INTEGRACION DE SISTEMAS DE GESTION

INTEGRACION DE SISTEMAS DE GESTION

Los sistemas de gestión de la calidad ISO 9001 son muy conocidos por las organizaciones y, desde su publicación inicial en el año 1987, han demostrado su eficacia como herramienta para la gestión de procesos, mejorando los productos y servicios que ofrecen las empresas y aumentando la satisfacción de sus clientes. En 1996 se aprobó la Norma ISO 14001 y las empresas empezaron a utilizar los sistemas de gestión ambiental como ayuda para cumplir con los requisitos legales y mejorar el comportamiento ambiental de las organizaciones. El pasado mes de marzo se publicó la Norma ISO 45001 sobre sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Aunque muchas empresas ya cuentan con sistemas implantados con otros referenciales, sin duda esta nueva norma va a internacionalizar y homogeneizar los requisitos mínimos para que las organizaciones, en el ámbito global, gestionen la seguridad y salud en el trabajo, cumplan con los requisitos legales aplicables y mejoren el desempeño en esta materia. Además de estos sistemas, las empresas han implantado otros para sistematizar aspectos tan diversos como la gestión de la energía, el ecodiseño, la seguridad de la información, la gestión de la I+D+i, el compliance penal, etc.

 Con tanta información y novedades en este ámbito, las organizaciones comienzan a plantearse cómo manejar tantos sistemas. La clave está en la integración. Para comenzar con el proyecto de integración las organizaciones cuentan, desde el año 2012, con una gran aliada: la Estructura de Alto Nivel (HLS). Se trata de directrices publicadas por ISO para facilitar la alineación de los sistemas de gestión. Por ello, ahora (o en un futuro muy próximo) todas las normas de sistemas de gestión van a tener una estructura, términos y textos comunes. Adicionalmente, cada referencial, puede incorporar de manera específica requisitos particulares aplicables al área de actividad. Se trata, por tanto, de un avance definitivo en el camino a la integración.

Pasos que hay que seguir

Para conseguir finalizar con éxito un proyecto de integración de sistemas, las organizaciones deben seguir una serie de pasos que se explican a continuación.

En primer lugar, hay que identificar en la organización todos los sistemas de gestión implantados, las metodologías que se estén utilizando y las responsabilidades asignadas. Si la organización no tiene sistemas implantados, entonces se puede comenzar por el siguiente paso.

El segundo paso es designar a la persona coordinadora o responsable del proyecto de integración. En muchos casos, coincide con la persona que asume la responsabilidad de los sistemas de gestión. En función del tamaño de la empresa y complejidad del proyecto de integración, podría ser conveniente formar un comité o equipo con las personas responsables de los departamentos, los procesos o los sistemas que se vayan a integrar.

 La planificación es la tercera acción que hay que llevar a cabo. Para ello, se establece un cronograma donde se especifican los elementos que se tienen que integrar, plazos, responsables de los procesos afectados y documentos que se van a generar.

Por último, para asegurar el éxito del proyecto, hay que comunicar a todas las personas de la organización que estén implicadas los cambios que se van a realizar, la nueva estructura, documentación y funciones asignadas.

 Utilizando la estructura propuesta por la HLS, es decir, aplicando el ciclo de mejora continua PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) y la gestión por procesos, se indican a continuación los elementos susceptibles de integración y aquellos específicos de los sistemas de gestión.

Elementos integrables

Contexto de la organización

Cuestiones externas e internas. Se puede utilizar la misma sistemática para determinar las cuestiones externas e internas de la organización. Por ejemplo, un informe de análisis del contexto donde se incorporen las diferentes perspectivas.

Partes interesadas. Utilizar un método único para conocer las necesidades y expectativas de las partes interesadas y documentarlas. Por ejemplo, mediante encuestas, reuniones, grupos de consumidores y realizando informes sobre las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Alcance del sistema integrado de gestión. El alcance debe ser el mismo e incluir las actividades y centros de la organización. Se puede documentar en el manual integrado del sistema de gestión.

El sistema integrado de gestión. Hay que establecer los procesos necesarios y sus interacciones. Se puede realizar un mapa donde se integren todos los procesos de la organización tanto de calidad, medio ambiente y la SST.

Liderazgo

Compromiso y liderazgo. La alta dirección asume el compromiso y liderazgo con los sistemas implantados asumiendo la rendición de cuentas del sistema integrado.

 Política integrada. Se debe formular una política de gestión integrada que contenga los compromisos específicos mínimos citados en las normas de referencia.

 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización. La alta dirección define y comunica los roles, responsabilidades y autoridades pertinentes para el funcionamiento del sistema implantado a través de fichas de puestos de trabajo, manuales de funciones, procedimientos e instrucciones técnicas.

Planificación

Acciones para abordar riesgos y oportunidades. Hay que aplicar una misma sistemática para determinar los riesgos y las oportunidades relacionados con el contexto de la organización y definir acciones para abordarlos. Por ejemplo, un análisis DAFO con las conclusiones y la definición de un plan estratégico.

 Objetivos y planificación para lograrlos. Es conveniente establecer un programa de objetivos conjunto para calidad, medio ambiente y SST.

Apoyo

Recursos. La optimización de recursos se consigue a través de la integración en los procesos de negocio, los ambientales y de seguridad y salud. Por ejemplo, en el área de producción, se puede fabricar o prestar el servicio controlando los consumos de recursos y la generación de residuos, emisiones o vertidos así como aplicando las medidas de seguridad establecidas.

 Competencia. Para los puestos de trabajo de la organización, definir requisitos de competencia necesarios para el funcionamiento del sistema integrado de gestión. Se debe aplicar la misma sistemática para determinar las acciones necesarias para adquirir la competencia, proporcionarla y evaluar la eficacia de dichas acciones. Por ejemplo, se puede disponer de fichas de perfiles de puesto de trabajo con requisitos de competencia para calidad, medio ambiente y SST y planes de formación conjuntos.

 Toma de conciencia. Las campañas de concienciación relativas al sistema integrado de gestión pueden ser conjuntas utilizando redes de comunicación internas, convocatorias de premios a través de concursos, etc.

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