MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR LA CALIDAD Y EFICIENCIA DEL ESTABLECIMIENTO SUPERMODELO

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE RODEO

TESINA PARA ACCEDER AL TITULO DE INGENIERIA EN DESARROLLO DE PROYECTOS SUSTENTABLES

ALUMNO: JESUS ANTONIO RENTERIA GANDARA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR LA CALIDAD Y EFICIENCIA DEL ESTABLECIMIENTO SUPERMODELO

RODEO DURANGO JUNIO 2020

MARCO TEORICO

Actualmente las organizaciones se rigen por procesos y debido al requerimiento de manejar cada proceso de la mejor manera para contribuir a un manejo eficiente es que el control interno es tan importante aplicado a manuales de procedimientos, los que también fungen como guías operativas para asignar responsabilidades o actividades al interior de un negocio    

"El Control Interno ha existido siempre. Desde que se crearon las primeras organizaciones existe la necesidad de implantar controles sobre las personas que en ellas participan y sobre sus operaciones". (BARQUERO, 2013)

Un manual de procedimientos es una guía con el propósito de establecer la secuencia de pasos para que una empresa, organización o área consiga realizar sus funciones.

Así como definir el orden, tiempo establecido, reglas o políticas y responsables de las actividades que serán desempeñadas.

Bien definido, un manual de procedimientos es una herramienta muy útil, con la que se introducirá rápidamente a las personas a entender y realizar sus actividades.

Ahora empecemos definiendo algunos conceptos importantes.

Procedimiento

Un procedimiento es una serie de pasos bien definidos para conseguir un objetivo específico.

O un conjunto de acciones que es la forma oficial o aceptada de realizar algo, de acuerdo al diccionario de Cambridge.

Existen diferentes ámbitos en los que se conciben los procedimientos, ejemplos son:

– Administrativos
– Judiciales
– Médicos
– Informáticos
– De actuación
– Entre otros

En nuestro caso nos enfocaremos a procedimientos administrativos, que están relacionados con la gestión de empresas.

Sin embargo, los conceptos de cómo hacer un manual de procedimientos aplican para cualquier categoría.

Por otro lado, existe otro concepto muy importante que muchas veces es confundido o visto sin diferencia al de procedimiento.

Proceso

Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que, al interactuar juntas, convierten los elementos de entrada en resultados.

La diferencia radica en que un proceso puede seguir uno o más procedimientos. (https://softgrade.mx/, s.f.)

Mapeo de procesos

Actualmente las empresas buscan ser más eficientes. Para ello es necesario que las empresas tengan definidas las estrategias, así como los metas que pretenden alcanzar a fin de que todos los miembros de la organización puedan conocer el papel que ocupan dentro de la estructura organizacional.

Por ello el mapeo de procesos es tan importante debido a que es la representación gráfica de los procesos que intervienen en una organización.

Estos mapas son muy importantes ya que en las organizaciones convergen una gran cantidad de personas con diferente preparación académica, experiencias, etc. Sin embargo, los mapas de procesos deben ser tan claros que todos en la organización puedan comprenderlos. Si las organizaciones desean cumplir sus objetivos es necesario que en la medida de lo posible se puedan utilizar herramientas como el mapeo de procesos. (ZAMORA, 2016) 

Un mapeo de procesos es un conjunto de gráficos, útil para dar claridad a la operación de una organización el cual sirve para mejorar la comunicación en los diferentes niveles organizacionales y establecer las diferentes responsabilidades que permitan ejecutar las diferentes actividades y de acuerdo con los objetivos estratégicos que la organización se ha propuesto. (Martínez, 2013)

El objetivo de llevar a cabo un mapeo de procesos, es mostrar gráficamente y a través de la utilización de diferentes símbolos, cuales son las actividades que se deben llevar a cabo en cada uno de los procesos de la organización, una de sus principales características es que deben ser comprensibles por todos los miembros de la organización, así mismo es necesario que sea útil, no simplemente un elemento de hermosa vista, sino que ofrezca la posibilidad de realizar modificaciones en el momento que sea necesario.

CLASIFICACION DE LOS PROCESOS

Los procesos se pueden clasificar en:

Procesos Operativos: son los que transforman los insumos para obtener un producto o servicio. Todo esto de acuerdo con ciertas especificaciones que el cliente o las personas que los adquieren solicitan al productor.

Procesos de Apoyo: proporcionan personas y recursos físicos y materiales para que el proceso operativo se puede llevar a cabo.

Procesos de Gestión: aseguran el funcionamiento de los diferentes procesos, ya que

proporcionan la información necesaria para la toma de decisiones.

Procesos de Dirección: son aquellos que se encargan de la formulación, comunicación, seguimiento y revisión de las estrategias establecidas por la empresa determinando si los diferentes procesos que se están llevando a cabo en la organización están cumpliendo su cometido para el logro de los objetivos. (Velascoa, 2010)

OBJETIVOS DEL MAPEO DE PROCESOS

El principal objetivo del mapeo de procesos es “Mejorar los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) para lograr resultados espectaculares en las medidas de desempeño críticas, tales como:

• Mejorar los ingresos
• Reducir costos y gastos
• Optimizar el uso del capital del trabajo
• Administrar los riesgos
• Incrementar el nivel del servicio al cliente
• Aumentar el nivel de satisfacción de los colaboradores de la organización.
• Destacar la calidad total de la empresa. (León, 2014)

Mejora continua. Es el objetivo permanente de la organización, no se trata de un

proceso sino de una filosofía de vida.

En la gestión de calidad se establecen 4 aspectos conocidos como la “regla de oro”

1. Escribe lo que haces(proceso)

2. Haz lo que escribiste(operación)

3. Demuéstralo(auditoria)

4. Mejóralo (mejora continua).

PROBLEMATICAS EN RELACION AL MAPEO DE PROCESOS

Aunque el mapeo de procesos es muy útil para las organizaciones también existen algunos inconvenientes en cuanto a la manejo del mismo.

• Cada elemento de la organización analiza desde su propia perspectiva el mapa de procesos poniendo énfasis en su propia experiencia, pero los criterios de entendimiento no están homologados.
• En los mapas no se refleja la realidad de la operación
• Los colores, las figuras los códigos no se encuentran estandarizados (Martínez, 2013)

BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACION DE UN CORRECTO MAPEO DE PROCESOS

1.- Alinear a la organización hacia sus objetivos estratégicos.

• Permitir la transparencia de las operaciones a través de un modelo de operación.
• Facilitar la toma de decisiones a través de la generación de información confiable.
• Medir el desempeño de los procesos y los responsables de cada uno de ellos

2.- Estructura Organizacional Efectiva.

• Funciones y procesos definidos en una cadena de valor con los clientes
• Mayor rentabilidad a través de un flujo orientado a la satisfacción del cliente y la costó-efectividad.

3.- Roles y Responsabilidades claras

• Cada quien sabe lo que le toca hacer
• Mejoramiento de los flujos de información
• Mejor control de los procesos

4.- Comunicación de objetivos y alcance por procesos.

• Comunicación clara de objetivos
• Establecimiento de reglas y políticas de operación
• Establece claridad de operación en los diferentes niveles de gestión.

5.- Flujo efectivo de la operación

• Se establecen indicadores de desempeño en cada uno de los procesos
• Se identifican oportunidades de mejora y correcciones necesarias

ETAPAS DEL MAPEO DE PROCESOS

1. CONSTRUIR UN EQUIPO MULTIFUNCIONAL. Se debe involucrar a todos los

diferentes tipos de personas que trabajan en los diferentes procesos de la

organización. Lo anterior es importante si se quiere tomar en cuenta los diferentes

puntos de vista de los participantes en el proceso, así como hacer más fácil la

aceptación de las personas para la implementación de las soluciones

2. DETERMINAR EL PROCESO A MAPEAR. Se debe enfatizar el mapeo de aquellos

procesos que causan mayor conflicto a la organización. Así mismo si se mapea un

proceso es necesario que se mapeen también aquellos procesos con productos o

servicios relacionados o con un flujo de actividades similares

3. CREAR UN MAPA DEL ESTADO ACTUAL. Este mapa muestra el flujo de

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