Ensayo De Administración

3.2 LA ORGANIZACIÓN

3.2.1 CONCEPTO

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, los niveles y las actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Afirma de modo concreto como y quien va hacer cada cosa.

Este concepto implica necesariamente:

a) Partes y Funciones distintas o diversas.

b) Unidad funcional. (que todas las partes se unan para lograr un fin)

c) Coordinación y autoconstrucción.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

Organización formal.- Es una estructura planeada que intenta de manera deliberada, establecer un patrón de relaciones entre sus componentes.

Organización informal.- comprende aquellos aspectos del sistema que no han sido formalmente planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades e interrelaciones de los participantes.

3.2.3 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

PRINCIPIO DE LA ESPECIALIZACIÓN.- cuando mas se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad mas limitada y concreta se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza.

PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE MANDO.- para cada función solo debe existir un mando.

PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO DE AUTORIDAD-RESPONSABILIDAD.- debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndole al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella.

PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO DIRECCIÓN – CONTROL.- a cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando.

PRINCIPO DE LA DEFINICIÓN DE PUESTOS.- debe definirse por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto, entendiendo por este la unidad de trabajo impersonal especifico.

REGLAS SOBRE LA DIVISIÓN DE FUNCIONES

PRIMERA.- debe elaborarse una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se considere deben establecerse en cada uno de los niveles que se tengan. (la lista deberá ser lo mas amplia posible y deberá tomar en cuenta: las funciones ya existentes en la empresa, las que se conozcan de empresas similares y las recomendadas por folletos y manuales de organización, afines a la empresa)

SEGUNDA.- deben definirse en forma sencilla, cada una de las funciones listadas. De ello podrá resultar:

a) que se encuentren 2 o mas idénticas; en este caso se eliminaran alguna de ellas.

b) Que se encuentren algunas superposiciones parciales; en este caso, de una función se crearan las necesarias. (ejemplo; relaciones humanas, -relaciones laborales, -relaciones publicas, -relaciones industriales.

5.5 SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN.- son las diversas combinaciones estables de la división de funciones y la autoridad, a través de las cuales se realiza la organización. Lo anterior se expresa en las cartas o graficas de organización (organigramas)

Organización lineal o militar. Es aquella en que la autoridad y responsabilidad correlativas se transmiten integralmente por una sola línea para cada persona o grupo.

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

Ventajas:

1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.

2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

3. Es claro y sencillo.

4. Útil en pequeñas empresas.

5. La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas:

1. Es rígida e inflexible.

2. La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.

3. No fomenta la especialización.

4. Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente de operación.

Organización funcional o de Taylor.

Se refiere a que un determinado departamento o cargo debe ser dividido en las mayores partes posibles, con el objeto de buscar o lograr la especialización.

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones.

Ventajas:

1.Mayor especialización.

2. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.

3. La división del trabajo es planeada y no incidental.

4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.

5. Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización.

Desventajas:

1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las ordenes.

2. Se viola el principio de la unida de mando, lo que origina confusión y conflictos.

3. La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.

Organización lineal o staff

Es cuando la autoridad de la línea, recibe asesoramiento de cuerpos especializados para eficientar su función.

Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Ventajas:

1. Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera

de resolver los problemas de dirección.

2. Hace posible el principio de la responsabilidad y de la

autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la

especialización del staff.

Desventajas:

1. Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se

delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede

producir una confusión considerable en toda organización.

2. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.

3. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.

3.2.5 ORGANIGRAMAS.-

Son conocidos también como cartas o gráficos de organización. consiste en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (en ocasiones también el nombre de la persona que ocupa ese puesto) representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y de responsabilidad.

Los organigramas revelan: (utilidad)

1. la división de funciones

2. los niveles jerárquicos

3. las líneas de autoridad y de responsabilidad.

4. los canales formales de comunicación

5. la naturaleza lineal o staff del departamento

6. revela los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

5.6.1 REQUISITOS DE LA CARTA ORGANIZACIONAL:

 Deben ser muy claros, evitar un numero excesivo de cuadros y puestos

 Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, sino mas bien, la estructura del cuerpo administrativo (se recomienda que el ultimo nivel sea de supervisores o jefes.)

 En los organigramas deben contener nombre de las funciones (el puesto), y no el de las personas que ocupan estas. (cuando se necesiten los nombres de las personas aparezcan estos deberán ir con letra mas pequeña que el puesto).

1.- CARTA VERICAL DE ORGANIZACIÓN.

2.- CARTA HORIZONTAL DE ORGANIZACIÓN

3.-CARTA CIRCULAR DE ORGANIZACIÓN

4.- CARTA ESCALAR DE ORGANIZACIÓN.

3.3 INTEGRACIÓN

3.3.1 CONCEPTO

Es obtener y articular los recursos humanos y los recursos materiales que la organización y la planeación, señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

3.3.3 PRINCIPIOS PARA LA INTEGRACIÓN DE PERSONAS

DE LA ADECUACION DE HOMBRES Y FUNCIONES.- debe procurarse adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres “ el hombre adecuado al puesto adecuado”.

DE LA PROVISIÓN DE LOS ELEMENTOS.- debe proveerse a cada miembro de la organización social, de los elementos necesarios para hacer frente en la forma mas eficiente a las obligaciones de su puesto. Ejemplo: instrumentos, herramientas, materia prima, capacitación, etc.

DE LA IMPORTANCIA DE LA INTRODUCCIÓN ADECUADA.- el momento en que los elementos humanos se integran a la empresa tiene especial importancia y por lo mismo debe ser vigilado con especial cuidado.

PRINCIPIOS PARA LA INTEGRACIÓN DE COSAS:

DEL ABASTECIMIENTO OPORTUNO: para dotar del material requerido es necesario que este se realice en el momento ni un día mas ni un día menos)

DE LA INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO.- debe planearse con mucho cuidado el momento en que se instalan los elementos materiales, así como su oportuna revisión.

DE LA DELEGACIÓN Y CONTROL.- se deberán precisar a quien se le confiere la responsabilidad de las cosas y que tipo de controles habrá para vigilar el buen uso de ello.

TÉCNICAS DE LA INTEGRACIÓN DE PERSONAS:

La

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