Farmacia San Carlos

CAPITULO I: ASPECTOS GENERALES DE LA AUDITORIA

Alcance:

La auditoria a realizar en la empresa “Comercial la Nueva Ganga S.R.L.” abarca un conjunto de técnicas y operaciones que se llevaran a cabo para realizar el análisis de los procedimientos que se consideran necesario para lograr los objetivos planificados de la auditoría que se realizaran en la empresa. La auditoria que vamos a implementar son; la auditoria procesal, funcional y de medio ambiente.

En la auditoria procesal investigaremos y evaluaremos el proceso administrativo que se enfocara en los departamentos de compra y venta, y así, realizar un examen sistemático y si es necesario hacer una investigación profunda sobre las áreas específicas.

En la auditoria funcional realizaremos un examen y una evaluación con el fin de detectar los errores, deficiencias e irregularidades de los departamentos de compras y ventas y así poder emitir las recomendaciones que se requieren.

En la empresa “Comercial la Nueva Ganga, S.R.L” se realizará un proceso de auditoría administrativa utilizando técnicas y procedimientos para llevar a cabo el estudio y evaluación a través de la experiencia gerencial en base a los resultados de una práctica de la gestión, se utilizaran criterios para organizar un plan de trabajo sistemático y coherente como también el uso de los recursos corporativos como información, tecnología, y recursos humanos (no tenemos acceso a la información financiera). Estos procesos medulares (compra y venta) radican en que todos los productos y servicios que se ofrecen a los clientes son el resultado de los procesos que internamente se utilizan y están relacionados directamente con la misión y objetivo de la empresa. En la compra y venta de mercancía para caballeros, damas, niños, bebe y perfumería.

Objetivos:

Objetivo general:

La auditoria administrativa que se va a realizar consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ellos la auditoria les proporcionara análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas

Objetivos específicos:

• En la auditoria procesal verificaremos la eficiencia y la eficacia administrativa y determinaremos la calidad en la gestión de la empresa, la capacidad del gerente y las funciones y directrices que se dictan en la misma.

• En la auditoría funcional se evaluara el proceso de compra y venta de manera exhaustiva, para determinar las posibles debilidades y realizar las posibles recomendaciones

Limitaciones:

El desarrollo de la investigación se llevo a cabo sin inconvenientes mayores, salvo limitantes en el levantamiento de la información debido a que la organización carece de formalidades en el manejo de la descripción y operatividad de la misma, no posee políticas, normas, manuales y procedimientos, entre otros.

Por disposición de la gerencia de la empresa no se logro realizar el número de encuesta planificadas por el equipo de auditoría.

PROGRAMACIÓN DEL ESTUDIO:

Empresa:

LA NUEVA GANGA S.R.L. Fecha de Inicio:

02/05/2011

Actividad Económica: Venta de ropa para dama, caballeros y niños. Artículos para bebé y perfumería.

Objetivo de la Auditoria: Detectar causas de las ineficiencias en el sistema de control de recepción de materiales, con la idea de proponer algunas mejoras.

Área Específica: Departamento de Perfumería Compras/Ventas Función de recepción de materiales.

Etapa Descripción Responsable Métodos

Semanas

1 2 3 4 5 6 7 8

1

2

3

4 Estudio Preliminar:

-Obtención de información general de la organización y departamento

-Identificación de procesos medulares y de apoyo

-Identificación de variables a estudiar de la función.

Obtención de Información

--Elaboración de Instrumentos de recolección de información.

-Planificación de papeles de trabajo

-Evaluación de Control Interno

-Realización del Examen Profundo

Análisis de Información:

-Revisión de resultados

-Realización de conclusiones y recomendaciones

Presentación Informe Final

-Elaboración del informe

-Divulgación de resultados

Glionan Urdaneta

Roxanna Contreras

Orlys Izarra

Jhonatan Duran

Yeri Tatua Paredes

Glionan

Urdaneta -Observación directa

-Entrevistas generales con el gerente y empleados del departamento

-Revisión de documentos

-Cuestionarios a empleados

-Entrevistas a supervisores

-Tablas y gráficos

Empresa: Comercial La Nueva Ganga S.R.L.

Actividad Económica: Venta de ropa para dama, caballeros y niños. Artículos para bebé y perfumería.

ETAPA 1: ESTUDIO PRELIMINAR

En la elaboración de este estudio se obtendrá información general de la organización, y en los departamentos existentes, para lo cual se usará las siguientes fuentes de información:

-Revisión de documentos: Los documentos necesarios para la auditoria deberán ser obtenidos y fotocopiados de la oficina del gerente Lic. Mooffyd Rabah, el día 09 de mayo, en el transcurso de la mañana. Este trabajo lo realizará el auditor en jefe Glionan Urdaneta.

-Realización de observaciones: Se llevaran a cabo observaciones en el departamento en la función de compras y ventas. Se efectuara una observación diaria, dos veces por semana de 10:00 a 12:00 h. El encargado de esto será el auditor operativo, Roxanna Contreras.

-Realización de encuestas: se realizaran las encuestas a los jefes de los departamentos, así como al personal operativo. Estas encuestas se aplicarán los días 24 y 25 de mayo a partir de las 10:00am. Las encuestas estarán a cargo del auditor en jefe Glionan Urdaneta.

ETAPA 2: OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN

Para obtener la información se usarán los siguientes instrumentos:

- Se diseñará un cuestionario de tipo abierto, el cual deberá ser diseñado por el auditor en jefe con apoyo de los asesores del despacho de auditores, y que será aplicado a los empleados del departamento en cuestión. El instrumento estará compuesto por 107 preguntas y deberá estar terminado para el 23 de mayo.

- Se diseñará una entrevista de tipo abierto para aplicarla al jefe del departamento. La entrevista deberá ser diseñada por el auditor en jefe y el auditor operativo. El instrumento deberá estar terminado para el 23 de mayo.

La obtención de información será realizada por los auditores operativos Roxanna Contreras,

Orlys Izarra y deberá terminarse el 31 de mayo.

ETAPA 3: ANALISIS DE INFORMACIÓN

Se tabularán los datos obtenidos de la aplicación de las encuestas para facilitar la trascripción y el análisis posterior. Para ello se realizara el vaciado, en tablas de doble entrada o matrices, donde se colocará horizontalmente el total de encuestados y verticalmente el número de preguntas y sus respectivos resultados, calculando los porcentajes relativos al número de respuestas posibles. El análisis deberá estar listo para el 10 de junio y será realizado por los auditores operativos Jhonatan Duran, Yeri Tatua Paredes.

ETAPA 4: INFORME FINAL

El informe deberá presentarse al gerente de la empresa, Lic. Mooffyd Rabah, el día 27 de junio a las 11:00 h, en su oficina en la empresa. La presentación deberá apoyarse con retroproyector y diapositivas, así como con una copia del informe para cada persona que asista a la presentación.

CAPITULO II: ESTUDIO PRELIMINAR DE LA ORGANIZACIÓN.

ITEMS ACTIVIDADES A REALIZAR PARA OBTENER INFORMACION USO DE LA INFORMACION POSIBLES FUENTES

1 Buscar información sobre la razón social y la reseña histórica. .-Para conocer el tipo de empresa y su trayectoria. .- Entrevistas

.-Acta constitutiva.

2 Conocer la ubicación de la empresa y sus medios de contacto. .-Saber si su ubicación es buena, localizable y si esta actualizada. .-Internet

.-Páginas amarillas

.-Observación

.-Entrevistas.

3 Determinar qué productos y servicios ofrece la empresa. .-Para definir el ramo de actividad de la empresa. .-Entrevistas.

.-Observación.

4 Buscar información sobre las bases legales de la empresa. Verificar el cumplimiento legal de la empresa. .-Leyes sobre el rubro

.-Entrevistas.

ITEMS ACTIVIDADES A REALIZAR PARA OBTENER INFORMACION USO DE LA INFORMACION POSIBLES FUENTES

1 Buscar información sobre la Misión, Visión y Objetivos de la empresa .-Conocer las proyecciones de la empresa.

.-Conocer las áreas estratégicas de acción. .- En los manuales

.-En carteleras informativas.

.-Entrevistando al gerente.

2 Buscar información que permita conocer a groso modo las estrategias que la organización emplea para cumplir con sus objetivos organizacionales, así como las políticas y procedimientos que utiliza en su funcionamiento diario. .-Conocer la aplicación de políticas y procedimientos en las funciones que el personal realiza para determinar el adecuado rendimiento de las funciones de la empresa.

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