Introducción a la planificación y su importancia en el desarrollo organizacional

INTRODUCCIÓN

La planificación, como disciplina y como técnica, es una herramienta relativamente nueva en la historia de la humanidad. Surge con la Revolución Bolchevique en la ex Unión Soviética a través de los Planes de Desarrollo Quinquenales con los que el gobierno bolchevique pretendía definir los planes, programas y proyectos específicos para cumplir sus objetivos económicos de coro, mediano y largo plazo.

Saltó a la fama, precisamente durante la crisis económica de 1929 en donde, a diferencia del resto del mundo, mayoritariamente capitalista, que se encontraba hundido completamente en la crisis, con crecimientos económicos negativos y un desempleo cercano al 30 %; la Unión Soviética mostraba no sólo un crecimiento económico sostenido y cercano al 9% sino que además gozaba de lo que se conoce como pleno empleo y además, dictaba cátedra en el cómo elaborar políticas económicas y sociales en beneficio de todos.

A partir de este episodio es que el Hoy en día, la planificación es considerada de manera transversal, por todos los especialistas en el tema organizacional como un elemento fundamental para el desarrollo de cualquier tipo de organización, sea esta de carácter económico (empresas), social, político o cultural.

A pesar de esto, no son pocas las organizaciones cuya inercia les ha impedido asumir la planificación como parte esencial de su desarrollo, lo que se ha convertido en una de las causas fundamentales de su retraso y estancamiento.

Sea este espacio de enseñanza aprendizaje un aporte y una oportunidad para todos y todas los que están verdaderamente interesados en desarrollar sus organizaciones haciéndolas más eficientes n el uso de sus recursos y más eficaces en el logro de sus objetivos.

QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN.

Existen diversas formas de explicar lo qué es la planificación. Sin embargo varias de estas definiciones, se refieran a distintos ámbitos para los que resulta útil el ejercicio intelectual de planificar. Algunas de estas formas de entender la planificación son las que enumeramos a continuación.

1. La planificación es un instrumento de trabajo que busca anticipar acontecimientos sociales, económicos o de cualquier tipo para intentar encauzarlos en una dirección determinada. esto implica que la planificación resulta ser un aporte fundamental para hacer que las cosas que han de pasar, resulten lo más parecido a nuestros intereses, o en su defecto, cuando esto no sucede, nos permite mitigar los efectos de aquellas cosas que no sucederán como esperamos.

2. También se entiende la planificación como una forma de intervenir la realidad a partir de información sistematizada, procedimientos de coordinación institucional y activación de canales de participación, cuyo propósito central es lograr objetivos que interesan a toda la organización, a la sociedad o a una parte específica de ella. Esto implica que se planifica para actuar en determinado ámbito.

¿QUE ES ESTRATEGIA?

3. Hoy la planificación se complementa con la necesidad de una estrategia que ayude a lograr los objetivos de la planificación por lo que puede entenderse que la estrategia es el patrón o plan que integra las principales metas y políticas de una organización y, a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar.

4. En este sentido, la estrategia es una secuencia general y flexible de ideas y acciones a implementar para conseguir un conjunto dado de objetivos.

5. General porque no define én detalle las líneas de acción sino que más bien orienta la toma de decisiones de los agentes comprometidos con los objetivos de la planificación.

6. Flexible porque debe tener el espacio suficiente para redefinir los pasos siguientes en cada ocasión en que una nueva situación cambia alguna de las condiciones que ayudaron a definir las líneas de acción.

QUÉ ES LA PLANIFICACION ESTRATÉGICA.

7. Es una forma de conducción del cambio, basada en un análisis participativo de la situación, de sus posibles evoluciones y en la definición de una estrategia de inversión de los escasos recursos disponibles en los puntos críticos. El diagnóstico toma en consideración los entornos, el territorio y la administración. Se consideran principalmente las dinámicas y las actuaciones en marcha, las demandas sociales, los puntos críticos, los obstáculos y las potencialidades. Sobre la base del diagnóstico se determina la situación previsible, los escenarios posibles y la situación deseable (Imagen Objetivo). A partir de esta, se definen las acciones a emprender para llegar a ella.(Borja,1996).

8. Esta definición da cuenta de varios detalles tremendamente importantes. Lo primero es que no se realiza el ejercicio de planificar estratégicamente para dejar las cosas como están. Se planifica para generar cambios o, mejor dicho, para intentar darle la dirección deseada a los cambios que acontecen a diario.

Tipos de estrategia

Existen 2 tipos básicos de estrategias, basadas en su origen:

Intentadas: Ocurre cuando las estrategias son establecidas de una manera deliberada, es decir, previamente planeada, documentada, llevada a cabo a través de un proceso hacia abajo, partiendo de la dirección.

Emergente: Son las estrategias no planeadas, no documentadas, que surgen de un proceso emergente o casual al interior de la organización. Por ejemplo, todos conocemos casos de pequeños empresarios exitosos, como el caso de calzado Canadá, inicio como un taller hasta llegar a ser la fábrica más grande de Latinoamérica, se debió fundamentalmente a la estrategia de fabricar y vender a través de sus propias tiendas, en donde se tenía el margen de utilidad del fabricante, el del distribuidor y el del detallista. Don Salvador López, nunca tuvo formalmente ninguna estrategia, es mas, probablemente ni siquiera haya sabido lo que significaba.

Una estrategia, para que sea eficaz32 luchará por crear una organización fuerte y flexible, que sea capaz de responder con inteligencia independientemente de lo que pudiera ocurrir. Además, debe

1. Tener establecidos objetivos claros y definidos.

2. Mantener y reforzar iniciativa de la organización.

3. Concentrarse en un punto Focal fino y contundente.

4. Conservar y acrecentar la flexibilidad.

5. Contar con un liderazgo coordinado y comprometido.

6. Sorprender.

7. Ofrecer seguridad: protege los recursos.

8. Contar con un buen sistema de información e inteligencia.

9. Concentrar (o enfocar) las fuerzas de la empresa en aquello en lo que destaca con excelencia.

En este momento es importante distinguir entre estrategia y táctica, las estrategias se pueden considerar los QUE’S, mientras las tácticas los COMO’S. Las primeras son acciones planeadas con efecto a mediano y a largo plazo, en tanto que las segundas son acciones a corto plazo realizadas en función de las estrategias. Para cada estrategia, se determinan una o más tácticas, de forma que mientras el conjunto de estrategias, sistematizadas y ordenadas, forman el plan estratégico, el conjunto de tácticas integran el plan táctico u operativo.

Análisis ambiental

El Medio Ambiente tiene que tomarse en cuenta como un factor más en el desarrollo de un proyecto. En el caso de diseño de productos, un producto que no considere el factor medioambiental no se puede considerar un producto de calidad.

El análisis ambiental ayuda a conocer las consecuencias ambientales del proyecto en sus primeras etapas, para así poder tomar medidas que eliminen, minimicen o compensen los impactos adversos.

Auditoria Externa

Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.

Determinación de las variables claves

La primera etapa consistió en enumerar el conjunto de variables que caracterizan el Sistema de Fuerza de trabajo calificada estudiado y su entorno (tanto las variables internas como las externas) en el curso de esta fase se caracterizó por ser lo más exhaustivo posible y no excluir a priori ninguna pista de investigación, utilizando para esto entrevistas y encuestas aplicadas a representantes de actores del sistema estudiado.

Finalmente, se obtiene una lista homogénea de variables internas y externas al sistema considerado (ver anexo 3.2). La experiencia demuestra que esta lista no debe exceder el número de 70-80 variables, habiendo tomado suficiente tiempo para circunscribir el sistema estudiado.

En nuestro caso el número de variables estudiadas se redujo a 24 tras una reflexión tan sistemática y exhaustiva. El procedimiento de interrogación llevado a cabo hace posible no sólo evitar errores, sino también ordenar y clasificar ideas, ello permite redefinir las variables y en consecuencia afinar el análisis del sistema.

Desde hace tiempo tengo la certeza carnal de que la información “ambiental” que necesitamos explotar diariamente en nuestro desempeño profesional

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