Introducción a la administración: Conceptos, proceso y principios

1. A D M I N I S T R A C I ó N

1.1. Antecedentes

Una EMPRESA es una unidad económica de producción, distribución y comercialización de bienes ó servicios.

La ADMINISTRACIÓN es el proceso integral para planear, organizar e integrar una actividad ó relación de trabajo la cual se fundamenta en la utilización eficiente de recursos para alcanzar un fin determinado.

El proceso administrativo es:

1.- Planeación

2.- Organización

3.- Integración

4.- Dirección

5.- Control

La PLANEACIÓN significa cómo se encuentra la empresa, dónde quiero estar, cómo y cuándo llegaré ahí.

La ORGANIZACIÓN se refiere al orden en que se realiza cada actividad, la asignación de funciones y responsabilidades, coordinando esfuerzos y tener mejores resultados.

La INTEGRACIÓN es designar al recurso humano (ahora con la tendencia de nombrarlo como colaboradores), capacitándolo e incentivándolo a realizar las acciones con enfoque a resultados con eficiencia.

La DIRECCIÓN se basa en tres elementos básicos: el primero es el liderazgo que consiste en tener la habilidad y la capacidad para convencer a sus colaboradores de alcanzar los objetivos planeados, el segundo es la motivación que consiste en las ganas de una persona para entrar en acción y la satisfacción al hacer las cosas y el tercer elemento es la comunicación que se da practicándola, dar instrucciones precisas y claras y mantener una estrecha relación.

El CONTROL es la supervisión y documentar las actividades realizadas y es la referencia para retroalimentación del proceso administrativo.

1.2. Función directiva

Es necesario que en la empresa esté claro quién realiza las actividades de dirección, qué funciones tiene, cómo delega responsabilidades a los colaboradores, reconocer el tipo de dirección (autocrático, participativo ó paternalista), si existen canales de comunicación, nivel de involucramiento en la toma de decisiones de tipo operativo y estratégico de manera sustentada, y cómo se apoya en otros miembros de la organización.

Existen algunos PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN que se deben tener en cuenta para realizar el trabajo:

DIVISIÓN DEL TRABAJO

“Lo primero es dividir el trabajo según el tipo de actividad y la persona que lo va a realizar”

AUTORIDAD

“La autoridad es el derecho ganado de mandar en la empresa, para saber cómo dar órdenes que se cumplan”

UNIDAD DE MANDO

“Las órdenes deben ser dictadas por una sola persona y evitar duplicidad de mando”

UNIDAD DE DIRECCIÓN

“La organización debe tener en claro el rumbo hacia el cual se dirige”

DISCIPLINA

“Se refiere a que deberá cuidar y motivar a que las reglas y normas establecidas en la empresa se cumplan”

ORDEN

“Elegir a las personas adecuadas para cada tarea y seguir la regla de oro de <<un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar>>”

RENUNCIA DEL INTERÉS INDIVIDUAL POR EL GENERAL

“Elegir como máxima que el beneficio colectivo debe ser superior al beneficio personal”

EQUIDAD

“Se refiere a la igualdad y justicia para todas las personas de la empresa”

INICIATIVA

“Las personas deben tener libertad para llevar a cabo sus planes ó proyectos y sugerencias”

ESPÍRITU DE EQUIPO

“Las personas deberán trabajar en equipo para no entorpecer los procesos productivos”

¿CUÁLES SON LAS HABILIDADES DIRECTIVAS?

• Habilidades de comunicación efectiva

• Habilidades de liderazgo

• Habilidades de negociación

• Habilidades de trabajo en equipo

1.3. Planeación estratégica

La MISIÓN es un enunciado breve y sencillo que describe la razón de ser ó el fin último de una organización dentro de su entorno y en la sociedad en general. Da sentido y guía a las actividades de la organización.

Características de la MISIÓN:

- Que diga a qué se dedica el negocio

- Que permanezca en el tiempo

- Que sea fácil de comprender

- Que indique el beneficio social

La VISIÓN es la expresión de lo que la empresa espera lograr en un lapso de tiempo determinado, el tiempo oscila entre 3 y 5 años.

Características de la VISIÓN:

- Hecha por los líderes

- Compartida por los colaboradores

- Guiada por valores

- Positiva

- Es una guía de las acciones

Los VALORES se componen por un código de ética, son las pautas de conducta que guían a la empresa en la toma de decisiones.

1.4. Metas y objetivos

Los OBJETIVOS son los puntos intermedios entre la Misión y la Visión, aquí es donde se convierten en metas y compromisos específicos, medibles, claros y ubicados en el tiempo. Es la conversión en realidades concretas. Pueden ser de corto plazo (menos de un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) ó largo plazo (más de 3 años).

Características de los OBJETIVOS:

• CUANTIFICABLES. Que se puedan contar, por ejemplo en dinero, unidades, porcentajes, etc.

• MEDIBLES. Que exista una fecha para cumplirlos ó un periodo de tiempo para realizarlos.

• REALIZABLES. Que sean susceptibles de llevarse a la práctica.

• ALCANZABLES. Que estén al alcance de nosotros poder concretarlos.

Para poder cristalizar los OBJETIVOS es necesario tener los elementos siguientes:

Asignar recursos (¿Qué?)

Asignar actividades (¿Cómo?)

Asignar responsables (¿Quién?)

Asignar tiempo (¿Cuándo?)

1.5. Relaciones inter-empresas

Determine otros negocios ó actividades que usted como empresario desarrolla donde sea propietario ó copropietario, si estas empresas están relacionadas con la operación del negocio principal.

Definir si el empresario está dedicado a actividades políticas ó sociales que lo distraen de su función en la empresa y las repercusiones que tienen en el cumplimiento de objetivos de la empresa.

Es importante destacar qué tipo de relación tiene el empresario con esos otros negocios.

1.6. La familia en la empresa

Una empresa familiar es aquella que está bajo el control de una sola familia, donde dos ó más miembros de la familia tienen una influencia significativa sobre el cauce que toma la empresa mediante papeles de:

• Gestión / gobierno corporativo

• Derechos de propiedad

• Relaciones familiares

Deben de considerarse las metas comunes y de competencia que tienen los miembros de la familia en la empresa, si existe traslape de papeles que hacen ineficiente la toma de decisiones y confusión de papeles, así como evaluar si hay una fuerte influencia debido a las relaciones de los propietarios con las dinámicas familiares, vigilar si se da una tensión entre metas de lo equitativo y la productividad.

1.7. Expansión ó contracción

La EXPANSIÓN es el crecimiento que tienen las empresas al obtener mayores ó mejores contratos, al requerir contar con un mayor número de personas, al tener que subcontratar para cumplir compromisos ó por la diversificación que haya tenido la actividad.

La CONTRACCIÓN es el decrecimiento generado por una recesión económica, por una disminución en los pedidos, ó por una estrategia de concentración en un segmento de mercado más especializado, también puede ser provocada por no tener los recursos materiales, humanos, financieros ó tecnológicos que no hagan que la organización decida replegarse hasta contar con ellos en la medida que no ponga en riesgo su operación ni su patrimonio.

1.8. La sucesión

La SUCESIÓN es la actividad mediante el cual el ó los socios fundadores asumen un rol de consejeros para dejar las actividades operativas y de dirección a los miembros de la organización, sean familiares ó no, que vayan a continuar con la empresa.

Aunque este es uno de los temas más evitados por los empresarios porque se crea el sentimiento de que ya ha concluido su participación activa en la empresa y rehúsan asumir esta realidad inevitable.

Se debe de tener en cuenta que la sucesión debe ser una actividad planeada y no un evento único y definitivo, aquella persona que se retira no lo debe de hacer de manera total, sino permanecer como guías de los sucesores para compartir su experiencia y conocimiento, fortalecido con las energías y talento renovado de los nuevos directivos empresariales.

1.9. Liderazgo y supervisión

El LIDERAZGO es la serie de cualidades de personalidad y capacidad que favorecen la guía y el control de otros individuos, a través del proceso de comunicación para el logro de una ó varias metas. Hoy en la actualidad no existen liderazgos absolutos, porque se genera la dinámica de co-liderazgos, esto es porque cada vez son más complejas las organizaciones y se desenvuelven en entornos impredecibles y sujetos a variables no conocidas del todo.

La SUPERVISIÓN consiste en vigilar y guiar a los colaboradores de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.

En este apartado es importante destacar las diferencias entre un JEFE y un LÍDER:

J E F E L Í D E R

Existe por la autoridad Existe por la buena voluntad

Considera la autoridad como un privilegio de mando La autoridad es un privilegio de servicio

Inspira miedo Inspira confianza

Sabe cómo se hacen las

...