ENTREVISTA A LAS EMPRESAS OPTICA POLICENTRO Y ODONTOLOGÍA– OPTILAB, S.A. Y FRANSA INVESTMENT CORP

UNIVERSIDAD CATÓLICA SANTA MARIA LA ANTIGÜA

FACULTAD DE NEGOCIOS

CONTABILIDAD

SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

ENTREVISTA A LAS EMPRESAS

OPTICA POLICENTRO Y ODONTOLOGÍA– OPTILAB, S.A. Y FRANSA INVESTMENT CORP

3 DE DICIEMBRE 2019

INDICE

INTRODUCCIÓN        3

CONTENIDO        4

DEFINICIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN        4

LOS EFECTOS POSITIVOS LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA CONTABILIDAD (BENEFICIOS)        6

DESVENTAJAS DEL USO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA CONTABILIDAD        9

SOFTWARES CONTABLES EN PANAMÁ        12

EL CONTADOR Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA ACTUALIDAD        14

SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS        17

ENTREVISTA AL DR. FRANCISCO BONILLA VÁSQUEZ, DE LA ÓPTICA POLICENTRO Y ODONTOLOGÍA– OPTILAB, S.A.        19

ENTREVISTA A OHAD SHITRIT, JEFE CONTABLE DE MYBOX PANAMÁ        25

ENTREVISTA A JOSÉ SOBENIS, DUEÑO DE DOCTOR PC COMPANY, S.A        27

CONCLUSIONES        30

RECOMENDACIONES        31

BIBLIOGRAFIA        32

INTRODUCCIÓN

En esta investigación, logramos entrevistar al Dr. Francisco Bonilla Vásquez, el cual nos habló sobre los sistemas administrativos y contables que utilizan en sus empresas Óptica Policentro y Odontología– Optilab, s.a. y Fransa Investment Corp. También, cuáles fueron los requisitos que él utilizo para encontrar el sistema adecuado, el proceso que pasó para escoger el sistema que mejor se adapte a la empresa y nos contó sobre su experiencia al momento de migrar la información al sistema integrado.

Logramos entrevistar también a Ohad Shitrit CEO de MyBox Panamá, nos explicó a qué se dedica la empresa, su experiencia como empresario y con el sistema contable que utilizan, las ventajas y beneficios que le brinda su software a la empresa y también sus desventajas.

Y también entrevistamos a José Sobenis, dueño de Doctor PC Company, S.A, que nos habló de cómo fue su transición de un sistema manual a uno completamente automatizado.

Ampliaremos la definición de los sistemas de información contable y también cuáles son los beneficios que los mismos le otorgan a las empresas. Hablamos también de la importancia de que los contadores sean personas idóneas que ayuden a la empresa a escoger el programa que mejor se adapte a sus necesidades para así evitar futuras complicaciones en los reportes que se generen.

CONTENIDO

Definición de Sistemas de información

Los sistemas de información contable son un conjunto de componentes, personas, registros y métodos, que se encargan de recolectar, procesar y analizar la información o transacciones de los distintos departamentos para comunicar y tomar decisiones en las empresas.

El principal objetivo de la contabilidad financiera que es reportar todas estas transacciones, y crear los diferentes estados financieros. Cuando hablamos de sistemas de información contable, nos referimos a todos los procesos que se llevan a cabo, que herramientas usaremos para la elaboración de los estados, incluso hasta que software se utiliza para recolectar toda la información y así generar los estados.

        Algunos de los principios que podemos considerar al momento de utilizar estos sistemas son:

• Control
• Relevancia
• Compatibilidad
• Flexibilidad
• Costo-Beneficio

Cuando estamos utilizando el sistema al momento de realizar alguna transacción, para generar la data que va a los estados financieros, podemos pensar en algunos procesos que tienen distintos componentes como:

• Documentos fuentes: se utilizan la primera vez que se va a ingresar algún dato, vendrían siendo como los manuales del software.
• Dispositivos de entrada: puede considerarse la computadora, el mouse, teclado, tarjetas de crédito, recibo, cualquier fuente que se use para ingresar la información al sistema.
• Procesador de información: sería el programa que se utilice para procesar toda la información registrada.
• Almacenador de datos: base de datos ya sea física o en la nube, o cualquier otro fuente de almacenamiento de datos.
• Dispositivos de salida: el formato en el que vamos a presentar la información requerida.

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Los efectos positivos los sistemas de información en la contabilidad (Beneficios)

Eficiencia 

Las tecnologías han hecho que la contabilidad sea mucho más eficiente que antes. Los contadores pueden buscar la información mucho más fácil, anteriormente a los programas de contabilidad se tenía que buscar en todo el papeleo, además de la facilidad que brindan las nuevas tecnologías, no se necesitan tantos papeles, estos programas tienen tantos usos que se pueden utilizar desde calcular la depreciación de los activos hasta para registrar el valor real de los activos también puede buscar la fecha de ciertas transacciones en segundos.

El procesamiento de la data es más rápido que nunca con las nuevas computadoras en el uso de la nube. Los cálculos matemáticos se hacen de manera  automática por los sistemas por ejemplo los nuevos sistemas tienen la capacidad de calcular el costo de la mercancía cada vez que ella es traída a la sucursal y puede calcular el porcentaje de ganancia en la venta, hasta para ponerle el precio rara vez la se necesita hacer algún tipo de cálculo matemático fuera del sistema o programa.

Facilidad en los asientos

        Los asientos contables se pueden hacer en el sistema directamente el cual podrá mostrar los diarios, hasta puede hacer facturas personalizadas de las ventas y la compra de las mercancías donde se han vuelto simples. Los días de tener los mayores a mano se han acabado gracias a las nuevas tecnologías. 

Facilidad al acceder 

        Crear un estado de situación financiera y un estado de resultado es tan fácil con las nuevas tecnologías que solo toma un click, las informaciones financieras pueden ser procesadas y analizadas por los programas de contabilidad en tiempo real, estos programas pueden crear reportes personalizados, al crear estos reportes tiene la ventaja de que la información producida pueda tener ciertos márgenes de información necesitada, estos márgenes se benefician con la organización de la información dada el cual ayuda a reducir el tiempo al producir un reporte financiero, el tiempo ahorrado ayuda al contador a poder entender y analizar ciertas tendencias en el mercado del cual trabaja haciendo que la información que produzca el contador sea más manejable a la hora de tomar decisiones.

Reducir el margen de error

        La contabilidad al ser automatizada el margen de error se ha reducido significativamente. Los programas de contabilidad han automatizado las funciones más tediosas de los contadores las cuales son transferir la información del diario a los mayores a las hojas de trabajo en segundos esto haciendo los estados financieros, está quitando un gran porcentaje del margen de error ya que los contadores no se tendrán que preocupar por las entradas manuales y los cálculos o por centavos, esta es una de las mejores funciones de la tecnologías en la contabilidad ya que le quitan los trabajos rutinarios a los contadores, anteriormente estos trabajos podrían tardar horas y horas como lo dijo Dan Bricklin “Antes se trabajan 20 horas por persona y hoy esas 20 horas se hacen en 15 minutos”. Estos 15 minutos son más eficientes que esas 20 horas ya que no se tiene casi ningún margen de error. 

Comunicación y el intercambio de información 

Los avances en la tecnología ahora nos permiten con mayor facilidad comunicarnos e intercambiar información simultáneamente. Usando tecnologías como la nube, facilita el acceso a la información y hace que sea muchísimo más fácil trabajar con otras personas remotamente. Gracias a esto, los contadores son capaces de compartir los documentos en solo segundos. Antes de esto, solo era posible compartir un solo documento a la vez, lo que producía que disminuyera la productividad en las asignaciones. También contamos con programas de videos, que nos ayudan a poder reunirnos con personas para reuniones sin importar el lugar donde se encuentren. 

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