El caso SYSCO

1.- INTRODUCCIÓN.

Las empresas que han logrado una madurez en sus sistemas transaccionales por un hecho consecuente direccionan sus esfuerzos por implementar un proyecto de Inteligencia de Negocios(BI) con la finalidad de que las decisiones estén sostenidas en información que provenga de los hechos de la propia realidad de la organización. El gran reto del líder del proyecto de BI es lograr la aprobación y compromiso de los altos directivos tanto para la inversión como para que se convierta en una cultura corporativa la toma de decisiones a partir de los sistemas analíticos. Uno de los factores claves en el avance del proyecto es elegir la mejor propuesta de adquisición de las herramientas del software que permita materializar el proyecto.

2.- DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

En el caso SYSCO, identificamos que el problema principal que tiene que enfrentar la líder del proyecto es la selección del mejor escenario o propuesta de la adquisición de las licencias y los módulos de software donde tiene que evaluar el mejor costo, la cantidad adecuada de las licencias y módulos a adquirir.

3.- ANÁLISIS

El caso SYSCO, modela la ruta a seguir para emprender un proyecto de Inteligencia de Negocios. Day, la líder del proyecto BI, logra convencer al grupo directivo para que aprueben la viabilidad del proyecto mediante un prototipo de software que demuestra las virtudes de los sistemas analíticos y el valor que le puede dar a la corporación.  Day,  en primer lugar se da cuenta que SYSCO tiene uno de los elementos básicos de los proyectos BI: la data en repositorios de datawarehouse que es alimentado por sistemas transaccionales que han tomado madurez en sus operaciones; con el apoyo de la gente de Business Object logra elaborar el prototipo, hecho clave para la aprobación del proyecto tal como lo afirman Davenport, T.H., Harris, J.G.(2009) que señalan que el compromiso de la alta dirección es el más importante pilar para lograr la competitividad basada en la inteligencia de negocios. El prototipo tiene éxito por el interesante trabajo que realiza Business Object al interesarse en conocer el negocio. Conocer el modelo de negocio: el flujo de sus procesos y los objetivos estratégicos, permite a cualquier equipo de proyecto de BI conocer  el comportamiento de la organización  y  los intereses  de los directivos de la alta dirección; con esta información se podrá diseñar el prototipo, fortalecer el plan del proyecto y estimar el costo –beneficio del proyecto. Tras haber conseguido el entusiasmo del grupo directivo de SYSCO, Day enfrenta el dilema de elegir el escenario óptimo de la adquisición de licencias y solución de software que le propone Business Objects. En el escenario 1, se considera una pre-etapa en la que se tendría acceso a consultas y reportes sin el Modulo Analítico que se desarrollaría de modo in-house. Se desconoce el costo de su desarrollo y el tiempo de aplazamiento del proyecto, lo que podría tener como resultado debilitar la confianza de la Dirección General puesto que a ellos se les presentó el prototipo que incluía el modulo. El escenario exige contar con una segunda aprobación por parte de la Dirección General para aprobar la compra de un segundo bloque de licencias. En el escenario 2 se incluye el modulo analítico, mayor número de licencias respecto del primer escenario con la probabilidad de requerir mas en el siguiente año; el costo por licencia resulta menor que en el primer escenario. El tercer escenario, “Descuento por Volumen”, reduce la incertidumbre de necesitar otra aprobación de la Dirección General para la compra del segundo bloque de licencias. Además, al contar con todos los módulos y licencias suficientes para todo el personal desde un inicio se implementaría en la cultura organizacional la toma de decisiones basada en la inteligencia analítica. Sin embargo, este escenario necesita convencer al directorio aprobar un presupuesto mucho mayor que los anteriores para iniciar el proyecto.

El cuadro muestra un comparativo entre el segundo y tercer escenario, se calcula la diferencia en cantidad de usuarios y se costea tomando en cuenta que al comprar un año después las licencias tendrán un costo mayor por el cual tomamos el costo estimado del primer escenario.

4.-PROPUESTA

Tras el análisis realizado, vemos al escenario 3 como la mejor opción puesto que el proyecto involucraría a mayor cantidad de colaboradores con acceso a la herramienta para una mejor toma de decisiones en pro de la empresa. Además, tiene la ventaja de contar con el modulo analítico de Cadena de Abastecimiento, que teniendo en cuenta el rubro de la empresa se adaptaría al modelo de negocio. Por otro lado, el costo total esta dentro de lo presupuestado inicialmente.

5.-CONCLUSIONES

Este caso nos muestra la evolución necesaria por la que debe pasar una empresa para lograr un uso adecuado de las herramientas de BI, estas son, lograr una estandarización de sus transaccionales (OLTPs) y establecer un repositorio centralizado (DWH). Además, nos demuestra que los prototipos son clave para poder obtener aprobación por parte de la Dirección General.

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