EJEMPLO DE CARTA DE CONTROL INTERNO.

Carta de Control Interno

Sra. María Angélica Quiroz Rosales

Jefe de área GM

Avenida Aníbal León Bustos 280, Linares
Linares, viernes 18 de Noviembre del 2016

Junto con saludarle, se emite esta carta para exponer los resultados de la evaluación al control interno que hemos realizado a la empresa Supermercado Líder el cual se llevó a cabo durante los meses de Agosto a Noviembre.

El objetivo general que se pretende lograr con este informe, es otorgarle un entendimiento y conocimiento razonable de la efectividad y confiabilidad de los controles con los que cuenta actualmente la empresa, la seguridad que entregan éstos con respecto al ambiente en el cual se desenvuelve la entidad, de manera de asegurar que las actividades se desarrollen conforme a lo establecido por las políticas y objetivos de la empresa.

Para ello, fue necesario conocer los procesos de la empresa, describirlos, identificando los controles presentes en ellos y evaluando si dichos controles se aplican de manera eficiente y cumplen la finalidad por la cual se implementaron. La evaluación se realizó por medio de diversas herramientas que apoyaron a la auditoria ejecutada, consistente con la verificación, análisis y observación de los procesos de control de las áreas que se relacionan directamente con el proceso de compra de mercadería.

Para realizar la auditoria se tuvo acceso a la información necesaria y suficiente para llevar a cabo las evaluaciones pertinente, contando con el apoyo del jefe de área y del recepcionista quienes nos facilitaron el acceso a cada una de las unidades  mencionadas; además pudimos interiorizarnos en la forma de cómo efectúan sus actividades cada una de las áreas auditadas, logrando identificar los controles más importantes en cada una de ellas y aquellos que hacen falta para el mejor funcionamiento de las actividades.

Considerando todo lo anteriormente expuesto, procederemos a dar nuestra opinión con respecto a los procesos evaluados, realizando las observaciones pertinentes, las posibles deficiencias y los efectos de éstas, así como también algunas sugerencias y posibles soluciones.

Proceso de compra de mercadería

Problema: La mercadería se ajusta manualmente cuando esta no coincide con el stock que tiene el sistema Smart.

Durante nuestro análisis al proceso de compra de mercadería, hemos detectado que existe una debilidad en el inicio del proceso, es decir, cuando se ajusta el pedido manualmente al sistema Smart, debido a que este no coincide con el stock de mercadería, es en este caso cuando los jefes de área deben recurrir a inventario el cual se hace anualmente por temas de costos para la empresa, este hecho provoca que en la empresa haya pérdida de tiempo y de recursos, lo cual no es conveniente para la empresa. Incluso hay empresas que no usan el sistema de inventariado porque está obsoleto por las nuevas tecnologías.      

Los efectos que trae este problema son varios. Uno de ellos es que cada vez que inicia un nuevo proceso de realización de pedido se pierde tiempo en los ajustes manuales. Otro efecto es que al ajustar seguidamente el sistema Smart, pasaría a dejar de ser automatizado porque provocaría confusiones en el sistema y no estaría regido por solo un criterio de stock si no que por dos (manual y automatizado) por ende, el proceso puede generar problemas para quienes los revisan. Por otra parte, los ajustes manuales no son supervisados por lo que quedaría a criterio de cada jefe de área la mercadería que en realidad hay en el supermercado, haciendo más difícil una búsqueda en caso de que se quisieran encontrar un producto en específico y determinar cuanta cantidad hay. Un último efecto que he detectado es que exista la posibilidad de que los productos ajustados sean rechazados por el sistema Smart haciendo de este un nuevo pedido automatizado, puesto que al tener una manipulación de ajustes van variando los estándares de realización de pedido.

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