Facturacion y Caja de Hotel

FACTURACIÓN Y CAJA: 

DESARROLLE:

1- ¿Cuáles son las funciones del Subdepartamento de Caja?  

2-¿Cuáles son las características distintivas en la facturación de Grupos?  

3-Explique los procesos y procedimientos del Subdepartamento de Facturación que se desarrollan durante el Ciclo de Vida del Cliente*  Aclaración:  

*Ciclo de Vida del cliente: información, reservas, check in, estancia, cargos, check out. 

1) Subdepartamento de caja:

Su función principal es el cobro de servicios ofrecidos al cliente ante la presentación de la factura general. El cliente tiene la obligación de satisfacer la misma cuando el hotel así lo exija, pacto en contrario entre ambas partes.

El cajero será, como se acaba de decir, la persona que presente la factura al cliente para su dación, que podría efectuarse:

• Metálico (moneda nacional o extranjera).
• Travellerscheques (considerado como divisa).
• Bono de agencia.
• Tarjeta de crédito/débito.
• Cualquier otro documento que cubra el pago (cartas de empresa, créditos o cheques)
• Estos sistemas de pago se simplifican en realidad en dos: caja y crédito.

• Otras funciones del subdepartamento de caja son:

1. Cambio de divisas.
2. Control de cajas fuertes, al disponer los hoteles de cajas fuertes de seguridad individuales en las habitaciones y ser los clientes los portadores de las llaves o responsables de introducir una clave en aquellas cajas fuertes que funcionen a través de códigos de acceso.
3. Control de depósitos o prepagos efectuados por los clientes.

2) FACTURACIÓN DE GRUPOS

El tratamiento de grupos es totalmente diferente al de un cliente individual. Los grupos son contratados en su mayor parte a través de agencias de viajes, con las que se tratan una serie de condiciones registradas en contratos, la particularidad del grupo es que en una sola factura se recogen todos los servicios facilitados al grupo, los cuales tienen una contratación idéntica.

Cada hotel cuenta entre su abanico tarifario con precios especiales para grupos, más ventajosos, los cuales son NETOS, es decir, no comisiónales. Es la agencia la que tiene que incrementarlos para obtener el beneficio. En cualquier acuerdo de colaboración entre hotel y agencia quedan estipulados no sólo los precios, según temporada, sino también otra serie de condiciones como:

• Reducciones.
• Por tercera persona compartiendo habitación doble.
• Los niños entre 0 y 12 años compartiendo habitación con adultos.
• Descuentos para guías.
• Gratuidades.
• Por cada 20 o 25 pax de pago se suele dar una gratuidad, la cual recae normalmente en el chofer o guía.

• Suplementos.

• Por habitación individual.

• Por cualquier servicio extra como puede ser un cocktail de bienvenida.

• Por no superar un número determinado de días de estancia.

• Por servicio de guía en destino.

• Release, tiempo mínimo previo para la reconfirmación o anulación de la reserva.

• Período de pago.

3) El subdepartamento de recepción cuya función básica es la facturación a los clientes de los servicios consumidos, y controlar y cuadrar las liquidaciones de los diferentes departamentos del hotel.

• Las funciones de este subdepartamento son las siguientes:
• Preparacion de facturas de las habitaciones que son salida prevista.
• Realizar las facturas una vez cobradas por caja
• Cuadre y arqueo dinero
• Totalización del datafono para posterior cuadre de todas las tarjetas de crédito.
• Comprobación de las facturas a crédito.

Estas funciones se llevan a cabo durante el turno mañana de la jornada, por otra parte, las funciones del turno tarde son las siguientes:

• Aperturas de facturas según llegada
• Cargar en factura los servicios consumidos por el cliente durante este turno.
• Realizar los cuadres y liquidaciones de los departamentos del hotel.
• Efectuar las liquidaciones de comisiones y deducciones.
• Efectuar la liquidación de la cuenta de varios.
• Cuadrar la cuenta de habitaciones con el mostrador. Es decir que debemos comprobar, las habitaciones ocupadas y el valor de cada una de ellas, porque el total deberá ser coincidente con la producción de habitaciones del día registrado en el libro de entradas y salidas.

Funciones turno de noche:

• Cargo de los importes de las habitaciones.
• Cargo de los últimos vales de los distintos departamentos de facturas.
• Cierre administrativo del día.

Estos cálculos actualmente son llevados a cabo a través de programas informáticos que nos posibilita las siguientes ventajas:

• Ahorro de tiempo, al ser propio ordenador quien automáticamente cuadra la producción del día.
• El índice de error se reduce al mínimo.
• Reducción de personal.
• Presentación de factura al instante, existiendo incluso la “salida express”

Principalmente, la facturación se hacía manualmente a través de la hoja de mano corriente, también llamada “diario de producción”, que consiste en una hoja formada por filas y columnas. En las columnas se detallan los números de habitaciones en orden ascendente y en las filas vienen apuntados por este orden los siguientes datos:

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