falta que los empleados tengan que intervenir de manera constante o interrumpir las tareas que están realizando.

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