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Esquema de administración de un “Supermercado”.

Para poder integrar y adecuar el proceso administrativo a un supermercado primero debemos definir cada etapa, de esta forma al ver el objetivo y las actividades a seguir, se podrá desarrollar un esquema donde se analizará las labores de cada área en cada paso del proceso administrativo.

Hay que recordar las fases del proceso:

1. Planeación.
2. Organización.
3. Dirección.
4. Control.

Planeación

Planear implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.

La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?).

La planeación es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los resultados que pretende alcanzar el grupo social. Determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos.

La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un medio que constantemente está experimentando, cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales, culturales. Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos.

Adecuando esta fase al proceso de un supermercado, debemos recordar primero que para lograr la planeación, se definen objetivos, los cuales vienen directamente planes de acción y políticas, todo esto pertenece a las funciones de la alta gerencia.

Los planes que se tendrán será establecer primero un mercado meta y un mercado potencial, en el área del marketing y ventas, establecer las ventas mensuales deseadas para alcanzar la utilidad necesaria, también se debe planear la necesidad de personal y los inventarios de la empresa, para cubrir la demanda del mercado, lo cual se debe seguir muy de cerca.

Es muy importante recordar que en este fase se establece la misión y visión de la empresa; la misión hacer referencia a la razón de ser de la compañía y la visión es una proyección a futuro de Dónde desea estar la empresa dentro de una cantidad de tiempo.

Para el supermercado la misión será:

“Ser la mejor tienda detallista con un gran surtido de productos de alta calidad y con precios bajos”.

La visión será:

“Convertir al supermercado en la mejor tienda detallista de todo México, ofreciendo los mejores productos y dando un excelente servicio”.

Organización

La organización, la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros.

El Organigrama por el que estará guiada la empresa será un modelo como el siguiente:

[pic 2]

Primero lo que es el nivel del presidente y la alta gerencia, estarán encargados de la planeación del proyecto, la planeación del sistema administrativo, los objetivos del proyecto a corto y largo plazo, definir eficazmente el concepto de la empresa; su misión, visión, valores, etc. Establecer las políticas necesarias para alcanzar los objetivos y verificar que estos mismos se cumplan. En la fase de organización también entra la alta gerencia, puesto que será donde acomode e integre los recursos con los que cuenta la empresa para alcanzar cumplir con su finalidad y alcanzar las metas.

El nivel de los directores, se encargará de ejecutar las órdenes y guiar a sus subordinados al cumplimiento de sus funciones de manera eficaz, encaminar a los gerentes a la supervisión de los bajos niveles jerárquicos, ya que para que la empresa funcione correctamente es necesario que cada eslabón en la cadena o cada piso de la pirámide de los mejores resultados.

La gerencia actuará como un mediador entre los directores y los empleados, fungirán como supervisores y guías de los empleados del supermercado, serán ellos quienes llevarán la información proveniente de los directores hacia todos los empleados del supermercado, tendrán la función de comunicar esta información y asegurarse que se reciba de buena forma, es decir, que haya sido entendida. También, en la etapa de control serán ellos los responsables de hacer ver que los objetivos y/o estándares de la empresa se estén cumpliendo de manera adecuada.

Dirección

La dirección es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar las metas de la organización.

Control

El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de una empresa.

Sistema de contabilidad de la empresa

Para todas las empresas es necesario y muy importante llevar un sistema contable, ya que a través de esto nos podemos dar cuenta de la situación económica y financiera de la compañía. Esto nos es útil para predecir los niveles de liquidez, solvencia, las deudas, los futuros ingresos de la compañía, y además de todo esto nos sirve para determinar si la empresa está siendo exitosa o no, nos dice si seguirá en el mercado o si una empresa ya fue a la quiebra.

Para llevar a cabo las actividades contables, la empresa requiere tener ciertas cuentas con las que será posible medir la situación económica, las cuentas son las siguientes:

• Activo.

• Fijo
• Circulante

• Pasivo.

• A corto plazo
• A largo plazo

• Capital.

• Capital contable de la empresa.

Para verlo más detalladamente primero haremos énfasis en los estados financieros que se necesitarán en la empresa. Uno de ellos será el estado de resultados y otro es el balance general o estado de situación financiera.

El estado de resultados, también conocido como estado de ganancias y pérdidas, es un estado financiero conformado por un documento que muestra detalladamente los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ha generado una empresa durante un periodo de tiempo determinado.

Ejemplos de ingresos podrían ser las ventas, los dividendos y los ingresos financieros; mientras que ejemplos de gastos podrían ser la compra de mercaderías, los gastos de personal, los gastos financieros, los alquileres, los seguros, las depreciaciones y los impuestos.

El beneficio o pérdida vendría a ser el resultado de la diferencia entre los ingresos y los gastos; hay beneficio cuando los ingresos son mayores que los gastos, y hay pérdida cuando los ingresos son menores que los gastos.

Un ejemplo de estado de resultados es el siguiente:

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