EL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

República Bolivariana de Venezuela

Universidad Pedagógica Experimental Libertador

Instituto Pedagógico de Caracas

Departamento de Matemática y Física

Educación Comercial

Programa de Auditoría Administrativa

Prof. Yonaiker Navas

Sección

PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Autores:

Chaurán Manuel

Collins Crisa

Perales Raxelys

Ordosgoistti Mariangel

Caracas, diciembre de 2011

EL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PLANEACION: Visión, misión, objetivo general, metas, estrategias o tácticas, políticas, procedimientos, programas, enfoques, niveles, horizontes.

ORGANIZACIÓN: Estructura organizacional, división y distribución de funciones, cultura organizacional, recursos humanos, cambio organizacional, estudios administrativos, instrumentos técnicos de apoyo.

DIRECCION: Liderazgo, comunicación, motivación, grupos y equipos de trabajo, manejo del estrés, el conflicto y la crisis; tecnología de la información, toma de decisiones, creatividad e innovación.

CONTROL: Naturaleza, sistemas, niveles, proceso, áreas de aplicación, herramientas, calidad, medición del progreso de las acciones en función del desempeño.

Elementos específicos

• Adquisiciones: Abastecimiento de recursos.

• Almacenes e inventarios: Resguardo y canalización de recursos.

• Asesoría externa: Soporte especializado con visión de negocio.

• Asesoría interna: Asistencia para mejorar el desempeño.

• Coordinación: Determina la unidad de acción.

• Distribución del espacio: Disposición de instalaciones para el flujo del trabajo.

• Exportaciones: Alternativa de expansión.

• Globalización: Apertura en un mercado mundial.

• Importaciones: Insumos de origen extranjero.

• Informática: Manejo alterno de información.

• Investigación y desarrollo: Innovación de valor.

• Marketing: Desplazamiento y ubicación de productos.

• Operaciones: Generación de productos y/o servicios con un valor agregado.

• Proveedores: Suministro de insumos.

• Proyectos: Promueven la unidad de propósito.

• Recursos: financieros y contabilidad Manejo, registro y control de recursos.

• Servicio a clientes: Capacidad de respuesta.

• Servicios generales: Desarrollo de las condiciones de operación.

• Sistemas: Definen la distribución interaccionada de componentes.

Fuentes de información

Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor, y pueden ser:

a) INTERNAS: Órganos de gobierno, órganos de control interno, socios, niveles de organización, unidades estratégicas de negocio, órganos colegiados, equipos de trabajo, sistemas de información.

b) EXTERNAS: Órganos normativos (oficiales y privados), competidores actuales y potenciales, proveedores actuales y potenciales, clientes o usuarios actuales y potenciales, grupos de interés, organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro, organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias de calidad, redes de información en el mercado global.

ESTUDIO PRELIMINAR

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad.

Este procedimiento puede provocar una formulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución. Asimismo, permite perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Dicha información debe analizarse con el mayor cuidado posible para no propinar confusión cuando se interprete su contenido.

Para realizar esta tarea de forma adecuada, es necesario tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Determinar las necesidades específicas.

• Identificar los factores que requieren de atención.

• Definir estrategias de acción.

• Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue.

• Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.

• Especificar el perfil del auditor.

• Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

ENTREVISTAS

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:

• Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido.

• Establecer anticipadamente la distribución del trabajo.

• Concertar previamente la cita.

• Atender el compromiso. Concentrarse de manera relajada.

• Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y consecuente.

• Utilizar preguntas de terminación abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia.

• No hacer preguntas irrelevantes.

• En la medida de lo posible escuchar, no hablar.

• Asegurarse de no presionar la entrevista.

• Evitar la confianza en su memoria.

• Dejar “abierta la puerta”.

• Clasificar la información que se obtenga.

• Registrar la información en una bitácora.

DEFINICIÓN DEL AREA POR INVESTIGAR

INVESTIGACIÓN

• Descomponer los problemas en sus elementos.

• Análisis de documentos legales.

• Medio ambiente.

• El proceso administrativo.

• Áreas funcionales.

• Registros Contables.

• Gráficas y diagramas.

• Aspectos generales y administrativos.

• Elaboración de papeles de trabajo: Cuestionarios de evaluación, encuestas, entrevistas, etc.

ACTIVIDADES: Obtener la información necesaria y concreta para efectuar un análisis y dar las recomendaciones.

TECNICAS DE RECOLECCION: Para recabar información de forma ágil y ordenada se puede emplear alguna o una combinación de las siguientes técnicas:

A. INVESTIGACION DOCUMENTAL

• NORMATIVA: Acta constitutiva, ley que ordena la creación de la organización, reglamento interno, reglamentación específica, tratados y convenios, decretos y acuerdos, normas (nacionales e internacionales), oficios circulares.

• ADMINISTRATIVA: Organigramas, manuales administrativos, sistemas de información y certificación, cuadros de distribución del trabajo, estadísticas de trabajo, plantilla de personal, proyectos estratégicos, inventarios de mobiliario y equipo, redes para el análisis lógico de problemas, sociogramas, indicadores financieros y de gestión, estudios de mejoramiento, auditorias administrativas previas.

• MERCADO: Productos y/o servicios, áreas, población, ingresos, factores limitantes.

• COMPORTAMIENTO DE LA DEMANDA: situación actual, características, situación futura (proyectada).

• COMPORTAMIENTO DE LA OFERTA: situación actual, análisis del régimen del mercado, situación futura, determinación de precios.

• UBICACIÓN GEOGRÁFICA: Localización, orden espacial interno, características del terreno, cercanía con el mercado (clientes y proveedores), distancias y costo de transporte, alternativas de conexión con unidades nuevas, justificación en relación al tamaño y procesos.

• ESTUDIOS FINANCIEROS: Recursos financieros para inversión, análisis y proyecciones financieras, programas de financiamiento, evaluación financiera, creación de valor.

• SITUACION ECONOMICA: Sistema económico, naturaleza y ritmo del desarrollo de la economía, aspectos sociales variables demográficos, relaciones con el exterior.

• COMPORTAMIENTO DEL CONSUMIDOR: Cultura, estratos sociales o nivel socioeconómico, grupos de referencia y convivencia (baby boomers, generación XY, generación Y), familia, ciclo de vida del consumidor, factores internos de influencia (percepción, aprendizaje y motivación), proceso de compra (necesidad sentida, actividad previa, decisión y sentimiento posterior).

B. OBSERVACION DIRECTA

Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable la encabece, comente y analice su percepción con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoria.

C. ACCESO A REDES DE INFORMACION

El acceso a redes, entre otras, intranet, extranet o querry, permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector por ramo, lo que, a su vez, facilita en intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno.

PLAN GENERAL PARA HACER UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PLANEACION

Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información,

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