GESTIÓN DE INVENTARIOS

LA GESTIÓN DE STOCKS O INVENTARIOS.

La gestión de los inventarios es una de las actividades básicas de la Dirección de Operaciones de cualquier organización. Para realizarla, existen diversos sistemas que pueden ser empleados en función de múltiples factores, como la periodicidad de la toma de decisiones, la naturaleza de la demanda, los costes de inventario o el tiempo de suministro, entre otros. Uno de estos sistemas es la Gestión Clásica de Inventarios, la cual agrupa un conjunto de modelos que resultan más adecuados cuando la demanda de los ítems a gestionar es continua (esto es, constante a lo largo del tiempo) e independiente (es decir, sujeta a las condiciones del mercado y no relacionada con la demanda de otros artículos).

De acuerdo con el grado de conocimiento de dos variables claves, que son la demanda y el tiempo de suministro, la gestión clásica puede llevarse a cabo bajo tres situaciones distintas:

a. Condiciones de certeza o determinísticas (cuando se conoce el valor exacto de dichas variables).

b. Condiciones de incertidumbre (cuando existe una demanda variable o irregular conocida).

c. Condiciones de riesgo o probabilísticas (cuando no se sabe el valor exacto de una o de las dos variables, conociéndose su distribución de probabilidades).

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO ABC.-

El sistema de control A B C nos muestra como manejar el inventario de acuerdo con la clasificación de prioridades, ésta puede realizarse de tres diferentes formas; de acuerdo al costo de unitario, de acuerdo al costo total de existencia y de acuerdo al orden de requerimientos sin tener presente el costo. Cada una de ellas será ampliada más adelante, observando que en cualquiera de las tres se subdivide en los grupos A, B, y C.

Pueden observarse diferentes técnicas que mejoren los métodos de trabajo especialmente en el área de producción una de ellas es el análisis ABC, también llamado respuesta de esfuerzo, análisis de respuesta ó análisis de estructura de dos fenómenos.

"Esta técnica se utiliza especialmente en: Gestión de stock, análisis de productos, análisis de ventas, análisis de clientes, entre otros"

Este sistema pretende que el costo y el manejo del inventario disminuyan. Además puede proporcionar una rotación de inventario más frecuente incremento en las ventas y reducción de sistemas de trabajo que disminuirán costos.

"La filosofía de sistema dice: Muchas veces cuesta más el control que lo que vale lo controlado."Por esta razón sugiere clasificar según la importancia y consumo, así:

A: Son aquellos que requieren mayor control por su costo de adquisición y por el costo de tenerlo en inventario, por su aporte directo a las utilidades y por ser material importante dentro del trabajo fundamental .Generalmente un pequeño número de elementos pertenece a este grupo y los pedidos se realizan por cantidades exactas o con base en las solicitudes hechas por los clientes.

B: Los que no son tan necesarios como los anteriores por costos, por utilidad y por el control que se ejerce sobre ellos. Para la realización de pedidos debe calcularse la cantidad óptima de pedido.

C: Artículos que requieren poca inversión por ser de poca importancia en la elaboración del producto final, requiriendo revisión sencilla sobre las existencias, pero que serán suficientes para lo requerido finalmente. Puede mantenerse una cantidad considerable en bodega, se procura no sobrepasar ni estar por debajo de los que debe mantener de existencia.

Para la clasificación de los artículos dentro del análisis ABC pueden observarse varios aspectos:

Valor anual en dinero de las transacciones para un artículo.

• Costo unitario.

• Escasez del material utilizado para la fabricación de ese artículo.

• Disponibilidad de recursos, fuerza de trabajo e instalaciones para producir el artículo.

• Tiempo necesario de obtención.

• Requerimientos de almacenamiento para un artículo.

• Costo de escasez del artículo.

• Volatilidad del diseño de ingeniería".

El análisis ABC puede observarse con un solo criterio o con múltiples. En el primer caso se separan los artículos en tres grupos de acuerdo a su consumo anual: A Elevado, B intermedio y C bajo. Siendo “A” el 20%,que representa el 65% del consumo anual, “B” el 30% que representa el 30% de los artículos y el 25% del consumo anual y “C” el 50% que representa el 10% del consumo anual. Sin olvidar que estos porcentajes no son constantes en todas las empresas.

Con este método pueden identificarse los artículos de mayor impacto en el costo total de inventarios. Para observar el costo de inventario es conveniente hacerlo de acuerdo a los artículos del grupo A, determinando un análisis cuidadoso de decisiones de cantidades a solicitar, en que momento pedirlas y poder así realizar pronósticos.

Se tendrá mayor atención en los artículos de más importancia pero número menor (A) y menor en los menos significativos, aunque puede llegar a pasarse muchas cosas por alto.

En el segundo pueden observarse puntos diferentes a tener en cuenta además de los costos, algunos de ellos son: disponibilidad, obsolescencia, grado de sustitución y urgencia del artículo. Este último es quizás uno de los más importantes ya que por ello puede incurrir en el incremento de costos, ya que la premura en la entrega de un pedido puede llevar a comprar donde se encuentre primero sin importar otros factores.

El procedimiento se debe seguir en estos pasos:

• Distribución de consumo en dinero y las categorías asociadas.

• Establecer categorías de carácter crítico, discriminando estas así I, II, III; esta clasificación se hace intuitiva e implícitamente. El I podría ser aquellas que no tienen sustitutos, los III son de menor importancia y los II son el punto medio entre unos y otros.

Debe tenerse una administración concreta de lo que se hace, para ello se requiere: verificar los registros, ya que en muchas ocasiones no coincide el conteo físico con lo registrado, por lo que debe realizarse una revisión física con más frecuencia especialmente para los artículos A. El inventario de seguridad y la cantidad de pedido se determinan según el dinero y la urgencia con que se requiera.

Al utilizar este método podremos tomar ciertas medidas, como:

-Aplicar un tipo de control específico a cada grupo de artículos en función de suvalor.

• Concentrar los esfuerzos de control sobre los productos más importantes.

Gestionar las compras y controlar las entregas de mercancías en función de la importancia de las compras en valor y no en cantidad".

CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS POR EL MÉTODO ABC

Este método consiste en reagrupar los artículos ya sea con base al gasto anual promedio de cada artículo (costo de compra y gastos generales) o con base a la inversión total para cada uno.

Se procede a esta clasificación una vez que se ha identificado los artículos y que los ficheros de utilización han sido establecidos y mantenidos durante un ciclo completo de operaciones.

Pasos:

a.

Nombre del

Artículo 03 19 22 23 27 36 41 54 68 82

Costo anual

($) 15000 800 95000 425 25000 1500 225 7500 75000 13000

Nombre del

artículo Consumo

anual Porcentaje

%

22 95000 40.69 A

68 75000 32.13

27 25000 10.71 B

03 15000 6.43

82 13000 5.57

54 7500 3.21 C

36 1500 0.64

19 800 0.34

23 425 0.18

41 225 0.10

233450 100

c. Los artículos se clasifican en orden creciente o decreciente tomando como base el gasto anual promedio o la inversión anual.

d. Se suma los valores de todos los artículos, el resultado represente el número total anual.

e. El valor de cada artículo se convierte en porcentaje del total de la inversión anual.

f. Los artículos se reparten en tres grupos: A, B y C

• El grupo A representa entre el 70 y 80% del consumo anual total en dólares y contienen del 10 y 20% de los artículos.

• El grupo B representa entre el 20 y 25% del consumo anual total en dólares y contienen entre el 30 y 40% de los artículos.

• El grupo C representa entre el 3 y 10% del consumo anual total en dólares y contienen entre el 40 y 50% de los artículos.

Inversiones Inventario

Grupos Costo anual Porcentaje % # de artículos Porcentaje %

A 170000 72.82 22, 68 20

B 53000 22.71 27, 03, 82 30

C 10450 4.47 54, 36, 19, 23, 41 50

233450 100 100

EL GRAFICO ABC COMO TECNICA DE GESTION DE INVENTARIOS

Un aspecto importante para el análisis y la administración de un inventario es determinar qué artículos representan la mayor parte del valor del mismo - midiéndose su uso en dinero - y si justifican su consecuente inmovilización monetaria.

Estos artículos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los que se consumen en mayor proporción, sino aquellos cuyas valorizaciones (precio unitario x consumo o demanda) constituyen % elevados dentro del valor del inventario total.

Generalmente sucede que, aproximadamente el 20% del total de los artículos, representan un 80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artículos

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