Interes Simple

¿Qué es importante tener en mente cuando se escribe una

Carta comercial?

Lo importante es tener claro lo que se pretende conseguir con la carta comercial y a quien nos vamos a dirigir.

Nos tenemos que poner en el lugar de la persona que va a recibir la carta y qué puede pensar cuando la reciba: no es lo mismo mandar una carta a un organismo oficial para solicitar determinada información que mandar una carta a una empresa de decoración para presentarle nuestro catálogo de muebles.

Cuando escribimos la carta tenemos que imaginar a la persona que la va a recibir, en el sentido de hacer un perfil tipo. Lógicamente cada persona es de una manera, pero es fácil imaginarse el perfil tipo de un director de compras de una empresa constructora y ver cómo podemos presentarle nuestra gama de materiales para fachadas.

Hay que indicar que no existen reglas fijas que funcionen siempre, a las cartas se le puede dar un tono distinto según lo que busquemos y a quien nos dirijamos.

A veces es conveniente incluir en nuestra carta alguna expresión o concepto que deje una cierta huella y que permanezca en la mente del destinatario un tiempo superior al que tarda en arrugarla y tirarla a la papelera o guardarla en un cajón.

Hay que tener claro que alguien leerá nuestra carta, al menos las primeras líneas. No creo que nadie mande a la papelera una carta sin abrirla, a no ser que sea muy evidente que es propaganda inútil.

¿Cuáles son las partes de una carta comercial?

Las partes de una carta comercial son las siguientes:

1.- Membrete

Es una forma útil de introducir lo datos más importantes de la empresa que envía la carta, ya que debe aportar la siguiente información básica:

- Logotipo o anagrama de la empresa (optativo), que puede estar impreso a varias tintas.

- Nombre completo de la empresa o la persona

- Breve identificación (por ejemplo: maquinaria de construcción, pediatra, asesoría jurídica, psicológica, etc.)

- Dirección (Calle, número, piso, ciudad, código postal, provincia, domicilio, país.)

- Apartado Postal

- Número de teléfono (Telex, telefax, telegramas).

- También puede informar sobre: La instancia o el departamento que envía la carta, otras filiales, sucursales u oficinas; miembros de la presidencia, la gerencia o la administración; así como lemas de la empresa, las referencias del destinatario y del remitente.

Actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga el membrete impreso y este suele estar bien en la parte izquierda del mismo u ocupando todo el ancho superior de la hoja.

Es norma común que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan sólo en el papel de la carta, sino también en los sobres. En estos casos aparecerá impreso al pie en la parte anterior del sobre y no en la solapa.

2.- Referencias

Se caracterizan por un número correlativo e iniciales de la dependencia o unidad que elabora la nota. Estas suelen describirse después del membrete y figuran en el margen superior izquierdo del papel (esto último depende del estilo de mecanografiado).

3.- Fecha

Se escribe en el ángulo superior derecho del papel, dejando de 2 a 3 líneas después del membrete, a 1 espacio por debajo de las referencias; debe incluir el día, mes y año.

Se acostumbra a no escribir la localidad (lugar) del remitente cuando ésta aparece en el membrete. Si no, debe citarse anteponiéndose al día y después de una coma.

Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplear número para citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minúscula y precedido de la preposición "de" (que no siempre suele incluirse).

4.- Asunto

Es el resumen del objeto de la carta y aparecerá normalmente en el margen superior izquierdo del papel, después del nombre de la dependencia o unidad que elabora la nota.

Tanto las referencias y el asunto, aunque no siempre se incluyen, son dos factores importantes en la correspondencia comercial, ya que facilitan operaciones posteriores de clasificación y archivo de la misma.

5.- El destinatario

Es importante que se cite el destinatario de igual manera en el sobre que en el interior de las cartas, ya sea un particular, una empresa o instituciones gubernamentales, el tratamiento que se escriba debe ser el mismo.

Ejemplos:

Ingeniero Señora

Luis Fernando Ponce María José Hernández Fuentes

Gerente General de IBM 1ª. C. Pte., Av. Bernal, No. 1577,

Presente. Col. Vista Hermosa, Zona 1,

Guatemala, Guatemala, C.A.

6.- El saludo

Este va aunado con algunas frases de entrada. En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentes primordiales, ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario. A tal efecto se han estandarizado una serie de expresiones y fórmulas típicas de saludo que son las más empleadas:

- Estimad@ señor@ (Licenciad@, ingeniero, arquitecto):

- Estimados señores:

- Distinguido señor:

Aunado a esto, puede utilizar frases como las siguientes:

- Me es grato enviarle un atento y cordial saludo...

- Es un placer el poder saludarle y desearle el mejor de los éxitos en el desarrollo de tan delicadas funciones.

- Me es grato referirme a usted y desearle éxitos

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