Herramientas Administrativas

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS DE ORGANIZACIÓN

Diagramación

Método para describir gráficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto, mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras simples, denotando las actividades del proceso y su respectiva secuencia. Es una herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones existentes entre los diferentes procesos de una organización.

Ventajas que ofrece la técnica de diagramación:

• De uso: Facilita su empleo

• De destino: Permite la correcta identificación de actividades

• De comprensión e interpretación: Simplifica su comprensión

• De interacción: Permite el acercamiento y coordinación

• De simbología: Disminuye la complejidad y accesibilidad

• De diagramación: Se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados

Los diagramas de flujo.

Representan gráficamente las actividades que conforman un proceso, así como un mapa sirve de guía igualmente un diagrama nos da la posibilidad de conocer el camino en la ejecución de un proceso. En general es una herramienta básica para el mejoramiento de procesos, su estandarización y normalización un área determinada.

Tipos de diagramas de flujo.

1. Diagramas de bloque: proporcionan una visión rápida de un proceso.

2. Diagramas de “ANSI”: permiten el análisis de las interacciones detalladas de un proceso.

3. Diagramas de flujo funcional: muestra el flujo del proceso entre organizaciones o áreas.

4. Diagramas geográficos de flujo: muestran el flujo del proceso entre locaciones.

Diagramas De Procedimientos

Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. Los procedimientos administrativos procesan información, representada en documentos o soportes de información.

Ventajas del Diagrama de Procedimientos:

• Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad.

• Facilita apreciación en conjunto del procedimiento.

• Evita diferencias de interpretación.

Utilidad del Diagrama de Procedimientos:

• Relevar información o sistematizar información relevada “actual o vigente”.

• Analizar un procedimiento y detectar problemas.

• Diseñar propuestas de cambio “propuesto”.

• Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos.

1.1.1 Sistemas de graficación.

No existe universalidad de criterios respecto a los sistemas de graficación y existe gran diversidad de lenguajes. Todos los sistemas tienen: símbolos y un conjunto de reglas. El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos.

Existen diferentes clases de diagramas que se adecuan a la naturaleza de la actividad que se está estudiando y a la cantidad de detalles que conviene incluir en la descripción. Entre los diagramas más empleados, se hallan el diagrama de proceso operativo, el diagrama de circulación y el diagrama hombre-máquina. La simbología utilizada en ellos es muy diversa, dependiendo de la entidad que los promueve.

Diagramación ASME

Así, es muy conocida la simbología empleada en los diagramas de proceso de ASME (American Society of Mechanical Engineers) siendo los símbolos que representan las cinco situaciones genéricas de las operaciones los representados en la siguiente figura:

Ventajas:

• Noción clara y precisa de la sucesión de etapas.

• Frecuencia relativa de cada operación.

• Cantidad de pasos del trámite.

• Demoras.

• Cantidad de traslados.

• Oportunidad de controles.

Desventajas:

• No muestra los documentos utilizados

• No muestra los puestos de trabajo donde se realizan las operaciones.

Reglas de diagramación:

Presenta cinco columnas, una para cada operación. Los códigos se relacionan mediante líneas.

1. Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones.

2. Describir cada pasó: breve en columna descripción.

3. Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.

4. Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas rectas.

5. Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras y archivos, y también tiempos y distancias establecidas.

Diagramación ANSI

ANSI (American National Standards Institute/ Instituto Nacional Estadounidense de Estandarización). Este diagrama recoge de forma completa y detallada cada uno de los pasos que integran el procedimiento dejando constancia, a través de las figuras procedentes y aceptadas por su Norma, de todas aquellas incidencias que pueden sobrevenir en el proceso, en él se examinan al detalle las actividades realizadas en el diagrama de flujo, especificándolas a nivel de tareas. Es de gran ayuda para el mejoramiento de procesos.

Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujos I

(Procedimientos electrónicos de datos)

Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujos II

(Procedimientos electrónicos de datos)

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