EL PROCESO ADMINISTRATIVO DESDE EL ENFOQUE SISTÉMICO

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1.2.        EL PROCESO ADMINISTRATIVO DESDE EL ENFOQUE SISTÉMICO

Una empresa organizada, por supuesto, no existe en un vacío. Más bien, depende de su ambiente externo; es parte de sistemas más grandes, como la industria a la que pertenece, el sistema económico y la sociedad. Así́, la empresa recibe insumos, los transforma y exporta los resultados al ambiente.

¿Qué es el medio ambiente? ¿Cómo influye en las organizaciones?

En la teoría de las organizaciones, el medio ambiente o entorno es aquello que se encuentra fuera de la organización y que la rodea y/o afecta.

La organización interactúa con diferentes elementos del entorno (inmediato y mediato). Estos elementos, de forma directa o indirecta, influyen sobre las organizaciones:

1. Entorno inmediato

Hay un entorno inmediato a la organización, que interactúa con ella y la afecta

directamente. Por ejemplo:

Competidores: son organizaciones que ofrecen los mismos productos o servicios que la nuestra, y cuyo comportamiento organizacional está dirigido por un objetivo que se enfrenta al mismo que perseguimos. Por ejemplo, consideremos el caso de que siendo IBM competidora de Hewlett Packard, ambas busquen ser líderes en ventas.

Proveedores: son aquellas organizaciones o personas que nos proveen de materiales e insumos necesarios para la operatoria de nuestra organización. Por ejemplo, para una carnicería un proveedor es el frigorífico al cual le compra la carne.

Clientes: son aquellas personas que consumen el servicio o producto que brin- da la organización. Por ejemplo, un empresario podría tomar la decisión de invertir en un ciber con los mejores computadores para atraer al público. Este empresario, por ejemplo, se ve afectado por las decisiones de los consumidores de dejar de ir a los cibers y pasar a utilizar desde sus casas con computadores propios.

Organismos oficiales: son organismos gubernamentales, ya sean municipales, provinciales o nacionales. Por ejemplo, una ley lanzada desde el gobierno nacional que imponga límites de horario para el ingreso a bares y discotecas, afecta directamente a una discoteca.

Organizaciones laborales: se trata de los sindicatos a los cuales están asociados los empleados de una organización, que pueden influir en nuestra organización directamente. Supongamos que deciden hacer una huelga y a raíz de ello parar las operaciones por un día. Esto generará problemas que repercutirán directamente en el seno de la administración de la empresa.

1. Entorno mediato

El entorno mediato es el entorno mas amplio. Produce efectos sobre los elementos del medio inmediato y luego terminan afectando a la organización. Por ejemplo:

El entorno demográfico: la cantidad de personas que habita una zona influye en las organizaciones. Por ejemplo, si uno tiene una carnicería en un pueblo pequeño, no va a tener la misma cantidad de potenciales clientes que los que tendría si el local estuviera en el centro de una gran ciudad; así́ como tampoco se va a ver afectado por grandes competidores.

El entorno económico: la situación económica de un país es importante y está incluida dentro del entorno mediato de una organización. Por ejemplo, una crisis económica sin duda puede afectar a nuestros clientes, que probablemente reduzcan el consumo de los artículos que nos compran; o un contexto inflacionario lleva a la necesidad de actualizar constantemente los precios de venta para poder cubrir los costos.

El entorno político: las políticas, declaraciones, acciones y regulaciones del gobierno pueden llegar a afectar a nuestro ambiente inmediato. Por ejemplo, una política de freno a las importaciones podría afectar a nuestros proveedores, que podrían no estar en condiciones de proveernos los mismos materiales que antes.

El entorno tecnológico: los avances tecnológicos generan muchos cambios en las organizaciones, que las afectan de diferentes maneras. Por ejemplo, si la competencia adquiere una maquinaria de última tecnología que permite producir un producto a menores costos que nuestra organización, va a tener una ventaja competitiva con respecto a nosotros.

El entorno natural o medio ambiente: en muchas ocasiones, las condiciones naturales llevan a afectar de alguna manera a nuestro ambiente inmediato. Por ejemplo, los clientes de una aseguradora podrían verse afectados por una lluvia de granizo que dañó sus autos, y hacer los reclamos correspondientes. Este acontecimiento podría afectar directamente a la aseguradora.

El entorno cultural: la cultura de la sociedad en la que la organización está inmersa influye sobre las organizaciones. La cultura de una sociedad genera diferentes comportamientos en los clientes, puesto que los incita a consumir diferentes productos. Mientras que un argentino consume yerba mate, dulce de leche y alfajores, porque son elementos que están inmersos en su cultura, un estadounidense suele consumir otros productos como mantequilla de maní́.

Las organizaciones como sistemas abiertos

Un sistema es un conjunto de objetos o elementos que se relacionan entre sí para llegar a determinado objetivo o resultado. Un sistema puede ser cerrado o abierto.

Un sistema cerrado es aquel cuyos límites son impenetrables. No tienen ninguna interacción con ningún elemento de su entorno. Los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente, y por otro lado, tampoco influyen en él. El término también es utilizado para los sistemas completamente estructurados, en los cuales los elementos y relaciones interactúan de una forma rígida produciendo un resultado invariable. Estos son llamados sistemas mecánicos, como las máquinas. Por ejemplo, un reloj es un conjunto de elementos que se relacionan entre sí, que terminan dando como resultado la visualización de la hora. Su funcionamiento está programado, y opera con un muy pequeño intercambio de materia y energía con el medio ambiente.

Un sistema abierto, en cambio, es aquel cuyos elementos se encuentran en interacción con el medio ambiente externo. Muchos autores plantean la visión de las organizaciones desde el punto de vista de los sistemas. Pero, ellos no están pensando en los sistemas cerrados, sino que están caracterizando el desenvolvimiento de las organizaciones como sistemas abiertos.

Es totalmente lógico que una organización sea un sistema abierto y no uno cerrado. Esto es esencialmente porque se trata de un grupo humano y ninguna persona se encuentra aislada y abocada a una única organización. Todos los participantes se ven influenciados por el medio ambiente en el que viven, y consecuentemente llevan esas influencias a la organización.

Al tratarse de un sistema abierto, una organización recibe insumos e información desde el exterior, que elabora internamente para producir una salida hacia el exterior.

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Fuente: Eggers, Maximiliano F. (2012). Teoría de las organizaciones.

Por ejemplo, en una panadería existen diferentes aportes desde el contexto a la organización: harina de trigo, levadura, dinero, etc. A su vez, hay un proceso de transformación de determinados elementos en lo que resulta siendo el pan. Pero no solo hay que rescatar al pan como salida de la panadería, sino que además hay que tener en cuenta que, por ejemplo, los empleados se llevan frustraciones, satisfacciones, estrés, que también son productos de los sistemas organizacionales. La retroalimentación se da por aquellos resultados que aporta la organización al contexto y que influyen de alguna manera a las entradas.

En este ejemplo, hay una salida de la organización que es captada por quienes la administran (en el ejemplo, el panadero), y toman decisiones que cambian el proceso en el interior de la organización.

Pero en este enfoque sistémico de las organizaciones hay una gran complejidad que todavía no se ha planteado. Se mencionó que las organizaciones interactúan con el contexto, pero no se dijo lo dinámico y cambiante que es éste. La moda cambia, lo que piensan las personas cambian, los clientes rotan, los pensamientos no son los mismos, la actualidad no es la misma, el clima no es el mismo, la tecnología se renueva constantemente, los gustos de las personas cambian, entre miles de sorpresas con que uno se puede encontrar.

Una organización que se enfrenta a un ambiente muy dinámico tiene que adaptarse al cambio continuamente. Si no se adapta y no cambia, queda obsoleta y es superada por quienes sí se adapten. El éxito del sistema depende de la exitosa interacción que la organización logre establecer con su ambiente.

Elementos de las organizaciones

No hay una organización igual a otra. Cada una de ellas tiene características, cultura, metodologías, fines, estructuras diferentes. Sin embargo, se puede decir que todas comparten algunos elementos que son propios de las organizaciones: los recursos con que cuentan.

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