Fundamentos Y Procesos De Control

INDICE

1.1………………………… INTRODUCCION.

2.1………………………… TESIS.

2.2………………………… ELEMENTOS DEL CONTROL.

2.3………………………… OBJETIVOS DEL CONTROL.

2.3.1………………………. PRINCIPIOS DE CONTROL APLICABLES.

2.4………………………… PARAMETRO.

2.4.1……………………… COEFICIENTES E INDICADORES.

2.4.2……………………… FACTORES UTILIZADOS POR AREA.

2.5………………………... REGISTRO Y SISTEMA DE INFORMACION.

2.5.1………………………. RASTREO.

2.5.2………………………. PRINCIPIOS DE CONTROL APLICABLES A SISTEMAS DE INFORMACION.

2.6………………………… TIPOS DE CONTROL.

2.7………………………… EL PROCESO DE CONTROL.

3.0………………………… CONCLUSIONES

4.0………………………… GLOSARIO

5.0………………………… BIBLIOGRAFIA

OBJETIVOS.

• Este trabajo se desarrolla con el fin de tener el concepto ideal sobre los fundamentos y procesos de control. Que son los más utilizados en la administración.

• Analizar por medio del trabajo que tan importante puede llegar hacer el control sobre las empresas u organizaciones que la constituyen.

• Gestionar teorías basadas en el control que cumplan con los principios de las teorías.

• El objetivo final del trabajo es aprender y aplicar los conceptos básicos del control a la hora de crear una empresa.

1.1 INTRODUCCIÓN.

Las empresas operan en medios cambiantes y son altamente sensibles a lo que sucede externamente, el propósito del control es mantener a la empresa en equilibrio, las empresas se ven obligadas a establecer controles para conocer el grado de variabilidad entre lo que se planeó y lo que se está logrando o se logró. El control es un elemento vital que registra la información de los resultados de ejecución de los planes, programas, presupuestos, proyectos; Para evaluar su cumplimiento o encaminarnos a lo planeado; el control consiste en un esfuerzo sistemático de comparar el rendimiento con los estándares, planes u objetivos predeterminados, con el fin de identificar si el rendimiento cumple esos estándares o necesidades y si no es así aplicar los correctivos necesarios. Freeman stoner piensa “que es un proceso que garantiza las actividades reales que se ajusten a las actividades planeadas” por su parte los hermanos mchugh lo definieron “como una función que consiste en determinar si la organización avanza o no a sus metas y objetivos y en tomar medidas correctivas en caso negativo”.

2.1 TESIS

El termino control, desde el punto de vista administrativo fue acuñado en Francia y significa contra el rol. En este caso rol es un programa. Por ejemplo, la programación de producción para un periodo determinado de una compañía y la evaluación de resultados se hace por medio de verificaciones llamadas controles; por lo tanto, solo se puede controlar lo que se planeó.

Los controles también deben ser objeto de evaluación continua, ya que un control mal diseñado podría ser la fuente de problemas e incluso hacer que los problemas queden estáticos. Por ejemplo, en el sector público existen controles generados en circunstancias que han cambiado, y siguen siendo utilizados por los empleados públicos en razón de que no se ha modificado el reglamento correspondiente. El resultado es generación de trabajo innecesario y problemas a los usuarios de los servicios.

Al mismo ritmo que las empresas se vuelven más complejas y más modernas, el problema del control aumenta. Por tanto, los futuros gerentes deben tener un conocimiento laboral sobre los puntos fundamentales de la función de control.

El control da los elementos administrativos; permite medir con el parámetro correcto las variables de un proceso productivo planeado para el cumplimiento de un objetivo. También proporciona las bases para diseñar el sistema de información, que notifique permanentemente los resultados de la ejecución a quien o a quienes, mediante el análisis y la evaluación, requieren tomar decisiones correctivas oportunas.

Un buen control consiste en conocer el propósito del mismo y para que se establecerá. muchas empresas crean control, simplemente, para obtener información que nunca utilizan o pueden interpretar. Así mismo, pueden establecer controles irrelevantes. Por ejemplo, cuantos cigarros fumo el empleado durante la jornada, aunque a la empresa le preocupe su salud, esto no tiene nada que ver con la calidad del proceso; o el número de hojas consumidas por hora por una secretaria, esto puede ser exceso de control, sin ninguna finalidad. Existe la tendencia a relacionarse el control con el poder. Ciertos mandos medios desean incrementar su poder sobre algunas unidades mediante la solicitud de información continua; podríamos decir que una empresa que tiene exceso de controles padece de “controlitis”, una de las principales enfermedades mortales de las empresas.

2.2 ELEMENTOS DEL CONTROL

Los elementos o partes fundamentales del control son:

1. El parámetro.

2. La evaluación o medición de la información.

3. La corrección de desviación, en su caso.

Los tres elementos anteriores deben complementarse con el propósito u objeto del control, además de un sistema de registro de datos conocido como sistema de información, el cual deja constancia de lo sucedido y comunica oportunamente a los usuarios pertinentes. El cuanto (cantidad y costo), cuando (tiempo y momento), quien, el grado de avance y el cumplimiento del estándar, es decir, la norma de calidad que fija la empresa para que las operaciones sean consideradas correctas o no.

• Objeto del control.

• Parámetros (unidades de medición).

• Registro y sistema de información.

• Medición, evaluación y análisis técnico de la información.

• Corrección de desviaciones.

2.3 Objetivo del control

Antes de diseñar el control, es importante saber con precisión que se desea controlar, evaluar o conocer, y también para que, cuando y quien utilizara la información.

2.3.1 Principios de control aplicables

 Principio de economía del control: El control debe ser económico, es decir, debe salir “más barato el caldo que las albóndigas”.

 Principio de excepción: La información del control debe estar centrada en la excepción, esto es, debe señalar lo que está mal, pues lo que está bien no requiere atención inmediata.

 Principio de objetividad: Los controles deben registrar solo hechos y sucesos reales.

 Principio de la jerarquización de la información: entre mas es el nivel jerárquico, más condensada será la información del control. Entre más bajo es el nivel jerárquico, el control debe proporcionar información de la fuente causal.

2.4 PARAMETROS (UNIDADES DE MEDIDA)

Un parámetro, como su nombre lo indica, es la referencia contra la que se compara, y es la unidad de medida (cantidad en dinero, kilogramos, litros, metros, horas, días, etc.). Los parámetros están compuestos:

a) Unidad de medida

b) La cantidad o calidad deseada de lo que vamos a medir

Por ejemplo, una partida monetaria presupuestal expresa en pesos (unidad monetaria) el dinero autorizado a gastar o invertir (cantidad).

2.4.1 COEFICIENTES E INDICADORES

Las unidades de medida, peso, longitud, volumen, tiempo y las unidades monetarias se convierten por medio de fórmulas, por ejemplo, la cantidad de productos elaborados por los costos incurridos en un periodo determinado proporcionan la información a la que se le llama coeficiente.

En lenguaje administrativo, los indicadores son los estándares contra los que se mide el comportamiento de la ejecución. En el área financiera de las empresas se utilizan frecuentemente y se les denomina razones financieras. Todas las áreas funcionales tienen sus propios indicadores

AREA INSUMO PRODUCTO EJEMPLO

Producción

Horas trabajadas

Producción (unidad) Juan Pérez trabajo 48 horas a la semana y produjo 48 piezas. El coeficiente de productividad fue uno por hora. El estándar o norma es 1.2 piezas por hora. Juan Pérez tiene una eficiencia de 80% y una deficiencia de 20%.

Mercadotecnia

Gastos de publicidad

Ventas (pesos) La empresa “X” gasto $1’000.000 en publicidad en un mes y vendió $100’000.000. Ello indica que la eficiencia de cada peso gastado en publicidad es 100 veces mayor. También indica que el costo de publicidad es de 1%.

Recursos humanos

Costos de reclutamiento

Número de personas contratadas La empresa “A” tiene un área de reclutamiento y selección con un costo de $100.000 al mes y contratan en promedio a 10 personas. Ello es que cada individuo contratado cuesta $10.000 internamente.

Finanzas

Utilidad neta y ventas netas

Utilidad neta sobre ventas netas La empresa “Z” tiene ventas netas por $100.000 y utilidades netas por $50.000. Ello es que tiene una utilidad neta de 50% sobre ventas netas.

2.4.2 FACTORES UTILIZADOS POR AREA

Los factores más utilizados en la administración son cantidad, costo, tiempo, y como ya se indicó, deben combinarse para determinar el estándar o indicador. Cada área funcional tiene o establece parámetros con base en estos factores.

Principio de consistencia: un control debe ser consistente, utilizando siempre la misma unidad de medida, sin mezclar “mamoncillos con piñas”.

2.5 REGISTRO Y SISTEMA DE INFORMACION

Los controles funcionan debido a los daños que se generan al operar un plan o proceso. Al organizar los datos se convierten en información, y la información direccionada por un proceso con parámetros o estándares a su vez se convierte en sistema de información.

Administrativamente, existen programas que son útiles para la mayoría de las empresas, para controlar el inventario o para elaborar la contabilidad, nomina, etc... Cada empresa o institución tiene situaciones diferentes por lo que su sistema de información requiere ser diseñado y creado para cubrir sus necesidades. Los indicadores de las áreas funcionales (ventas, producción, finanzas y recursos humanos) pueden combinarse para tener medidas más exactas; por ejemplo, la computadora puede calcular la utilidad de una venta ya que dispone de datos tanto el área de finanzas como de mercadotecnia y producción.

Los estándares indicados nos permiten detectar problemas, los que, como ya se dijo, se han definido como toda desviación a la norma; sin embargo, las desviaciones y otros indicadores nos reflejan los síntomas del problema, pero no indican la causa del mismo. El administrador, con la información que obtiene por medio de los indicadores, puede diagnosticar o pronosticar problemas, pero necesita conocer e identificar las fuentes causales, porque son las “originadoras” de las fallas y del citado problema.

Es muy común que el administrador solo ataque el síntoma y olvide la causa. Es como controlar la diarrea sin curar la infección. La mejor forma para resolver los problemas de las empresas es mediante el enfoque sistémico, porque es holístico, completo

FUNCIONES CANTIDAD COSTO TIEMPO CALIDAD

Producción

Volumen por planta máquina, trabajador

Costo por pieza, unidad, lote, etc.

Segundos, minutos, hora, etc. Utilizados por operación Piezas bien hechas por turno, maquina, trabajador. Nota: el parámetro es 0 defectos

Objeto de la medición ¿Es satisfactoria la producción de la fábrica, del trabajador, de la maquina?

¿Su costo es el correcto? ¿Es competitivo?

¿El tiempo de respuesta es el correcto?

¿La calidad es la correcta?

Ventas Número de ventas por vendedores, sucursal, división Costo de publicidad, producción Días, semanas, meses Atención a clientes

Objeto de la medición ¿El costo de publicidad es competitivo? ¿La tensión a clientes es la correcta?

Recursos humanos

Objeto de la medición

Finanzas

Objeto de la medición ¿La inversión se justifica?

2.5.1 RASTREO

Los sistemas de información permiten rastrear a partir de los registros. Los controles pueden fijarse en el nivel del proceso que se considere conveniente. Casi todas las empresas registran desde el inicio de la operación, por ejemplo, un pedido o venta y la notificación a producción u operaciones para producir, o, en su caso, surtir; y a su vez, iniciar el proceso de cobranza.

2.5.2 PRINCIPIOS DE CONTROL APLICABLES A SISTEMAS DE INFORMACION

Principio de fluidez: el sistema debe ser fluido y oportuno. Entre más rápido se capturen, procese e informe, es más oportuno.

Principio de rastreo: un bueno control deja registro histórico impreso de la información relevante del momento y lugar en que sucedió, así como de las personas y responsables que intervinieron, etc., con objeto de conocer oportunamente la fuente y circunstancias causales de un problema.

2.6 TIPOS DE CONTROL.

Existen tres tipos de control.

1- Control previsivo: Es el que ejerce antes de que el trabajo se lleve a cabo.

2- Control simultáneo: Es aquel que se realiza a la par con el trabajo desarrollado.

3- Control de retroalimentación: Es aquel que se lleva a cabo después de que sea desarrollado el trabajo.

2.7 EL PROCESO DE CONTROL.

Los tres pasos principales del proceso del control:

1-Medir el rendimiento: antes de que los gerentes puedan determinar qué acción se deben tomar para que una organización sea más efectiva y eficaz, tienen que calcular el rendimiento real de la compañía. Y antes de que ellos puedan llevar a cabo estas medidas, deben establecer algunas unidades de medidas que calculen el rendimiento y determinen la cantidad de esta unidad generada por el artículo cuyo rendimiento está midiéndose.

2-Comparacion entre el rendimiento medido y los estándares: después de que los gerentes han tomado una medida de rendimiento organizacional, el siguiente paso es comparar esta medida con algún estándar de rendimiento. Un estándar de rendimiento consiste en el nivel de actividad que sirve como parámetro de evaluación del rendimiento organizacional.

3-Desarrollo de la acción correctiva: después de medir el rendimiento real y compararlo con los estándares de rendimientos establecidos, el siguiente paso del control consiste en tomar una acción correctiva si es necesario. Una acción correctiva es la actividad gerencial cuyo objetivo es elevar el rendimiento organizacional al nivel de los estándares de rendimiento.

3.0 CONCLUSIONES.

• Al terminar de realizar este trabajo logramos cumplir con los objetivos propuestos al inicio de este, logrando así, satisfacer las expectativas.

• Generar expectativas, retroalimentar y cerciorar que funcione el control en las organizaciones.

• Durante la realización del trabajo aprendimos a manejar conceptos que parecen ser muy complejos, pero en el momento de dividirlo por partes y poner lo más importante se vuelve más simple y productivo en la vida del administrador.

• Con este trabajo nos dimos cuenta como una empresa puede manejar de una forma clara y eficaz el control, y en base a un buen control como se puede generar una estabilidad económica de tiempo.

4.0 GLOSARIO

Estándar: Que sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia por ser corriente.

Parámetro: Variable que, incluida en una ecuación, modifica el resultado de esta.

Coeficiente: Que causa junto con otra cosa un efecto.

Mercadotecnia: Conjunto de principios y práctica que buscan el aumento del comercio, de la demanda, y estudio de los procedimientos y recursos de los que se sirve.

Sistémico: De la totalidad de un sistema o relativo a ella

Holístico: Del todo o relativo a él

5.0 BIBLIOGRAFIA

Libro: ADMINISTRACIÓN. Estrategia, proceso, estrategia y vanguardia. McGraw Hill Interamericana EDITORES, S.A de CV. Sergio Hernández y Rodríguez

Libro: Administración TEORIA, PROCESO, AREAS FUNCIONALES Y ESTRATEGIAS PARA LA COMPETITIVIDAD. Segunda Edición. McGraw Hill. Sergio Hernández y Rodríguez.

Libro: ADMINISTRACIÓN MODERNA. Samuel C. Certo. Octava Edición. Pearson Educación. Prentice Hall

...