EL PROCESO ADMINISTRATIVO LA ORGANIZACION

Tema 6. El proceso administrativo: la organización

I. La organización

II. La noción de estructura

III. Organización y organigramas

IV. Tipos de organización

I. La dirección de empresas

La organización es una de las cuatro funciones que definen el proceso administrativo.

Su función es hacer posible que los planes se lleven a cabo de forma conjunta y coordinada por todos los elementos de que consta la empresa.

Organizar es dividir el trabajo entre las personas y grupos y coordinar sus actividades. Una empresa está bien organizada si cada empleado sabe con claridad cuál es su trabajo y si todas las partes encajan para desarrollar perfectamente las funciones del sistema de tal forma que permiten la consecución de los objetivos planteados. Las luchas por competencias de departamentos rivales, el establecimiento de objetivos cruzados y contradictorios, la no realización de funciones por una mala asignación de tareas, etc., son síntomas de mala organización.

De otra parte, en una entidad bien organizada no hay nadie imprescindible.

Las empresas bien dirigidas tienden a tener estructuras sencillas. Es preferible delegar en subordinados, dándoles autonomía para solucionar los problemas, que crear comisiones que resulten inoperantes. La autonomía no significa caos si va acompañada de un control adecuado.

Los cinco objetivos de la organización de las empresas son:

1. Suministrar una estructura organizativa que permita definir las funciones de los puestos de trabajo, describirlos y determinar las relaciones entre ellos.

2. Establecer líneas de autoridad y responsabilidad.

3. Crear canales de comunicación.

4. Establecer procedimientos para alcanzar los objetivos de la organización.

5. Determinar los procedimientos para la contratación y asignación de los recursos humanos.

Definición de organización: Una organización es la coordinación racional de las actividades de un cierto número de personas que intentan conseguir una finalidad u objeto común y explícito, mediante la división de las funciones y del trabajo, a través de una jerarquización de la autoridad y de la responsabilidad.

Los elementos definitorios de cualquier tipo de organización son los siguientes:

1. Un grupo humano.

2. Que tenga una relativa permanencia en el tiempo o existencia ininterrumpida.

3. Que tenga unas características comunes, según sea el tipo de sociedad en el que se encuadren.

4. Orientación a un fin o meta común o definida.

5. Actividades y tareas diferenciadas entre sus miembros.

6. Existencia de una jerarquía de autoridad y responsabilidad.

7. Coordinación racional e intencionada.

8. Interacción con el ambiente externo. Las organizaciones son sistemas abiertos que sostienen intercambios con el entorno, del cual reciben determinados inputs y al cual ofrecen sus productos, influyendo en el medio y siendo influidos por él.

La función de organización se deriva de la función de planificación, pues para poner en práctica las decisiones adoptadas en el proceso de planificación es necesario establecer una organización.

II. La noción de estructura

En cualquier ámbito de conocimiento la noción de estructura es la de orden dado a una serie de elementos. De ello se deduce que en la empresa la estructuración orgánica es el sistema de relaciones de autoridad y comunicación entre las personas que la componen.

La estructuración es tanto más necesaria cuanto mayor y más compleja es la empresa. Si el director general de una empresa pudiera realizar por sí mismo todas las funciones, actividades y trabajos de la empresa, es obvio que le bastaría con disponer de una estructura organizativa mínima. Como esto no es lo habitual los mandos superiores necesitan delegar funciones y responsabilidades. Es esta delegación la que implica que todo sistema de organización tenga que ir unido a un sistema de supervisión y control, con el fin de comprobar si las realizaciones se ajustan a las previsiones.

La función administrativa de organización, que tiene como finalidad crear y mantener una estructura que opere eficientemente, supone un conjunto de actividades que en una ordenación lógica son:

1. Determinar qué actividades es necesario desarrollar para alcanzar los objetivos.

2. Agrupar estas actividades en unidades orgánicas.

3. Asignar estos grupos de actividades a un administrador o responsable.

4. Conferirle la autoridad necesaria para llevar a cabo su cometido.

5. Diseñar y procurar los mecanismos de mando, coordinación y comunicación

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