Gestión de compras y abastecimiento

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DIPLOMA EN LOGISTICA Y OPERACIONES

TRABAJO FINAL: GESTION DE COMPRAS EN CLINICA PROVIDENCIA

ASIGNATURA:  Gestión de compras y abastecimiento

ESTUDIANTES:

Jhamile Valdivia Castillo

Pablo Ruiz Rojas

Soraya Acuña Valdiviezo

Gianella Merino López

        Lima, 2023

1. Introducción

La gestión de compras es un proceso crítico para cualquier empresa, ya que tiene un impacto directo en su rentabilidad y eficiencia operativa. En el presente trabajo se analizará la gestión de compras en una empresa que brinda servicios de salud, por lo cual es especialmente relevante, ya que los productos y servicios adquiridos tienen un impacto directo en la calidad del servicio que se ofrece a los pacientes.

Para ello, se llevará a cabo un análisis de la matriz de Kraljic, que nos permite clasificar los productos y servicios según su importancia estratégica y su complejidad en la gestión de compras. De esta manera, se identificarán aquellos productos y que requieren una mayor atención por parte del equipo de compras. Asimismo, se evaluará cómo se gestionan las compras de los principales productos, teniendo en cuenta su TCO y se analizarán los principales indicadores de compras.

Finalmente, se identificarán campos de mejora en la gestión de las compras y se propondrán estrategias para la compra de los principales productos.

1. Descripción de la empresa y área de compras

La clínica “Providencia”, es una institución de salud de alta calidad ubicada en el distrito de San Miguel, Lima y que cuenta con una amplia variedad de especialidades médicas, centro quirúrgico, emergencia, farmacia y laboratorio, entre otros servicios.

Tiene como misión: “Somos una institución dedicada a brindar servicios integrales de Salud de mediana y alta complejidad para lo cual disponemos de un equipo humano altamente calificado, tecnología de punta y una moderna infraestructura; cumpliendo con los estándares de calidad que garantizan un trato humano y cálido a nuestros pacientes.” Y como visión: “Ser reconocida como una clínica de alta complejidad en nuestro país”.

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Ilustración 1 Logo clínica providencia

El área de abastecimiento se ubica en como un proceso de apoyo en el mapa de procesos de la cínica. Esto se debe a que, si bien no es un proceso directamente relacionado con la atención médica, es un proceso clave en la gestión eficiente de la clínica. El área de abastecimiento se encarga de la adquisición de insumos necesarios para el funcionamiento de la clínica, incluyendo medicamentos, materiales médicos, equipos, entre otros. Es fundamental que se tenga una gestión correcta de este proceso para garantizar la calidad y seguridad del servicio.

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Ilustración 2. Mapa de procesos

El área de compras se encuentra dividida en tres sub-áreas, quienes se encargan de las compras específicas de cada familia de productos que se compran.

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• Compra de Medicamentos:

El área de compras para farmacia tiene la finalidad de abastecer los productos farmacéuticos, vacunas y nutrición parental a través de una proyección de compras que es elaborada por el Jefe de Logística.

Las proyecciones de compras se elaboran en Excel y los productos están clasificados según la importancia para que el comprador y proveedor lo tengan en cuenta en los tiempos de entrega. En el anexo 1, se visualiza la proyección de compras del área de Logística.

• Compras de Material para cirugías y Material médico:

Esta área se encarga de coordinar y compras materiales puntuales para los pacientes que necesitan una intervención quirúrgica, es decir que no son materiales rutinarios ya que el requerimiento es generado por la receta del médico según el diagnóstico del paciente.

En el caso de material médico, si existe una proyección de compras elaborada por el Jefe de Logística para el abastecimiento de almacén y las farmacias. En el anexo 2 se visualiza la receta del médico y proyección de compras para material médico.

• Compras Generales:

Esta área se encarga de comprar los requerimientos del área comercial, mantenimiento, almacén, recursos humanos, sistemas y entre otros. Se realiza el proceso a través de un requerimiento firmado por el jefe del área.

A continuación, se describirá cada una de las fases del requerimiento de compras:

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1. Importancia de las compras e impacto en los resultados de la empresa

La gestión de compras es un proceso clave en todas las organizaciones, pero especialmente en aquellas del sector salud como la Clínica Providencia. La importancia radica en la necesidad de contar con insumos y suministros médicos de alta calidad y eficiencia para brindar una atención médica de excelencia a sus pacientes. Una buena gestión de compras puede permitir a la clínica reducir sus costos, mejorar la calidad de los productos adquiridos, optimizar el tiempo y aumentar la satisfacción del paciente.

Se realizó un análisis del impacto que tuvieron las compras en el año 2020 analizando los estados financieros de dicho año:

Todos los montos se encuentran expresados en miles de soles. En primer lugar, la empresa percibió ingresos de S/ 1,382,566 ; mientras que su costo de ventas y servicios fue de S/ 844,519. Y una utilidad de S/ 73,873.

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un total de S/ 568,282 corresponden a costos de compas, como se aprecia en el siguiente cuadro:

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Es decir, representan un 41% de los gastos de la empresa.

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Para obtener las mismas utilidades que representarían un 30% más de ganancias, La empresa deberá hacer un ahorro en compras de  S/ 22,162 soles (3.90%).

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1. Análisis de Kraljic

Se elabora matriz del Kraljic en base a los materiales que se necesitan en la clínica providencia, con el objetivo de clasificarlos y realizar el plan de compras en base a los productos apalancados, estratégicos, rutinarios y cuello de botella.

Se analizan las principales líneas de producto de acuerdo a criterios de número de proveedores disponibles, lead time, nivel de servicio, valor de la rotación e impacto en los resultados. En base a ello se establecen los valores de complejidad e impacto de los productos.

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