Incidencia de los procesos en las empresas

¿Qué es y por qué es importante el control en las empresas?

El "control" es una función administrativa que permite verificar si una actividad o proceso de un sistema está cumpliendo los objetivos que se establecen en la planificación, esto se logra midiendo y cuantificando los resultados. Durante este proceso, se descubren las diferencias entre la ejecución y la planificación, y se tienen en cuenta para prever y corregir errores.

Se trata de una actividad que se desarrolla en todos los ámbitos, áreas y niveles de la empresa, y prácticamente todas las actividades empresariales se encuentran controladas o monitoreadas de alguna forma. Estos controles se basan en la fijación de objetivos, los cuales, al ser cumplidos, ayudan en la consecución de la meta final de la empresa. Esto hace necesaria la planificación y organización para establecer qué debe hacerse y cómo hacerlo. Una vez realizada la planificación, se debe pasar a la ejecución, donde se ponen en práctica los planes diseñados. La ejecución arroja información que detalla el proceso realizado y se registran los hechos relevantes para su evaluación posterior. Es esencial que la información sea clara, práctica y actualizada, ya que de ella depende el resultado final de cualquier control. El control finaliza cuando la información es interpretada y comparada con los objetivos trazados. De esta manera, se pueden tomar decisiones acerca de las medidas a tener en cuenta para mejorar, lo cual ocurre cuando se ponen en práctica dichas medidas.

Las empresas actuales suelen tener una estructura interna similar, independientemente de su especialidad. Sin embargo, dependiendo de su tamaño, pueden dividirse en más o menos departamentos o áreas. En empresas más pequeñas, es común que una sola área ocupe las funciones de dos o más departamentos distintos. Estas divisiones son esenciales para gestionar el trabajo de manera más eficiente y optimizar el desempeño de la empresa.

Cada área de la empresa tiene riesgos específicos que deben ser evaluados y controlados para garantizar la seguridad de la información, de los bienes y de las personas que trabajan en la empresa. Por ejemplo, en el área de tecnología se aplican controles de seguridad informática para evitar ataques cibernéticos y proteger los datos de la empresa, mientras que en el área de producción se aplican controles de seguridad para prevenir accidentes laborales y evitar daños a la propiedad de la empresa. Las áreas más comunes y algunos de los procesos que se realizan allí incluyen:

Área de Finanzas: se encarga de administrar y controlar la contabilidad empresarial (inversiones, el presupuesto, la contabilidad, la nómina, entre otros) Esta es una de las áreas donde más se aplican controles, pues se manejan altas cantidades de información sensible además de sumas monetarias.

• Control presupuestario: Se trata de un informe donde se detallan las previsiones de los presupuestos por departamento, para verificar cualquier desvío en los gastos.
• Control de costos: Se trata de un control de costos incurridos por la empresa, ya sean costos de producción, de ventas, administrativos, financieros, entre otros.

Área de Recursos Humanos: se encarga de reclutar, seleccionar, contratar, entrenar, evaluar y desarrollar al personal de la empresa.

• Control de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos médicos, y las no justificadas.
• Control de salarios. Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre otros.

Área de Producción: se encarga de planear, coordinar y controlar los procesos productivos de la empresa, para que se generen los bienes y servicios que ofrece la organización.

• Control de producción. El objetivo fundamental del control de producción en la empresa es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con las necesidades de la empresa y del departamento de ventas en particular.
• Control de calidad. Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o servicios, en cada sección.
• Control de costos. Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de materia prima o de mano de obra.

Área de Tecnología: se encarga de desarrollar y administrar los sistemas informáticos y tecnológicos de la empresa, para asegurarse de que estén funcionando correctamente y se puedan utilizar de manera segura. En el área de tecnología de una empresa se aplican varios controles de seguridad para proteger la información, los sistemas informáticos y los datos que maneja la organización. Algunos de los controles de seguridad más comunes que se aplican en esta área incluyen:

• Control de acceso: Se utiliza para controlar quién tiene acceso a los sistemas informáticos y a la información confidencial de la empresa. Esto se logra a través de la implementación de contraseñas seguras, la autenticación multifactor y la configuración de permisos de acceso según el nivel de autorización de cada empleado.
• Firewall: El firewall se utiliza para proteger los sistemas informáticos de la empresa de amenazas externas, como ataques de hackers, virus y malware. El firewall ayuda a bloquear el acceso no autorizado a los sistemas y a proteger la información confidencial.
• Copias de seguridad: Las copias de seguridad se utilizan para proteger la información de la empresa ante posibles fallas de hardware o software, o ante ataques cibernéticos. De esta forma, si ocurre algún problema, se pueden recuperar los datos y mantener la continuidad del negocio.
• Actualizaciones de seguridad: Las actualizaciones de seguridad son fundamentales para mantener los sistemas informáticos de la empresa protegidos ante vulnerabilidades conocidas. Se deben aplicar las actualizaciones de seguridad tan pronto como estén disponibles para evitar cualquier posible amenaza.
• Monitoreo y registro de actividad: El monitoreo y registro de actividad se utiliza para detectar posibles intentos de ataques o accesos no autorizados a los sistemas informáticos de la empresa. Se deben revisar periódicamente los registros de actividad

En general, los controles de seguridad se aplican en todas las áreas de la empresa, y se adaptan a las necesidades específicas de cada área para proteger los activos de la empresa y prevenir riesgos.

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