Gestión De Stocks

Se entiende por Gestión de Stocks el organizar, planificar y controlar el conjunto de stocks pertenecientes a una empresa.

La gestión de existencias, gestión de inventarios o gestión de stocks regula el flujo entre las entradas de existencias y las salidas. La forma de regular el flujo de entrada es variando la frecuencia y el tamaño de los pedidos que se realicen a los proveedores. El control sobre el flujo de salida es mucho menor pues las condiciones son impuestas por los consumidores.

La gestión de existencias ha de garantizar que siempre que un cliente solicite un producto este sea proporcionado. Lo ideal sería que el flujo de entrada fuese igual al de salida, pero esto no es materialmente posible, pues es necesario un tiempo para responder adecuadamente. Por lo tanto se ha de intentar que el nivel de existencias sea mínimo, sin que se produzcan rupturas en la salida.

Uno de los objetivos fundamentales de la gestión de existencias es conseguir satisfacer las necesidades de los clientes, garantizando la llegada de los productos en tiempo, forma y cantidad esperados. Sin embargo, este no es el único objetivo, pues es fundamental mantener un equilibrio entre lo anterior y los costes que derivan de la posesión de las existencias

A continuación, se desarrollan los principales aspectos relacionados con la gestión e stocks, su alcance e importancia, los principales problemas que comporta y algunas de las “buenas prácticas” actuales.

2. LA GESTIÓN DE STOCKS:

2.1 MARCO CONCEPTUAL

La gestión de stocks constituye una de las actividades fundamentales dentro de la gestión de la cadena de suministro ya que el nivel de stocks puede llegar a suponer la mayor inversión de la compañía, abarcando incluso más del 50% del total de activo en el sector de la distribución.

La necesidad de disponer de inventarios viene dada por la dificultad de coordinar y gestionar en el tiempo las necesidades y requerimientos de los clientes con el sistema productivo y las necesidades de producción con la habilidad de los proveedores de suministrar los materiales en el plazo acordado.

La constitución de inventarios de materiales comporta dos tipos de factores:

POSITIVOS, ya que dota a la empresa de flexibilidad operativa, permitiéndola producir a un ritmo distinto al de adquisición y ofrece la posibilidad de emitir pedidos de mayor volumen. La gestión de stocks debe responder a una doble función:

* Económica: Reducción de los costes operacionales.

* Seguridad: Proteger el proceso de producción de exigencias imprevistas de consumos de materiales o de demora en la entrega de los mismos.

NEGATIVOS, ya que aparecen una serie de costes de posesión:

* Administrativos, personal y sistemas de gestión.

* De espacio físico: alquileres, amortizaciones, impuestos, seguros y suministros.

* Operativos: personal, equipos de manipulación y seguros sobre las existencias.

* Económicos: obsolescencia, deterioro y hurto de los materiales.

* Financieros: intereses correspondientes al capital invertido.

Los principales objetivos que persigue la gestión de stocks son los siguientes:

OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE STOCKS

REDUCIR AL MINIMO POSIBLE

LOS NIVELES DE EXISTENCIA.

OBJETIVOS

Asegurar el suministro de Producto

(Materia prima, producto en curso ó

producto terminado) en el momento

adecuado al Área de Producción o al

Cliente.

2.2. IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE STOCKS:

La importancia de la gestión de stocks está relacionada con los costes que supone su tenencia y con el impacto directo que genera en los resultados de la compañía.

Los stocks inmovilizados son una inversión que tiene la compañía y deben ser valorados periódicamente a través de los métodos incluidos en las normas de valoración contables (FIFO, LIFO, precio medio, etc). La compañía debe tener conocimiento sobre el valor económico de cada tipología de stock: materia prima, producto en curso y producto terminado y sobre éste calcular el coste financiero de la inversión.

El nivel de existencias es uno de los principales factores a considerar dentro del working capital. El Working Capital o Fondo de Maniobra son los recursos necesarios que una empresa tiene atrapados en el proceso de transformación para realizar su actividad comercial:

Es un indicador de la salud de los procesos de negocio de toda la organización ya que refleja:

 La efectividad en el empleo de los recursos materiales (existencias).

 Los tiempos de respuesta (en base a los periodos de maduración).

De esta manera, por la implicación que tiene el saldo de las existencias en el working capital, consideramos que es importante realizar una buena gestión de stocks.

Por otro lado, la tenencia de existencias tiene un impacto directo y e existencias, supone una reducción del fondo de maniobra, con lo que disminuirá su financiación.

En el ejemplo siguiente podemos observar el caso de una compañía que haya conseguido una reducción del 25% en las existencias. En este caso, al no disponer de préstamos o créditos, destina la inversión en inversiones financieras temporales, no disminuye por tanto, los gastos financieros pero sí aumentan los ingresos financieros por el rendimiento de la inversión en activos financieros:

A continuación, se relaciona el Modelo Du Pont, que permite analizar las variaciones en la rentabilidad de una inversión determinada a partir de la Variación de los factores que la generan:

Un incremento del inventario, supone el aumento del activo circulante y de los gastos financieros, con lo que se incrementa el activo total y los costes totales. La relación de estos dos factores con las ventas nos supone una disminución del beneficio neto, con lo que se minora la rentabilidad de las ventas, y de la rotación del activo. Al final, lo que nos indica el modelo es que un aumento de las existencias, supone una disminución de la rentabilidad de la inversión:

2.3 PRINCIPALES PROBLEMAS EN LA GESTIÓN DE STOCKS

Actualmente, una de las problemáticas relacionadas con la gestión de stocks es la que tiene ilustrada en el “Juego de la Cerveza”, simulación desarrollada en los años 60 en la Escuela de Administración Sloan del MIT y que resumimos a continuación:

“Existe inicialmente una creciente demanda de cerveza que el minorista no puede satisfacer y emite por tanto, numerosos pedidos al mayorista que se acumulan en el sistema. Los inventarios del minorista se agotan y los pedidos acumulados se retrasan. Luego la cerveza llega en torrentes mientras los pedidos declinan. Al final del experimento, los jugadores se quedan con grandes inventarios de los cuales no pueden deshacerse.

Esta simulación nos indica algunas de las debilidades actuales en las que Incurren las compañías habitualmente en relación con la gestión de inventarios y que ampliamos a continuación:

A continuación vamos a hacer una breve descripción de los conceptos básicos relacionados con el stock.

STOCK OPERATIVO, es el que resulta del reaprovisionamiento del inventario vendido o utilizado en la producción.

STOCK DE SEGURIDAD, es aquel que se dispone para cubrir los incrementos no regulares de la demanda y los retrazos en el suministro de los proveedores.

También los stocks se pueden catalogar según sean materias primas, productos en curso, productos terminados, productos en embalaje, productos de mantenimiento y productos en distribución:

Una de las claves de la gestión de stocks es el control que se debe de tener en todo momento del stock de una compañía, no sólo de ubicación sino también del estado del mismo. En sectores como el de fabricación y distribución de software y hardware el disponer de un sistema de control de stocks es fundamental, ya que así disponen de la información necesaria para controlar la caducidad y obsolescencia de sus existencias.

2.4 MÉTODOS DE GESTIÓN DE STOCKS

Existen numerosos métodos de gestión de stocks, que abarcan desde los más simples como los métodos visuales o de la línea en cajas, hasta los más sofisticados que implican la total automatización del sistema. Sin embargo, lo fundamental no es la utilización de los métodos más sofisticados, sino la utilización de los más adecuados al negocio y particularidades de cada compañía.

El método a utilizar varía en gran medida en función de la “memoria histórica” documentada disponible, la variabilidad en el comportamiento del aprovisionamiento y de la demanda, a los sistemas de producción y comerciales, etc.

A continuación exponemos algunos de los métodos más utilizados:

 Método

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