Caso practico gestión del tiempo y dirección de reuniones

Caso Práctico.

Gestión de Tiempo y Dirección de Reuniones

Master en Administración y Dirección de Empresas.

Lic. Dalila Beatriz Beltrán de Menjivar.

1. ¿ Que recomendaciones inmediatas le darías a julia para optimizar

Debe delegar las gestiones de llamadas telefónicas  a su secretaria.

Desarrollar a los Becarios para la preparación de informes, en todo caso ella solo debería revisarlos y dar los últimos detalles.

Resolver las reclamaciones pendientes por video llamadas o implementar un sistema en línea de caso de quejas.

Tomarse tiempo personal para darle seguimiento a sus situaciones personales.

Capacitarse en Administración del Tiempo.

Monitorear su tiempo para las actividades diarias

Evitar los ladrones del tiempo.

Debe tener agenda electrónica

Delegar Tareas

Disciplina

Diferenciar actividades urgentes – importantes.

2. ¿Qué acciones de mediano y largo plazo debe hacer para evitar que esto se repita?

• Crear Metas
• Hacer una Agenda Electrónica, Priorizando lo urgente y no urgente
• Calendario con inicio y fin por actividad ,hacer una actividad cada vez
• Evitar prorrogas
• Organizar tu ambiente de trabajo , Hacer pausas
• Evitar las Distracciones, Aprende a decir No.

1.  ¿Qué actividades puede y no, delegar?

Actividades que si se pueden Delegar:

• Tareas Administrativas

• Organización del Equipo de Trabajo.
• Elaboración de informes.

Actividades que no se pueden Delegar:

• Disciplinar
• Presentación de Informes.

4. Enuncia 3 errores que Julia está cometiendo, en función de la gestión de su tiempo.

 Falta definición de metas a corto, mediano y largo plazo ‘

Falta de organización y administración y Distribución  de tiempo

Falta de carácter para delimitar sus funciones en respecto al  Director.

 5. ¿Qué políticas implementarías en la empresa, para evitar que se repita la situación de Julia?

• Instruir día a día a todas las personas vinculadas a la organización desarrollándolas en  acciones de competencias, capacidades, funciones y optimizando equivocaciones, esto concentra al personal y lo hace  habilidoso adquiriendo como efecto a nivel personal y organizacional grandes logros.

• Automatización Empresarial, hacer uso de la tecnología, e innovación para minimizar el tiempo de las actividades.

• Administración por procesos no por funciones, planificar, organizar, dirigir, controlar, las actividades que conlleven a una comunicación estratégica de los empleados, convirtiendo así un capital de trabajo inteligente con aportaciones competitiva.

[pic 1]6. ¿Cómo podría apoyar Arcadio Manuel a Julia, dada la situación de agobio que está viviendo?

 Tomando  las principales cualidades y actitudes de Arcadio en el entorno empresarial manifestó una actitud rígida, testarudo, dominante, autoritaria, imponente, Arcadio podría apoyar a Julia dándole lecciones útiles de como corregir las errores y reformar aspectos que son buenos y le permitan ampliar sus visiones en lo personal como en lo laboral.

 Descifrar las emociones y acciones de sus colaboradores proveyendo bienestar al personal por intermedio de reconocimientos, estímulos, atracciones, fundando un ambiente de competitividad saludable y promoviendo un trabajo bien perfilado motivado.

Capacitarla en buena administración del tiempo.

7. ¿Qué aplicación y gadget le recomendarías a Julia, para optimizar su tiempo?

 Aplicación y gadget que le recomendaría a Julia, para optimizar su tiempo:

 SESAMESistema de control de horarios para empresas de cualquier tamaño que no necesita ninguna instalación, sólo es necesario un iPad o una Tablet para empezar a disfrutar delas ventajas de Césame Time. Una herramienta que se adapta al contexto laboral actual y permite a los empleados realizar su propia gestión del tiempo y organizar tareas. Así es posible una gestión innovadora, con horarios flexibles, pero con una supervisión. Es posible analizar la productividad por empleado, por departamento, o de toda la empresa con las estadísticas que genera. Facilita el trabajo y el análisis al departamento de recursos humanos.

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