Feriado Bancario Ecuador

PROCEDIMIENTO DE PAGOS

El presente instructivo tiene la finalidad de informar a las agencias de viajes la forma en la que se deben realizar los pagos para reservas tomadas para cualquiera de los destinos de Hoteles Decameron.

1; Recepcion de pagos

Los pagos deben ser realizados única y exclusivamente en las oficinas de Hoteles Decameron, en el caso de depósitos o transferencias en la CTA CTE única del Banco del Pichincha 3446028004 a nombre de Hoteles Decameron Ecuador.

        1.1 Pago en Cheque:

En el caso de que el pago se realice con cheque, el mismo debe venir girado a nombre de Hoteles Decameron Ecuador S.A. Si el cheque se encuentra girado de otra forma  qué no sea como la antes descrita, no se recibirá el pago. El cheque debe venir acompañado del  formato adjunto (anexo 4), en original y copia. El original se queda en Decameron y la copia es para la agencia, en la cual Decameron colocara el recibí conforme del cheque.

1.2; Pago con Voucher manuales;

Todo vauchers que se presente en nuestras oficinas adjunto deberá cumplir con los siguientes requerimientos:

1. Los vauchers deberán estar correctamente llenados sin ningún tachón o enmendadura, de acuerdo a lo estipulado en las normas y procedimientos de Datafast y Medianet.
2. Adjunto al pago deberá adjuntarse copia de cédula y tarjeta de crédito únicamente del anverso de la misma, si la copia de la tarjeta no es legible se debe colocar manualmente el número de tarjeta y el nombre del Banco emisor, en el caso de no encontrarse estos documentos adjuntos, el Voucher no se recibirá bajo ningún concepto ni justificativo, por lo que la agencia debe solicitar los documentos al momento en el que el pasajero se acerque a cancelar, para evitar contratiempos cuando realice el pago en las oficinas de Hoteles Decameron.
3. Las Autorizaciones deben ser solicitadas con el código de establecimiento de Hoteles Decameron (anexo 1), esta información será validada por Tesorería con el Banco emisor.
4. Los Tarjetahabientes que presten su tarjeta de crédito deberán llenar un formulario como requisito obligatorio  (anexo 2).
5. Los pagos con tarjetas de crédito deberán venir desglosados con el formato establecido (anexo 3)

El momento de verificar la información (Numero de autorización, nombre del tarjetahabiente, valor y fecha de solicitud, etc.), Sí tesorería encontrase alguna anomalía, inmediatamente se comunicara con la agencia para informar y proceder a su devolución.

1.3; Transferencias Bancaria;

Las Transferencias Bancarias Internacionales se deben realizar únicamente 15 días antes de la fecha de viaje, las transferencias realizadas desde otro Banco a la cuenta de Hoteles Decameron se deben realizar 4 días antes de la fecha de viaje o de time limit indicado por reservas, en el caso de trasferencias de Banco Pichincha a la cuenta de Hoteles Decameron se lo realizara con 1 día de anticipación a la fecha de viaje o fecha de time limit indicado por reservas, Los tiempos establecidos para Transferencias es para la debida verificación por parte de tesorería con la Dirección Financiera, no se aceptaran transferencias que se hayan realizado fuera del tiempo establecido. El comprobante de transferencia se deberá enviar por email a la oficina mar cercana, donde la agencia pueda retirar la factura que se emitirá por la reserva, colocando el número de la reserva para que tesorería proceda al ingreso una vez validada la información.

1.4; Depósitos en efectivo;

Los depósitos que se realicen en efectivo deberá realizarse en la CTA CTE de Hoteles Decameron Ecuador # 3446028004, El comprobante de depósito se deberá enviar por email a la oficina mar cercana, donde la agencia pueda retirar la factura que se emitirá por la reserva, colocando el número de la reserva para que tesorería proceda al ingreso una vez validada la información.

1.5; Depósitos en cheque;

Los depósitos que se realicen en cheque deberá realizarse en la CTA CTE de Hoteles Decameron Ecuador # 3446028004, endosando respectivamente a Hoteles Decameron, firmando y colocando número de cuenta, El comprobante de depósito se deberá enviar por email a la oficina mar cercana, donde la agencia pueda retirar la factura que se emitirá por la reserva, colocando el número de la reserva para que tesorería proceda al ingreso una vez validada la información.

Si el o los Cheques son devueltos por mal endoso, falta de fondos  etc. Tesorería se comunicara con la agencia, la misma que se compromete en un tiempo máximo de 24 horas realizara un nuevo depósito en efectivo o transferencia, asumiendo el valor de comisión que cobra el Banco por devolución de cheque.

2; Facturación

Los pagos que se recepten en caja serán ingresados en el orden que las agencias vayan llegando, las facturas se podrán retirar al día siguiente en el lugar donde se realizo el pago.

No se emiten facturas mientras no se tenga el pago total de las reservaciones, en caso de Internacionales no aplica Retención. Para el Hotel Royal Decameron Mompiche, la agencia puede comunicarse con caja y solicitar base imponible para la retención o solicitar vía amail una factura proforma con numero de reservación 24 horas antes de tener que realizar el pago, la factura proforma no aplica para grupos y la misma se encuentra sujeta a cambios y modificaciones que la agencia realice con reservas después de la fecha de enviada la proforma.

Una vez que la agencia reciba la factura, deberá entregar los comprobantes de retención en un tiempo máximo de 48 horas.

3; Reembolso de pagos en Exceso

La agencia que tenga saldos a favor,  deberá enviar una carta dirigida al Contador General de Hoteles Decameron el Sr Dario Torres, especificando numero de reservación y valor a ser reembolsado,  el reembolso se efectuara 20 días laborables después de entregada la carta, por lo cual la agencia se deberá comunicar con el área financiera para confirmar su cheque.

4; Información General

Los anexos que se deben presentar con los pagos deben imprimirse en una hoja donde conste el logo de la agencia que realiza el pago.

A continuación detallamos la información de las personas de tesorería.

Mayra Cortés         Caja UIO        6046989 ext 6221               cajero.quito@decameron.com

(Av. 12 de Octubre N24-562 y Luis Cordero Edf. Wordl Trade Center, piso 6 torre "B")

Prisila Jijon        Caja GYE        6025602 ext 9206               cajero.guayaquil@decameron.com

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