Herramientas Administrativas

Las Nuevas Herramientas de la Administración Moderna

1. Benchmarking

2. Calidad total

3. Empowerment

4. Downsizing

5. Coaching

6. Balanced scorecard

7. Capital intelectual

8. ABC costing

9. Espíritu emprendedor

10. E-commerce

11. Just in time

12. Kanban

13. Franchising

14. Inteligencia emocional

15. Kaisen

16. Imagen corporativa

17. Las siete “s” de Mckinsey

18. Las 5 “S” del Kaizen (ver kaizen)

19. Mentoring

20. Negociación

21. Nueva “empleabilidad”

22. Outplacement

23. Outsourcing

24. Reingeniería

25. Trabajo en equipo

26. Competitividad

27. Desarrollo organizacional

BENCHMARKING

Conceptos: Proceso de comparación y medición de las operaciones o procesos internos de una organización versus los de un representante mejor de su clase y de su sector. Los diferentes grados de eficacia y eficiencia registrados entre los diversos sectores de una misma empresa, hacen posible la aplicación de procesos de Benchmarking internos y descubrir así las “mejores prácticas de la organización”.

Tipos de Benchmarking

 Interno: Parte de la base de que dentro de una organización existen diferencias entre sus distintos procesos de trabajo.

 Competitivo: Identifica productos, servicios y procesos de los competidores directos de la empresa y los compara con los propios.

 Funcional: Identifica productos, servicios y procesos de empresas no necesariamente de competencia directa. Generalmente apunta a las funciones de Marketing, Producción, Recursos Humanos o Finanzas.

 Genérico: El beneficio de esta forma de benchmarking, la más pura, es que se pueden descubrir prácticas y métodos que no se implementan en la industria propia del investigador.

Fases:

Según Spendolini.

• Definir a que se le va a aplicar el Benchmarking: definir los clientes, sus necesidades de información, definición de los factores críticos de éxito...

• Formar el equipo de Benchmarking: formar equipos de acuerdo a la función o interfuncionalidad o ad hoc, las personas involucradas en el proceso de Benchmarking, definir las funciones y responsabilidades del equipo, capacitarlos....

• Identificación de los socios del Benchmarking: personas u organizaciones relacionada con la investigación, búsqueda de las mejores prácticas.....

• Recopilación y análisis de la información: definición de los métodos como entrevistas, encuestas, publicaciones, archivos, asociaciones...., organizar la información, analizar la información...

• Aplicación.

Obstáculos:

• Objetivos de Benchmarking demasiado amplios

• Calendarios poco prácticos

• Mala composición del equipo.

Éxito del Benchmarking:

• Búsqueda del cambio

• Orientación a la acción

• Apertura frente a nuevas ideas

• Concentración en la mejora de las prácticas

• Disciplina

• Adecuada coordinación de recursos y esfuerzos

CALIDAD TOTAL

Concepto: implica la participación continua de todos los trabajadores de una organización en la mejoría del desarrollo, diseño, fabricación y mantenimiento de los productos y servicios que ofrece una organización. De igual manera esta participación debe verse reflejada en las actividades que se realizan dentro de la misma.

Introductores (Gurúes):

Deming, Ishikawa, Crosby, Juran, etc...

Algunos elementos de un programa de Calidad Total:

• Convencimiento de la necesidad de adaptarse a los cambios.

• Visión de largo plazo.

• Compromiso total de la Alta Dirección.

• Administración participativa y trabajo en equipo.

• Mejora continua de todos los procesos de la empresa.

• Programa de capacitación en todos los niveles de la empresa.

• Adecuado uso de herramientas estadísticas en la toma de decisiones.

El proceso de mejora continua debe incluir ciclos regulares de planeación, ejecución y evaluación.

Factores claves en la Calidad Total (Deming):

• Atención al cliente. Tanto al cliente interno como al externo.

• Dedicación total. Todos los miembros de la empresa girando en torno a la calidad.

• Evaluación. Establecer puntos de partida, formas de evaluar procesos y resultados, puntos críticos.

• Apoyo sistemático. Liderar el proceso, comunicaciones, sistemas gerenciales.

• Mejora continua. Prevenir e innovar, anticipar necesidades del cliente, reducción de ciclos.

Requerimientos:

• Todo integrante de la empresa debe estar informado y comprometido.

• Participación creativa y eficaz en la consecución de los propósitos planteados.

• Capacitar y entrenar continuamente en filosofías y técnicas de calidad.

• Comprender y solucionar problemas y decisiones que afecten a los clientes.

• Inmediata respuesta y reducción de los ciclos en los procesos de trabajo.

• Diseño de procesos con calidad.

• Reducción de desperdicios, problemas y costos.

Herramientas Básicas:

K. Ishikawa, estableció siete herramientas básicas (seis estadísticas y una de análisis) de la calidad:

1. El diagrama causa–efecto.

2. Las hojas de verificación y recopilación de datos.

3. Histograma.

4. Diagrama de Pareto.

5. Estratificación.

6. Diagrama de dispersión.

7. Gráficas de control.

14 principios de Deming:

1. Crear constancia en el propósito.

2. Adaptarse la nueva filosofía.

3. No depender más de la inspección masiva

4. Terminar con los contratos de compra basados sólo en el precio

5. Mejora continua y por siempre del sistema de producción y servicios.

6. Instituir la capacitación en el trabajo.

7. Instituir el liderazgo.

8. Desterrar el temor.

9. Derribar barreras existentes entre las áreas de staff.

10. Eliminación de slogans, exhortaciones y metas para la fuerza laboral.

11. Eliminación de cuotas numéricas

12. Derribar barreras que impiden el orgullo de hacer bien el trabajo.

13. Instituir un programa riguroso de educación y re-entrenamiento.

14. Tomar medidas para lograr la transformación.

La filosofía de la calidad total tiene una visión a largo plazo. Asimismo, es indispensable retroalimentar todo el proceso de mejoramiento continuo con resultados a corto plazo.

Ciclo Shewhart (P: H: V: A:) = Planificar, Hacer, Verificar, Actuar.

• Planificar: Visión de futuro, compromiso gerencial actual y futuro....

• Hacer: Conocer los procesos, rediseñarlos, aprender de los errores,

• Verificar: Detección de los puntos fuera de los límites prefijados y correcciones.

• Actuar: Acción participativa y trabajo en equipo tanto al interior como al exterior de la empresa (

• Ideas sustentadoras de la Administración de la Calidad Total:

• Enfoque de sistemas.

• Herramientas de la Administración de Calidad Total.

• Dirigida al cliente.

• Compromiso de la Dirección.

• Participación de empleados.

EMPOWERMENT

Concepto: significa crear un ambiente en el cual los empleados de todos los niveles sientan que tienen una influencia real sobre los estándares de calidad, servicio y eficiencia del negocio dentro de sus áreas de responsabilidad. Empleados, administrativos o equipos de trabajo poseen el poder para la toma de decisiones en sus respectivos ámbitos, esto implica aceptación de responsabilidad por sus acciones y tareas.

Fundamento:

Según Koontz y Weichrich, funciona así:

Poder = Responsabilidad (P=R)

Si Poder > Responsabilidad (P >R). El resultado sería una conducta autocrática por parte del superior, a quien no se hace responsable pos sus acciones.

Si Responsabilidad > Poder (R >P). El resultado sería la frustración por parte de los subordinados, ya que carecen del poder necesario para desempeñar las actividades de las que son responsables.

Características:

• Los trabajadores se sienten responsables no sólo por su tarea, sino por hacer que la organización funcione mejor.

• El individuo se transforma en un agente activo de solución de sus problemas.

• El trabajador toma decisiones en lugar de ser un simple duplicador de órdenes.

• Las organizaciones se diseñan y rediseñan para facilitar la tarea de sus integrantes.

Acciones a seguir:

1. Definir los elementos claves de cada trabajo.

2. Establecer y revisar periódicamente los indicadores.

3. Describir claramente los objetivos y resultados esperados.

4. Potenciar, enseñar, retro-alimentar.

Resultados:

• Mejora el desempeño de los equipos de trabajo.

• Genera mayor nivel de productividad y producción de iniciativas sobre hechos concretos.

• Incrementa la satisfacción de los clientes.

• Se logra un mejor desempeño frente a la competencia.

• Trata de corregir excesiva centralización de los poderes en las empresas.

• Promueve la colaboración y participación

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