El manual de organización de documentos

Mapa del tema

Descripción general del tema

¿Qué haría usted?

Normalmente, los compañeros de trabajo de Celeste ofrecían su apoyo, pero últimamente no estaban siguiendo sus solicitudes y ella no comprendía por qué. Hace dos semanas, cuando envió al equipo el resumen de la conferencia por correo electrónico, incluyó una nota en la que citaba a una reunión del equipo para el viernes en la mañana. Sin embargo, el viernes sólo llegaron dos personas. Una semana más tarde, Celeste les volvió a enviar un correo electrónico, esta vez acerca de los informes mensuales. En su mensaje incluyó una nota respecto a la visita de los ejecutivos a sus reuniones de personal. El grupo se sorprendió cuando el vicepresidente de ventas corporativas asistió a la siguiente reunión. ¿Sus compañeros de equipo la estaban ignorando? ¿O simplemente no logró comunicarse con ellos? ¿Qué haría usted?

¿Qué podría hacer?

Es posible que Celeste no se conecte con sus compañeros de equipo debido a que envía demasiada información en sus correos electrónicos. Como regla general, cada mensaje debe tratar un solo tema. Si el mensaje de correo electrónico abarca varios temas y es largo, los lectores se confundirán y no lo leerán completamente. Celeste también debe dejar claro el propósito del mensaje, tanto en la línea de asunto como al inicio del mensaje en sí. Si desea que las personas asistan a una reunión, tiene que captar su atención inmediatamente. E, igualmente importante, Celeste debe enviar correos electrónicos concisos, ya que la brevedad normalmente beneficia a todos.

En este tema, aprenderá a organizar sus ideas, escribir un completo primer borrador y hacer de sus correos electrónicos, memorandos e informes rutinarios algo útil, lógico y convincente. Después de haber explorado las ideas de este tema, asegúrese de hacer clic en "Práctica" para participar en un escenario interactivo, tomar decisiones y recibir retroalimentación inmediata sobre sus alternativas.

Mapa del tema

Resumen del tema

Este tema incluye información relevante sobre cómo:

• Organizar el documento de acuerdo a las necesidades de sus lectores

• Utilizar diversas estrategias para comenzar sus tareas de escritura

• Aplicar principios de edición y diseño para realzar el impacto de su mensaje

Acerca del mentor

Deborah Dumaine

Deborah Dumaine es la presidenta y fundadora de Better Communications, una empresa educadora que imparte talleres de redacción comercial, de liderazgo, técnica, financiera y de ventas reconocidos a nivel mundial. Desde 1978, 86.000 estudiantes han asistido a los talleres de Better Communications. La Sra. Dumaine es autora de Write to the Top: Writing for Corporate Success, recientemente actualizado y publicado por Random House, y de The Instant-Answer Guide to Business Writing (iUniverse). También ha contribuido con secciones sobre redacción comercial en World Book Encyclopedia. La Sra. Dumaine obtuvo los títulos de B.A. y M.A. en Smith College. Para obtener más información, visite su sitio Web enwww.writetothetop.com.

Utilizar el tema

Estructura del tema

El contenido de Redacción comercial se divide en las siguientes secciones. Los vínculos a estas secciones aparecen en la parte superior de su pantalla.

Descripción general del tema

Haga clic en Descripción general del tema para obtener una introducción al tema. Evalúe una situación hipotética, ¿Qué haría usted?, seguida de una respuesta, ¿Qué podría hacer? El Mapa del tema proporciona un “mapa del sitio” con vínculos a todos los elementos del tema.

Conceptos básicos

Haga clic en Conceptos básicos para obtener una presentación completa de las ideas principales del tema. Aprenda pautas que lo ayudarán a comunicar en forma eficaz su mensaje a la audiencia. Estos principios lo ayudarán durante todo el proceso, desde generar ideas hasta perfeccionar lo que ha escrito.

Pasos

Haga clic en Pasos para obtener procedimientos que le permitirán planear su tarea de escritura y editar el contenido y el estilo.

Consejos

Haga clic en Consejos para obtener sugerencias sobre cómo escribir mensajes de correo electrónico, memorandos, cartas y propuestas.

Práctica

Haga clic en Práctica para participar en un escenario interactivo, donde asuma la función de un gerente, tome decisiones y reciba retroalimentación inmediata sobre sus alternativas.

Herramientas

Haga clic en Herramientas para obtener formularios que lo ayudarán a: enfocarse en lo que necesita decir, organizar el material, aprovechar al máximo el diseño visual y editar su documento para que sea claro, conciso y con el estilo apropiado.

Autoevaluación

Haga clic en Autoevaluación para ver lo que ha aprendido. Recibirá retroalimentación inmediata sobre sus alternativas. Una página de resumen proporciona vínculos a material de referencia.

Para aprender más

Haga clic en Para aprender más y podrá leer dos artículos relacionados con el tema. También encontrará una lista de artículos con notas y otros recursos.

Exploración del tema

Para explorar el tema, haga clic en los vínculos de la parte superior e izquierda de la pantalla. Cuando haga clic en un vínculo en la parte superior de la pantalla, los de la izquierda cambiarán. Para explorar el tema en forma completa y lineal, siga estos pasos:

• Visite cada sección del tema haciendo clic en los vínculos en la parte superior, de izquierda a derecha.

• Revise la información de cada sección haciendo clic en los vínculos de la izquierda, desde arriba hacia abajo.

• En la sección Práctica, haga clic en Siguiente para continuar explorando el escenario. Cuando llegue a un punto de decisión, elija una opción y lea la retroalimentación. Luego analice las otras opciones para obtener información adicional. Nuevamente, haga clic en Siguiente para continuar.

• En la sección Herramientas, haga clic en un icono para abrir una herramienta. Puede imprimir una copia de la herramienta para usarla cuando no esté conectado. También puede completar la herramienta en línea y grabarla en su disco duro.

• Para finalizar, responda la prueba de Autoevaluación y lea los Artículos en línea de la sección Para aprender más.

Conceptos básicos

Principios básicos de redacción comercial

Principios básicos de redacción comercial

La redacción comercial eficaz se fundamenta en principios básicos. Si los domina, sabrá cómo manejar las muy diversas tareas de redacción que enfrentará.

Aclare su propósito al escribir

Al comenzar a redactar un documento comercial, lo primero que se debe preguntar es: "¿Por qué estoy escribiendo este documento?" La redacción comercial está destinada a servir a varios propósitos, como:

• Explicar o justificar acciones: "Puesto que todas las ofertas que recibimos de nuestros actuales proveedores son altas, decidimos rechazarlas y buscar a otros".

• Comunicar información: "La administración desea que todos los empleados sepan que las ventas trimestrales del nuevo producto superaron las expectativas".

• Influir en el lector: "El equipo de ingeniería puede cumplir con estos plazos".

• Entregar buenas o malas noticias: "Lamentablemente, el incendio del motor que nos informó ocurrió un día después del vencimiento de la garantía".

• Solicitar una acción: "El equipo de diseño debe finalizar y entregar las especificaciones del producto a más tardar el 1 de mayo."

Mantenga su propósito presente al comenzar a escribir. Muchos redactores, al ocuparse de las tareas rutinarias de preparar un documento, pierden de vista su propósito. Para mantenerse en el camino, anote el propósito al principio de su borrador como recordatorio y vuelva a consultarlo mientras avanza. Cuando termine el borrador, revíselo para asegurarse de que cumple con su propósito inicial.

Adopte un enfoque "centrado en el lector"

Al igual que una empresa no se conectará con sus clientes si no considera sus necesidades o aptitudes, usted no se conectará con sus lectores si no comprende sus deseos y cómo prefieren recibir información.

Pensar, redactar, organizar y editar desde el punto de vista de sus lectores mejora la claridad e impulsa la acción. Cuando los lectores comprenden qué intenta comunicarles y cuáles deberían ser sus pasos siguientes, les resulta más fácil su trabajo.

¿Por qué es importante adoptar un enfoque "centrado en el lector"? Considere esta historia real de una empresa que no analizó a su audiencia al escribir lo que parecía un simple tarjeta que anunciaba un cambio de dirección. Al no situarse en el lugar de sus lectores, la empresa olvidó incluir la información más importante: la fecha del traslado. Los clientes sabían dónde ponerse en contacto con la empresa, pero no cuándo deberían usar la nueva dirección.

Consulte también el tema de Harvard ManageMentor Realizar una presentación: Preparar su presentación.

Establezca claramente su mensaje clave

Una vez que identifique el propósito de su documento y haya considerado a su audiencia, su próxima tarea es aislar el mensaje clave que desea que recuerden los lectores. Este mensaje debería ser claro y conciso; por lo general sólo una o dos oraciones. Por ejemplo, "Para cumplir con el plazo

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