Enfoque De Willian P.

4.1.- Willian p. Leonard

CONCEPTO

Es el examen complejo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos.

IMPORTANCIA

El objeto primordial de la estructura administrativa es sacar a ala luz deficiencias o irregularidades existentes en los elementos examinados dentro del sector de la empresa sujeto a estudio y apuntar los posibles remedios.

ALCANCES Y LIMITACIONES

Puede abarcar desde una función hasta una totalidad de la empresa, desde especialización, hasta expansión, contratación o integración. Puede incluir los factores de la producción, los elementos que requieren una constante vigilancia, análisis y evaluación son:

a) Planes y objetivos.

b) Estructuras orgánicas.

c) Políticas y prácticas.

d) Sistemas y procedimientos.

e) Métodos de Control.

f) Formas de Operación.

g) Recursos materiales y humanos.

Existe una revisión minuciosa a los requerimientos de la empresa.

Se necesita un constante examen, análisis y evaluación de los medios de operación.

El estado de las instalaciones puede afectar mucho el funcionamiento de la empresa.

CÓMO EVITAR LA INEFICIENCIA EN UNA EMPRESA

Si se requiere que la administración sea exitosa, es necesario contar con un programa bien trazado, que evite un mal incapacitante. La auditoría administrativa esta específicamente proyectada para evitar las prácticas impropias y mejorar los métodos de desempeño administrativo.

Tomando medidas preventivas para evitar condiciones insalubres, mantenimiento preventivo de maquinaria de producción y de servicio.

Otras medidas preventivas como salvaguardarse de pérdidas, desperdicios, descuidos, deficiencias, prácticas erróneas, negligencias, fallas, malversaciones, actuaciones deshonestas, mala planeación, etc.

ETAPAS DEL MODELO

ETAPA 1 Definir claramente la finalidad y alcance del informe.

ETAPA 2 Organización y presentación de hallazgos.

ETAPA 3 Todos los hechos que reflejen circunstancias fuera de lo normal se dispondrán en orden de importancia relativa.

ETAPA 4 Los aspectos tratados con los supervisores y otros empleados.

ETAPA 5 Recomendaciones formuladas por el auditor.

EL INFORME DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

IMPORTANCIA

El informe cierra la presentación del trabajo en todos los aspectos y recomendaciones.

Permite a la dirección tomar decisiones importantes.

Permite a quien lo recibe determinar sobre la calidad del trabajo, lo aceptará, lo rechazará y determinará si es bueno, adecuado y útil.

CONTENIDO

Finalidad y alcance.

Puntos sobresalientes.

Aspectos comentados con la supervisión.

Práctica corriente (detalles).

Discusión o comentarios.

Recomendaciones.

Ilustraciones.

TIPOS DE INFORMES

§ Por su forma de presentación:

Verbales.

Como memorándums y cartas.

Cuestionarios.

§ En función a las necesidades:

Rutinarios.

Especiales .

Informes.

§ Durante la realización de la auditoría:

Preliminar.

De progreso.

Final.

METODOLOGÍA

§ Definir claramente la finalidad y alcance del informe.

§ Organización y presentación de hallazgos.

§ Todos los hechos que reflejan circunstancias fuera de lo normal, se dispondrán en orden de importancia relativa.

§ Los aspectos tratados con los supervisores y otros empleados.

§ Recomendaciones formuladas por el auditor.

PRESENTACIÓN

§ Uniformidad de la redacción y la escritura final.

§ Dirigir el informe al ejecutivo principal.

§ La firma del informe por el jefe del departamento de auditoría y la fecha.

§ No debe enviarse si no cuenta con la aprobación correspondiente.

§ Debe colocarse una copia del informe en el archivo con todos los documentos relativos al mismo para futuras posibles referencias.

§ Debe ser objetivo y concreto.

MODELO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

DE WILLIAM P. LEONARD

1. Una o más funciones específicas 1. Planes y objetivos.

2. Departamento o grupo de departamentos. 2. Estructura de la organización.

3. División o grupo de divisiones. 3. Políticas, sistemas y procedimientos.

4. Empresa como un todo. 4. Métodos de control.

5. Recursos humanos y físicos.

6. Medición de resultados.

1. Panorama económico. 1. Estudiar los elementos.

2. Adecuación de la estructura de la empresa. 2. Hacer un diagnóstico detallado.

3. Cumplimiento de políticas y procedimientos. 3. Determinar finalidades y relaciones.

4. Exactitud y confiabilidad de los controles. 4. Buscar deficiencias.

5. Métodos adecuados de protección. 5. Balance analítico.

6. Causas de variaciones. 6. Comprobar eficiencia.

. Utilización adecuada de mano de obra y equipo. 7. Indagar problemas.

8. Métodos satisfactorios de operación verbal. 8. Precisar soluciones.

9. Determinar alternativas.

10. Elaborar métodos de mejoramiento.

Las auditorías sirven de comprobación de la capacidad de la administración a todos los niveles.

Proporciona un servicio especializado a la administración. En su conocimiento detallado de la empresa a través de las funciones exploradas:

§ Una

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