GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

“Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático”

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DIPLOMADO EN GESTIÓN LOGÍSTICA Y OPERACIONES

ASIGNATURA:                 GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

PROFESOR:                 VICTOR TATEISHI SAITO

INTEGRANTES:

• ALCALDE VIGO CECILIA VERONICA
• CADENILLAS ALCÁNTARA CHRISTIAN DANIEL
• UCHOFEN ALBRIZZIO MARCO JONATHAN
• VILLARROEL MÉNDEZ DIEGO IVÁN

TRUJILLO – PERÚ

2014

COORDINACIONES CON LAS DEMÁS GERENCIAS

Reunión con todas las áreas para comunicar los siguientes cambios:

NUEVO PROCESO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO:

• Los Requerimientos tendrán que ser elaborados por cada área, mediante el formato de Orden de Requerimiento (este formato tendrá que ser confeccionado por el área de Logística, ya que este debe contener todos los datos que ellos requieran para efectuar las compras y la distribución adecuadamente) y visados por las gerencias correspondientes. Esto ayudará a disminuir las COMPRAS Y DISTRIBUCIONES INADECUADAS.
• Los Requerimientos serán ingresados al Sistema los 25 de cada mes (o su equivalente día útil anterior) y serán remitidos directamente al área de Compras, que serán los nuevos encargados de consolidar los requerimientos.
• El mismo 25 de cada mes (o su equivalente día útil anterior) Compras comenzará a cotizar, coordinar con los proveedores y elaborar las Órdenes de Compra/Servicio que deberán ser atendidas en un máximo de 3 días útiles (estos 3 días útiles considera el material puesto en el almacén).
• El cuarto día útil, a partir de que los Requerimientos fueron ingresados al Sistema, el área de Almacén se encargará de la distribución de los materiales a los 5 locales en no más de 3 días útiles.
• Excepcionalmente se aperturará el sistema de Requerimientos previa solicitud de la Gerencia de cada área y autorización de la Gerencia de Administración y Finanzas (Esta disposición, burocrática, ayudará a frenar los requerimientos fuera de fecha, permitirá elaborar una estadística de los mismos y se llevará un mejor control de los pagos de las facturas no contempladas en las programaciones normales).
• Este NUEVO PROCESO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO de la empresa INDECOM deberá cumplirse estrictamente para así garantizar el stock de los productos requeridos en los locales descentralizados los 1ero de cada mes. Se muestra el nuevo proceso en la Figura 1 de la siguiente página.

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Figura 1.

Después de explicar el nuevo proceso, se procede a dar los siguientes alcances a cada área:

FINANZAS:

• Debe emitir reportes de la totalidad de cuentas por pagar y facturas pagadas semanalmente a la Gerencia de Administración y Finanzas y al Jefe de Logística.
• Trabajar el Programa de Compras y Desembolsos a fin de que se pueda programar y cumplir todos los pagos a los proveedores.
• Evaluar los presupuestos de cada área a fin de buscar incrementar cada uno de ellos, con esto se puede contar con stock de seguridad en caso de emergencia.

SISTEMAS:

• El sistema de Requerimientos debe modificarse para que se puedan ingresar solicitudes de compra los 25 de cada mes (o su equivalente día útil anterior), día en el cual los usuarios ingresaran sus requerimientos para todo el mes.

PÚBLICACIONES:

• Compromiso de realizar sus requerimientos dentro de los plazos establecidos.

CONSIDERACIONES FINALES:

• Establecimiento de una correcta proyección en los requerimientos de todas las áreas.
• Coordinar los procesos de mejora continua con todas las áreas; tomando acuerdos por escrito, considerando fechas límites para su cumplimiento, y designando responsables de realizar seguimiento a los mismos.

MEDIDAS A TOMAR INTERNAMENTE EN EL ÁREA DE LOGÍSTICA

• Coordinar con Finanzas para que informe el estado de cuentas por pagar de cada proveedor a fin de determinar si la falta de atención se debe realmente a las deudas o algún otro factor externo a la empresa, para así tomar medidas correctivas (cambio de proveedor, por ejemplo).
• Renegociar los créditos con los proveedores a 30 días, sin el incremento del precio.
• Realizar el seguimiento necesario del programa de pagos a los proveedores en el tiempo correspondiente.
• Analizar los stocks mínimos y sugerir el establecimiento de Stocks de Seguridad principalmente para el Área de Publicaciones.
• Se aceptan las sugerencias de proveedores, sin embargo el contacto, la evaluación y reevaluación de estos será realizado por el Área de Logística.

• Elaboración de formato de requerimientos en el que se indica detalles de lo solicitado, características técnicas, tiempo de entrega, proveedor sugerido, lugar de entrega, etc. (ver Anexo I).

Cuando todo el plan previo este en marcha y como parte de nuestra política de mejora continua se debe:

• Analizar la realidad de cada usuario en sus propias áreas, para establecer la frecuencia y cantidades de los requerimientos que se necesitan realmente.
• Visitar a los proveedores para afianzar nuestras relaciones, involucrándolos en nuestro proceso abastecimiento.
• Elaborar formato de Evaluación y Reevaluación de proveedores para mejorar el nivel de involucramiento y atención (ver Anexo II).
• Evaluar la entrega directa de los almacenes de nuestros proveedores hacia los 5 locales descentralizados, reduciendo los tiempos de entrega.

ANEXOS

Anexo I[pic 3]

Anexo II

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