Informe caso QUALA SA

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2: Quala SA

Jhon Alexander Alvarado.

Febrero 2019.

Fundación Unipanamericana.

Facultad de administración de Empresas.

Documentación y manejo de Información.

1. ¿Cuál es la problemática del sistema de gestión documental (SGD) en la empresa del caso de estudio?

La mayor problemática que se evidencia al interior de la empresa del caso en estudio es que no se tiene un plan de entrenamiento enfocado a la búsqueda de la eficiencia, es decir, que permita realizar la labor con una mínima cantidad de información, ya que al tener que manejar demasiada se pueden generar reprocesos, los cuales retrasan la continuidad de este.

De igual manera hay otras oportunidades de mejora, las cuales se deben a la cantidad de información física y magnética de la empresa, que presenta retrasos al momento de generar consultas, realizar auditorías a los procesos operativos.

También se evidencia que hay documentos que son obsoletos, pero a su vez son tediosos al momento de realizar actualización o modificación debido a su gran complejidad.

Estos inconvenientes, se deben a la gran trayectoria que tiene la empresa hoy en día, pero se identifica que hay un Sistema de Gestión Documental, que no pronosticaba el crecimiento tan grande obtenido por la empresa en estudio.

1. ¿Por qué razón se necesita realizar una estructuración del SGD de Quala?

Actualmente la gestión documental es una necesidad que toda empresa presenta en algún momento, ya que esta se encarga de mejorar el sistema de información, dando así la posibilidad de organizar y dar un mejor manejo a toda la documentación, hay distintos tipos de información:

“Deben considerarse en la gestión documental:

• Información interna informal: anotaciones, esquemas resúmenes, organigramas, propuestas, catálogos comerciales, dossiers, fotografías, mapas, planos y croquis, trabajos previos.

• Información bibliográfica: libros, publicaciones (periódicas, oficiales, científicas, y técnicas) boletines informativos, folletos, carteles, audiovisuales, páginas web.

•  Información administrativa, jurídica y contable.

• Información intrínseca al objeto usada para documentar como, por ejemplo: muestras, modelos, maquetas, maniquíes, prototipos, etc.”

Tomado de: Carmen de Pablos Heredero, (2011), Organización y Transformación de Los Sistemas de Información en La Empresa. Esic Editoria, España 2011, Página 171.

1. ¿Qué beneficios recibe una empresa como Quala por implementar un SGD?

Uno de los beneficios más importantes que puede obtener la empresa en estudio es un posible incremento en las ganancias, una organización mucho más centralizada, lo cual puede generar que los documentos tengan disponibilidad, confiabilidad, y seguridad, adicionalmente aportaría en un orden administrativo, ya que involucraría de forma activa a todos los responsables del proceso.

...