LA CALIDAD A PARTIR DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

LA CALIDAD A PARTIR DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

ELABORADO POR:
MARÍA CAMILA ARIAS CERÓN
MARÍA FERNANDA TASCÓN SIERRA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA ANTONIO JOSÉ CAMACHO
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
JUNIO 19 DE 2016
CALI-VALLE

LA CALIDAD A PARTIR DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

 
ELABORADO POR:
MARÍA CAMILA ARIAS CERÓN
MARÍA FERNANDA TASCÓN SIERRA

ESTADO DEL ARTE

PRESENTADO A
PROF. GEOVANNY RODRÍGUEZ
PROF. JHON ALEX CHARRY

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA ANTONIO JOSÉ CAMACHO
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
JUNIO 19 DE 2016
CALI-VALLE

INTRODUCCION:

El propósito de este documento es dar una alternativa al lector de cómo llegar a la calidad por medio de un proceso de documentación. (MALDONADO, 2013) “actualmente, la calidad está relacionada con las percepciones de cada individuo para comparar una  cosa  con  cualquier  otra  de  su  misma  especie,  y  diversos  factores  como  la cultura,  el  producto  o  servicio,  las  necesidades  y  las  expectativas  influyen directamente en esta definición.” (significados.com) “La calidad se refiere a la capacidad que posee un objeto para satisfacer necesidades implícitas o explícitas, un cumplimiento de requisitos de calidad.” Y así es reconocida como factor imprescindible para la continuidad de las empresas en los mercados cada vez más competitivos. Toda empresa o persona espera una calidad, existiendo múltiples definiciones, pero nos podemos basar en la internacionalmente aceptada definición de (NORMA ISO 9001:2008, 2012), como: "conjunto de características de un producto o servicio orientadas a su capacidad para satisfacer las necesidades del usuario, esta es una de las herramientas principales para la orientación”. (P2). El principal objetivo es demostrar cómo obtener este producto por medio del proceso que devenga la correcta utilización de la gestión documental en las empresas, que hoy en día es un factor importante en todas las organizaciones ya que es un (PRECIADO, ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, 2014) modelo donde se realizan unas técnicas de planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación tal de reducir la incertidumbre del resultado. Es decir, como podemos plasmar los procesos en documentos legales que son los que obtendrán los colaboradores con el fin de trasmitir el paso a paso de cómo se deben desempeñar y realizar cada una de sus funciones y con esto llegar a la calidad mejorando los procesos y obteniendo una mejora continua. Para todo esto toda empresa debe tener conocimiento de la (INCOTEC, 2009) “Guía Técnica Colombiana, GTC 185”. Donde explican los diferentes tipos de documentos generados en las empresas, con el propósito de ser una base o guía para realizar futuros escritos que pueden llegar a ser parte fundamental de una organización para el cumplimiento de sus objetivos y proyectar una adecuada imagen corporativa. Cabe resaltar que otro fundamento importante para seguir con tal cumplimiento es el del Archivo General de la Nación Colombiana

Siendo este  un manual donde formula los aspectos metodológicos básicos que sirven de soporte para la adopción e implementación de un programa de gestión documental y los procesos inherentes a todas las actividades desarrolladas por una entidad en cumplimiento de sus funciones, las cuales quedan materializadas en documentos que deberán estar disponibles para fortalecer la política de eficiencia administrativa. (PRECIADO, ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, 2014)

(TBS) “Se puede evidenciar que al implementar un sistema de gestión documental en una empresa se vuelve un valor competitivo hacia las que no cuentan con él, permitiendo un fácil almacenamiento y búsquedas agiles por tener los documentos controlados y centralizados”. Con esto se puede tener los procesos claros para cada empleado y/o área incrementando la calidad en los procesos y servicios.

LA CALIDAD A PARTIR DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Para comenzar se realiza un concepto clave de lo que es la calidad para ello se trae a colisión un concepto del máximo experto en gestión de calidad (Deming, Calidad, productividad y competitividad a la salida de la crisis, 1989) “Calidad es traducir las necesidades futuras de los usuarios en características medibles, solo así un producto puede ser diseñado y fabricado para dar satisfacción a un precio que el cliente pagará; la calidad puede estar definida solamente en términos del agente”. Lo que concuerda aún más con la definición del teórico de la administración de empresas japonés, experto en el control de calidad (Ishikawa, 1986) “De manera somera calidad significa calidad del producto. Más específico, calidad es calidad del trabajo, calidad del servicio, calidad de la información, calidad de proceso, calidad de la gente, calidad del sistema, calidad de la compañía, calidad de objetivos, etc.”  Claramente en los conceptos de calidad se evidencia un proceso continuo donde cada actividad hace parte de un sistema para llegar a un objetivo, sea cual sea la organización, es ahí donde se debe plasmar el procedimiento mediante documentos válidos con un determinado peso legal diseñado por expertos en cada minuciosidad que se vaya a realizar, para ello existe la gestión documental.

La gestión documental se define en el archivo general de la nación como (nación, 2014) “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación” Teniendo en cuenta la importancia y el peso que tiene la documentación, se crea un sistema enfocado a este factor.

Aunque la gestión documental vino a tomar fuerza en Colombia alrededor del año 2002 la historia se remonta al  “año 1868 en el que surge el Archivo Nacional como una dependencia de la Secretaría de Interior y Relaciones Exteriores; hacia 1913 el gobierno colombiano preocupado por la preservación de los documentos, promueve la Ley 4ª llamada de ordenamiento del inventario de archivos, su arreglo y el acceso al público; la Ley 43 del mismo año promueve que se conserven ciertos documentos oficiales.” (Archivo general). Todo inicio cuando “España dictó para América una legislación sobre archivos, que regulaba la información de los cabildos municipales. Del mismo modo se legisló sobre los archivos de las caja reales, tribunales de cuentas consulados, y virreinatos .La iglesia organizó, a la vez, sus propios archivos, en los obispados, cabildos catedralicos y parroquias” (Santana, 2014). Y así el gobierno empezó a visualizar la importante que era contar con su documentación de manera ordenada y teniendo en cuenta que les facilitaba múltiples funciones además de la importancia de mantener y preservar la identidad cultural y todo por medio del manejo del archivo. Y así se empieza a innovar más en las leyes para este sistema por lo menos “en el año 1989 se crea el Archivo General de la Nación mediante la Ley 80 y en el año 2000 se promulga la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, cuyo fin ha sido establecer los parámetros y principios fundamentales que regulan la función archivística en Colombia, aplicándose a las entidades públicas en todos los niveles y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas. (Archivo general). Siendo esta una de las que más importancia tiene porque es donde se exige a las empresas manejar el sistema de archivo con los parámetros reglamentarios y manejar un correcto manejo de su gestión documental, y así llegando a la más reciente La Ley 1448 de 2011 en su artículo 160 señala al AGN como miembro del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral Victimas (SNARIV) y en el artículo 144 indica que dentro de las responsabilidades de este Ente Estatal se encuentra la de custodiar los Archivos judiciales en el evento de que la Rama Judicial “lo considere pertinente y oportuno a fin de fortalecer la memoria histórica en los términos de la presente ley”. (Archivo general). Donde se prevé indispensable la gestión documental para cualquier organización.

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